2013年湖北自考"秘書工作"復習要點（8）

湖北省2013年自考"秘書工作"復習要點（8）

　　1、理解會議的構(gòu)成要素

　　答：從形式上看，會議有會議名稱、會議時間、會議地點、會議主持者、與會人員、會議主題、會議的方式方法、會議的結(jié)果等八個要素構(gòu)成；從會議的內(nèi)容看，會議由會議的指導思想、會議的任務(wù)、會議的目的、會議作用、實現(xiàn)會議目的的手段等五個要素構(gòu)成；從人員上看，會議都有出席人員、主持人員，較大的會議還有秘書人員和服務(wù)人員等。

　　2、會議有哪些主要類型

　　答：總體而言，會議有臨時性的和經(jīng)常性的兩類。但從不同角度，不同標準會議又分為不同類型，從規(guī)模劃分，有特大型會議、大型會議、中型會議、小型和微型會議；按性質(zhì)和內(nèi)容分有法定會議、決策會議、專門性會議、學術(shù)性會議、動員性會議、紀念性會議、外事性會議、協(xié)商性會議、布置或總結(jié)工作會議、國際會議等；按方式劃分有代表大會、協(xié)商會議、聯(lián)席會議、座談會、現(xiàn)場會、觀摩會等多種，其中有集中進行的會議，有分散進行的會議或集中、分散相結(jié)合的會議；按社會領(lǐng)域劃分有政治領(lǐng)域、經(jīng)濟領(lǐng)域、文化領(lǐng)域和其他社會領(lǐng)域各級各部門的種類會議。

　　3、理解會議的積極作用和消極作用

　　答：會議的積極作用對于發(fā)揚民主，交流思想，通達情況，協(xié)調(diào)意見，行動，促進團結(jié)，進行決策，貫徹政策，加快工作節(jié)奏，加速問題的解決，實現(xiàn)集中統(tǒng)一領(lǐng)導，具有重要作用；會議的消極作用表現(xiàn)在那些過多過濫、質(zhì)量低劣的會議，極易造成信息重復，加大人力，物力和財力的浪費，并不斷助力官僚主義、形式主義和吃喝饋贈等不良風氣。

　　會務(wù)工作的原則與任務(wù)：其原則是：要充分細致地準備；要嚴密地組織，要周到地服務(wù)，要確保會議安全，要加強保密工作，要注意端正會風；其任務(wù)是：會前要認真負責地做好準備工作，會中要嚴密正確的組織好各項活動，熱情周到地搞好服務(wù)；會后要妥善地處理一切有關(guān)事宜；若分解開來，大體包括，會議籌備，會議接待，會議的組織聯(lián)絡(luò)，會場布置與管理，組織會議選舉，實施會議保密等內(nèi)容。

　　4、簡述會議的一般進程

　　答：會議的一般進行分為三個階段、八個環(huán)節(jié)：會議準備階段有三個環(huán)節(jié)，即同期各項管理活動、各項工作與會議的綜合分析、統(tǒng)籌安排；與會議議題相關(guān)材料的準備；會議通知和事務(wù)準備；會議的進行階段也有三個環(huán)節(jié)：即會議主持人說明會議意圖，會議議題相關(guān)情況要點，開會方法與注意事項；掌握議題；會議總結(jié)，確認會議形成意見。這是會議實質(zhì)研究問題、做出決定的階段；會議形成意見的傳達、催辦階段有兩個環(huán)節(jié)，即會議形成意見的完善自理 會議形成意見的傳達與催辦，這是落實會議成果的階段，以上三個階段、八個環(huán)節(jié)，是一個互相聯(lián)系、互相制約的會議組織工作系統(tǒng)整體，它們共同構(gòu)成會議活動的過程，其功能在于實現(xiàn)會議的目的。

　　5、說明會議預案的主要內(nèi)容

　　答：會議預案的內(nèi)容一般涉及：會議名稱、會議主題、會議的時間和地點、會議規(guī)模、與會人員、會議日程及議程、會議的組織領(lǐng)導、會議的活動安排、會議經(jīng)費預算、與會人員的食宿安排等。

　　6、會議預算有哪些主要項目

　　答：會議預算包括：會議辦公費，會議設(shè)備和用品費，會議場所租用費，會議文件資料費，會議郵電通訊費，會議宣傳交際費，會議食宿補貼費，會議交通費，不可預見的臨時性開支。

　　預案中需會前落實的項目：組建會議工作機構(gòu)，制發(fā)會議通知，會場及布置，出席范圍與人員編組，制作會議證件，準備會議文件，確定并編制會議議程和日程，安排食宿和車輛，會前檢查，接站與報到。

　　7、理解會議日程和議程及其編寫方法

　　答：會議預案中必須明確會議所要解決、處理問題的大體安排，即會議議程。會議議程必須體現(xiàn)在妥善安排的具體日程中，而日程則表明會議內(nèi)容的先后順序；其會議日程編寫方法有日期，時間，內(nèi)容，地點，備注。

　　8、怎樣搞好會議期間的調(diào)度工作

　　答：會議調(diào)度是保證會議有條不紊的進行的保障，主要有三個方面：一事務(wù)性調(diào)度：引導與會人員入座和投票，指揮車輛?？课恢茫即髸o律或注意事項，組織服務(wù)人員保障飲水供應，調(diào)控音響和燈光設(shè)備，檢查會場安全；關(guān)鍵性調(diào)度；候會人員安排：安排發(fā)言，會議特殊情況的應急處理。

　　9、理解會議記錄的種類及記錄方法

　　答：會議記錄的種類有文字記錄和電子記錄兩種，文字記錄又分為概要記錄、摘要記錄和詳細記錄，電子記錄主要有錄音和錄像兩種。

　　會議選舉的一般程序：宣布選舉的內(nèi)容和參加選舉的人數(shù)，統(tǒng)計與人人員是否符合法定人數(shù)，通過選舉辦法，通過監(jiān)計票人，總監(jiān)票人名單，檢查票箱，分發(fā)選票，填寫選票，宣布投票順序和進行投票，開箱清點選票，報告收回選票數(shù)，宣布是否有效，進行計票，宣布選舉結(jié)果。

　　10、說明會議結(jié)束階段的主要工作事項

　　答：會議結(jié)束階段的主要工作事項有：清理會議文件，印發(fā)會議紀要或決辦通知，組織與會人員離會，會議的宣傳報道，會務(wù)工作總結(jié)，會議決定事項的傳達和催辦。

　　11、擬定會議文書準備方案的要求是什么

　　答：擬定會議文書準備方案的要求：一準備會議文書的范圍和內(nèi)容要明確具體；二準備會議文書要分工清楚，責任到人；三準備會議文書要有具體的時間限制。

　　12、了解會議文書的種類

　　答：會議文書的種類有：會議的指導文書，包括上級會議文書，上級指示文書，本級開會起因文書等；會議的主題文書，包括開幕式講話，主題報告，專題報告，專門文件，大會發(fā)言，選舉結(jié)果，正式?jīng)Q議，閉幕式講話等；會議的程序文書，包括會議議程，日程安排，選舉程序，表決程序等；會議簡報和記錄文書，包括會議簡報，情況反映，各種記錄等；會議參考文書，包括代表提案，相關(guān)公務(wù)書信，相關(guān)群眾來信，與會代表來信，各類相關(guān)的來訪書面材料等；公告、傳達文書，包括會議公告，新聞報道，接受采訪的書面材料，宣傳文章，傳達提綱，執(zhí)行計劃等；會議管理文書，包括開會須知，議事規(guī)則，會議證件，會議安全與保密制度，作息時間安排其他生活管理文書等。

　　13、擬寫會議主要文件的基本前提

　　答：一，認真理解和吃透會議領(lǐng)導機構(gòu)所確定的會議主題，準確把握領(lǐng)導意圖，特別是黨和國家的有關(guān)政策精神；二做好深入細致的調(diào)查研究，掌握和提供詳盡確切的第一手材料；三參與會議文件的起草者，必須有強烈的協(xié)作意識。