辦公自動化原理及應用筆記第五章

第五章公文管理信息系統(tǒng)
　　
　?。ㄒ唬┕墓芾碜詣踊攀觯牡纳?、辦理、存儲、檢索、傳遞、歸檔等項工作環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化管理，即以現(xiàn)代化工具和方式代替手工操作。
　　
　　1、識記：（1）公文－公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡稱，是指機關(guān)、部門、團體在處理公務(wù)活動的過程中，按特定體式形成與使用的、具有法定效用的文件，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件和其他文字材料
　　
　?。?）公文工作-各級、各類國家機構(gòu)或社會組織的工作人員所從事的，自公文形成直至辦理完畢的全部活動過程。包括公文的撰制、傳遞、處理等，直至最后向檔案部門移交。
　　
　?。?）公文手工管理流程－發(fā)文管理、收文辦理、辦畢公文處理
　　
　　發(fā)文辦理－發(fā)文單位對公文的撰寫、處置和管理的工作過程。
　　
　　包括：立意、撰寫、會簽、審核、修改、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、校對、蓋印、分裝、發(fā)送、催辦、查辦
　　
　　收文辦理－公文接收后，在受文單位內(nèi)部就文件運轉(zhuǎn)辦理所構(gòu)成的一系列工作環(huán)節(jié)。
　　
　　包括：簽收、登記、分發(fā)、摘編、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、查辦
　　
　　辦比公文處理－對辦畢的公文處理的過程。包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔
　　
　?。?）公文管理自動化發(fā)展－人工管理、啟蒙與準備、公文管理現(xiàn)代化初級階段、公文管理現(xiàn)代化成熟階段
　　
　　2、領(lǐng)會：（1）手工管理公文存在的問題－
①掌握信息不完全、不及時
②控制辦文手段的不足
③公文統(tǒng)計難度大
④不必要的重復勞動
⑤辦文效率低
　　
　?。?）公文管理自動化的背景與動力
　　
　　科技因素（計算機、網(wǎng)絡(luò)、文字處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、管理科學、軟件科學）、人員因素、價格因素
　　
　?。?）公文管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)方式（單機方式和網(wǎng)絡(luò)方式）
　　
　　單機方式－公文的傳遞、辦理、直至歸檔仍采用傳統(tǒng)人工方式，只是對公文的形成特征和內(nèi)容特征采用計算機進行管理
　　
　　網(wǎng)絡(luò)方式－公文直接在計算機上生成，收、發(fā)文通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，在計算機服務(wù)器與各計算機終端上對文件的整個辦理過程進行科學的管理。
　　
　　（二）公文管理數(shù)據(jù)庫設(shè)計
　　
　　1、識記：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇－任務(wù)：根據(jù)系統(tǒng)功能的需要，決定數(shù)據(jù)庫的組織形式和存儲方式
　　
　　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應具有性質(zhì)：
①支持SQL語言的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫
②支持多媒體數(shù)據(jù)格式及全文存儲
③支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
④豐富完整的輔助開發(fā)工具
⑤良好的兼容性⑥快速的運行速度
　　
　　2、應用：（1）公文管理數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計
　　
　　
①確定文件名；

②設(shè)計數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)；

③確定數(shù)據(jù)庫間的關(guān)聯(lián)字段
　　
　　數(shù)據(jù)庫文件－庫文件，數(shù)據(jù)庫中的基本數(shù)據(jù)以文件的形式存儲在磁盤中
　　
　　包括：主文件、索引文件、暫存文件、后備文件、參考文件
　　
　　設(shè)計庫文件結(jié)構(gòu)－字段名、字段類型、字段寬度、小數(shù)位數(shù)四個結(jié)構(gòu)參數(shù)
　　
　　字符型C，數(shù)值型N，浮點型F，邏輯型L，1，日期型D，8，備注型M，10，通用型G，10
　　
　　（2）公文管理數(shù)據(jù)庫的建立－
①數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的建立（命令方式、菜單方式）
②向數(shù)據(jù)庫輸入數(shù)據(jù)
　　
　?。?）收文數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)；

　　
　　收文號C 20收文日期C 10來文單位C 30文件號C 20
　　
　　性質(zhì)C 4類型C 8密級C 4緊急程度C 8
　　
　　題名C 70正文份數(shù)N 3 0附件份數(shù)N 3 0頁數(shù)N 4 0
　　
　　文書處理號C 8分類號C 14承辦者C 70主題詞C 50
　　
　　提要M 10全文G 10
　　
　?。?）發(fā)文數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)
　　

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