湖北自考論文：試論電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

但是，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，使企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后于形勢(shì)了，由于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的特殊性，建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的特殊要求主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.計(jì)算機(jī)的使用改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的環(huán)境

企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會(huì)計(jì)部門的組成人員從原來由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。會(huì)計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)完成基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷售預(yù)測(cè)、人力資源規(guī)劃等。

隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此，要保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛，更加復(fù)雜。

2.電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式

在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì)計(jì)資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。

原來書面形式的各類會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在磁性介質(zhì)上，因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同，控制的重點(diǎn)由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主的，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)處理程序相一致。

3.計(jì)算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計(jì)算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動(dòng)也有所增加，由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。

計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段。

由此可見，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，是控制的重點(diǎn)為職能部門和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制相結(jié)合的多方位控制。

隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的普遍應(yīng)用，管理部門對(duì)由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴越來越大，這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時(shí)也只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防和減少計(jì)算機(jī)犯罪的可能性。

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，從計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立和運(yùn)行過程來看，可分為對(duì)系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施的系統(tǒng)發(fā)展控制、對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)各個(gè)部門的管理控制、對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)日常運(yùn)行過程的日?？刂?。

一、系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評(píng)估等工作，開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施等工作，以及對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的評(píng)估、企業(yè)發(fā)展需求，系統(tǒng)更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。

（一）授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必需經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和授權(quán)，這關(guān)系到系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展、更新等項(xiàng)目的成敗。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目一般投資金額都比較大，對(duì)企業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大，往往需要對(duì)原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一發(fā)動(dòng)全身的重大舉措，因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對(duì)原有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)，同樣對(duì)會(huì)對(duì)企業(yè)管理體制造成較大的影響，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的任何改動(dòng)都可能危及整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠，因此也必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。而且領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和認(rèn)可也有利于保證系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的物資和資金的需要。

（二）符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項(xiàng)目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計(jì)等等。目前我國(guó)已經(jīng)頒布的有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要由財(cái)政部1994年頒布執(zhí)行的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》等，各地也頒布各種地方標(biāo)準(zhǔn)，如上海市財(cái)政局頒布的《上海市會(huì)計(jì)電算化實(shí)施辦法》等地方性標(biāo)準(zhǔn)。按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以使企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新。

（三）人員培訓(xùn)

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對(duì)使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和時(shí)間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。

（四）系統(tǒng)轉(zhuǎn)換

新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)或舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好各項(xiàng)轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進(jìn)一步接受實(shí)踐的檢驗(yàn)，因企業(yè)的具體情況不同，新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)不一定比舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)更適合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，甚至購買或自行開發(fā)的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)還不如手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更適合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)。因此企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采用新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時(shí)間，以便檢驗(yàn)新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)。并行運(yùn)行的時(shí)間一般至少為三個(gè)月。

（五）程序修改控制

企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變化及經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化，可能導(dǎo)致使用中的軟件進(jìn)行修改，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)經(jīng)過一段時(shí)期的使用也會(huì)發(fā)現(xiàn)一些需要進(jìn)行修改的地方，因此，軟件的修改是難以避免的。對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。

二、管理控制

管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強(qiáng)和完善對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。

（一）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會(huì)計(jì)信息分析組等組室；也可以按會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，并且，應(yīng)按精簡(jiǎn)、合理的原則對(duì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。

（二）職責(zé)劃分

內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣，對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞