2013年湖北自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點（9）

湖北省2013年自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點（9）

　　1、理解秘書部門的協(xié)調(diào)職能

　　答：秘書部門的協(xié)調(diào)職能是由其自身的工作性質(zhì)和職能位置決定的，大致概括為：在其辦文、辦會、辦事等業(yè)務(wù)活動中有效地維護機關(guān)組織整體的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)；秘書部門聯(lián)系上下左右，溝通四面八方，便于發(fā)現(xiàn)組織機構(gòu)內(nèi)運轉(zhuǎn)中，以及組織機構(gòu)的外聯(lián)中隨時可能出現(xiàn)的矛盾和問題，便于及時進行信息反饋，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行協(xié)調(diào)；秘書部門作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)、控制和處理失調(diào)問題出謀劃策，并在自身的職責(zé)范圍內(nèi)，或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，代領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)處理矛盾糾紛，進行組織協(xié)調(diào)。

　　2、秘書部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容和任務(wù)是什么？

　　答：秘書部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容有：目標(biāo)、計劃協(xié)調(diào)，事務(wù)協(xié)調(diào)，財務(wù)協(xié)調(diào)，政策協(xié)調(diào)，戰(zhàn)略協(xié)調(diào)；協(xié)調(diào)的任務(wù)有：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進行政策協(xié)調(diào)；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)調(diào)子系統(tǒng)的工作計劃，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，綜合地、統(tǒng)籌兼顧地起劃系統(tǒng)管理計劃；注意子系統(tǒng)的生產(chǎn)和業(yè)務(wù)工作進展情況，向領(lǐng)導(dǎo)者報告不協(xié)調(diào)的行動內(nèi)容和原因，提出協(xié)調(diào)意見；受領(lǐng)導(dǎo)之托，邀請有關(guān)部門、單位，共同完成涉及多單位、多部門的任務(wù)，并協(xié)調(diào)工作節(jié)奏，客觀地協(xié)調(diào)處理各部門、各單位工作中的不平衡問題；代表領(lǐng)導(dǎo)者處理本系統(tǒng)與它系統(tǒng)之間的關(guān)系；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者對有關(guān)人員進行思想教育，并注意通過自己得體的工作，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)者處理日常工作中部門、單位、人與人之間由于種種原因產(chǎn)生的工作不協(xié)調(diào)問題。

　　3、秘書部門協(xié)調(diào)工作的特點與原則是什么？

　　答：秘書部門協(xié)調(diào)的特點是：權(quán)力的授予性，非職責(zé)限定性，認同疏導(dǎo)性；其原則有：認真調(diào)查研究，切實弄清情況的原則；從總目標(biāo)出發(fā)，著眼全局維護整體利益的原則；從實際出發(fā)，按政策辦事的原則；統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則，即在領(lǐng)導(dǎo)者的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者從事或直接擔(dān)負協(xié)調(diào)工作。

　　4、秘書部門協(xié)調(diào)與上級組織關(guān)系的要求是什么？

　　答：尊重上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人；能及時發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)的問題；協(xié)調(diào)解決問題的方法要適當(dāng)（其中，首先要自查，查本部門是否全面正確地領(lǐng)會了上級的意圖，是否貫徹了上級精神，是否局部利益服從了整體利益，是否完成了上級的各項工作部署；其次是整改，其三是及時請求，最后是要主動匯報）。

　　5、秘書部門協(xié)調(diào)與下級單位關(guān)系的方法有哪些？

　　答：面商協(xié)調(diào)，商榷協(xié)調(diào)，建議協(xié)調(diào)，行政手段協(xié)調(diào)。

　　與群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)采用的方法：理論灌輸，感情激勵，利用領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，利用領(lǐng)導(dǎo)出面干預(yù)，或由領(lǐng)導(dǎo)集體表態(tài)，從而達到統(tǒng)一思想和步調(diào)，化解矛盾，是一種強制性的方法。

　　6、秘書部門協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)班子成員間關(guān)系應(yīng)特別注意什么？

　　答：一對他們之間的矛盾、隔閡要有正確的認識，做到心中有數(shù)，要保持“中立”，切莫陷入矛盾的漩渦；二如果在秘書工作中觸及到這些分歧、矛盾和隔閡，就要特別注意，以有助于領(lǐng)導(dǎo)人統(tǒng)一思想，消除分歧、矛盾和隔閡的方式對待之。要講究原則，力求客觀，提供各種機會和條件，使之消除隔閡，彼此諒解；三秘書人員應(yīng)及時、真實地按照工作需要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人通報工作情況，但不能傳說涉及領(lǐng)導(dǎo)人之間矛盾的問題，更不允許撥弄事非，傳播流言，褒此貶彼；四在安排工作、會議、活動日程時，要防止領(lǐng)導(dǎo)者之間發(fā)生“碰撞”，做到使他們各得其所。

　　7、秘書部門協(xié)調(diào)與平級職能部門間關(guān)系應(yīng)注意什么？

　　答：一要尊重職能部門的管理權(quán)限；二要虛心向職能部門學(xué)習(xí)；三要及時為職能部門搞好信息服務(wù)；四在文書工作上為職能部門提供幫助。

　　8、協(xié)調(diào)秘書部門內(nèi)部關(guān)系時應(yīng)注意什么？

　　答：一從整體效益出發(fā)，合理分工；二根據(jù)個人特點，充分發(fā)揮個人優(yōu)勢；三多開展思想交流，加強人際溝通；四要有切實可行的激勵機制，鼓勵人人進取。

　　9、理解秘書常用的協(xié)調(diào)方法

　　答：秘書常用的協(xié)調(diào)方法有：溝通協(xié)調(diào)方法，管理作為一個過程，溝通與協(xié)調(diào)相互依存，相互作用，具有一致性，秘書人員具有信息樞紐的優(yōu)勢，通過及時傳遞真實、會面的信息，促進彼此相互溝通，消除隔閡或誤會，矛盾或失調(diào)問題就能得到解決，使其恢復(fù)協(xié)調(diào)狀態(tài)；變通協(xié)調(diào)方法是對于非原則性問題，當(dāng)有關(guān)各方各持一理，互不相讓，矛盾激化，引起失調(diào)時，可以采用此種方法；融合協(xié)調(diào)方法是對于因局部的權(quán)力沖突和利益沖突而引起各方在整體配合上的失調(diào)時，可采用此種方法；政策法規(guī)協(xié)調(diào)方法是在實踐中某些失調(diào)現(xiàn)象，是因理解或執(zhí)行有關(guān)政策、法規(guī)出現(xiàn)偏差而造成的，對此類失調(diào)問題，可采用這種方法；計劃協(xié)調(diào)方法是在計劃執(zhí)行中措施不當(dāng)或客觀條件發(fā)生變化，就有可能出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象而采用的方法；節(jié)奏程序協(xié)調(diào)方法是出現(xiàn)各局部、各子系統(tǒng)步調(diào)節(jié)奏不一致，進展程序混亂，全局的整體運轉(zhuǎn)就會出現(xiàn)失調(diào)時采用的方法；會稿協(xié)調(diào)方法為了避免在制發(fā)文件的過程中，由于各部門僅從自身的職能管理需要出發(fā)，在執(zhí)行中可能與文件內(nèi)容發(fā)生矛盾，使執(zhí)行過程中出現(xiàn)失調(diào)和混亂現(xiàn)象采用的方法；會商協(xié)調(diào)方法是當(dāng)某個矛盾或問題涉及幾個管理部門的職權(quán)范圍時，可以約請相關(guān)管理部門共商協(xié)調(diào)方法。

　　10、理解秘書部門的公關(guān)職能

　　答：在組織系統(tǒng)內(nèi)部，秘書部門介于管理與被管理層之間，置身于各職能部門的業(yè)務(wù)矛盾、人事矛盾之外，因此，它是組織最佳的協(xié)調(diào)者。一方面，它需要經(jīng)常向組織領(lǐng)導(dǎo)人反映員工的意見和要求，使之及時了解群眾的呼聲，意識到存在的不足，制定出改進措施，同時，還要及時地解釋和傳達組織的指令和措施，形成二者的情感交流和雙向溝通；另一方面，它要配合領(lǐng)導(dǎo)者做好各職能部門的協(xié)調(diào)工作，經(jīng)常提供有關(guān)信息，幫助各部門彼此溝通，相互配合，產(chǎn)生最優(yōu)越的管理效果；在組織系統(tǒng)外部，秘書部門同樣可以發(fā)揮公共關(guān)系協(xié)調(diào)職能，通過積極開展活動，促進組織和外界密切聯(lián)系和廣泛合作，為組織創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

　　公共關(guān)系的含義：公共關(guān)系指的是一定的組織機構(gòu)與公眾之間的相互關(guān)系；是一種管理職能，是塑造形象的藝術(shù)，雙向溝通是公關(guān)工作的基本要求；大眾傳播，人際傳播是公關(guān)動作的重要手段。

　　11、理解對秘書人員公關(guān)素質(zhì)的要求

　　答：從事公關(guān)工作的秘書人員，應(yīng)特別注重培養(yǎng)自己的公關(guān)意識和公關(guān)技能；其中秘書人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)有：富有魅力的個性品質(zhì)；博學(xué)多識；具有與公關(guān)工作相類似的經(jīng)驗或經(jīng)歷；高尚的道德品質(zhì)；秘書人員應(yīng)具備的基本技能及其培養(yǎng)：組織領(lǐng)導(dǎo)能力；表達溝通能力；觀察應(yīng)變能力；創(chuàng)造能力；交際能力；專業(yè)技能。

　　12、理解秘書部門的督查職能

　　答：秘書部門的督查職能，一方面是代表領(lǐng)導(dǎo)，或受領(lǐng)導(dǎo)之托，或在獲得了領(lǐng)導(dǎo)法令前提下進行的；另一方面，秘書部門的督查工作，應(yīng)著重圍繞政令和中心工作，抓大事、要事和久拖不決之事，并不能供奉專門機構(gòu)和基層部門的具體工作。

　　13、秘書部門的督查工作有哪些類別

　　答：秘書部門的督查工作分為決策督查和專項督查；其中決策督查的范圍是以文件形式傳遞的重大決定事項；以會議形式做出的重要決定；以其他形式做出并傳遞的重大決策事項，其目的是促進決策事項的貫徹落實；了解決策落實的進程以及落實過程中存在的問題，為領(lǐng)導(dǎo)者控制決策事項的落實提供信息支持；為二次決策提供依據(jù)，為補充和完善決策程序，優(yōu)化決策效果提供信息咨詢；專項督查具有事項較為單一、辦理時限相對較短、辦理要求明確和一事一報的特點。

　　14、督查工作的原則與方法是什么？

　　答：督查工作的原則是實事求是，注重實效，歸口管理，分級負責(zé)的原則；其主要方法有催辦催報，督查調(diào)研，反饋通報，組織專題匯報會，形成并強化推動決策落實的有效機制。

　　15、簡述督查工作的主要程序。

　　答：其主要程序有督查問題立項，含決定督查立項和專項督查立項；制定督查方案，交辦，催辦，報告工作進展情況，再督查，審核驗收，形成督查報告，立卷歸檔。

　　16、秘書部門協(xié)調(diào)與直接領(lǐng)導(dǎo)班子及領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)系時應(yīng)注意什么？

　　答：首先檢查自身；不斷提高自身素質(zhì)；主動與領(lǐng)導(dǎo)人進行交流；此外，秘書人員要關(guān)于總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)活動的規(guī)律，正確領(lǐng)會意圖，積極、主動、周全地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)；要維護領(lǐng)導(dǎo)人的威信和尊嚴，忠誠可靠；對領(lǐng)導(dǎo)工作中出現(xiàn)的問題和遺漏，既要能講究方式地坦誠相見，又能極為負責(zé)地拾遺補闕；要能真正體諒領(lǐng)導(dǎo)，并為之分憂；能站在領(lǐng)導(dǎo)思考問題的高度，樹立大局觀念。