2013年湖北自考"秘書工作"復習要點（7）

湖北省2013年自考"秘書工作"復習要點（7）

　　1、理解公文及其基本含義

　　答：公文是法定機關和組織在公務活動中按照規(guī)定的格式，經(jīng)過一定的處理程序制成的書面文字材料，是各級各類機關和組織處理工作的一種工具；其基本含義有：公文形成的主體是國家機關及其他社會組織；公文形成的條件是行使職權和實施管理，公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文件材料；公文是輸公務的重要工具之一

　　2、公文有何特點與作用？

　　答：公文的特點主要表現(xiàn)在：公文有法定的作者，公文有法定的權威，公文有特定的效用，公文有規(guī)范的體式，公文有規(guī)定的處理程序；公文的作用：領導與指導作用，行為規(guī)范作用，傳遞信息作用，公務聯(lián)系作用，憑據(jù)記載作用。

　　3、理解公文的一般分類

　　答：按照公文的來源劃分為對外文件，收來文件，內(nèi)部文件；按公文的行文關系劃分為上行文，平行文，下行文；按照公文的秘密程度和閱讀范圍劃分秘密文件，普通文件和公布文件；按公文制發(fā)機關的性質(zhì)和作用劃分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件；按公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點劃分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。

　　4、理解公文的文體特征及其構(gòu)成要素

　　答：公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。兼用敘述、說明和議論三種表達方式，這是公文文體的主要特點，由于公文具有很強的政治性，政策性和現(xiàn)實效用性，所以公文運用應當做到準確、簡明、莊重、得體、典雅；公文的構(gòu)成要素：《國家行政機關公文處理辦法》第十條規(guī)定，公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成；《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第八條規(guī)定，黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關書名、成文日期、印章、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成；國家技術監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關公文格式》規(guī)定的公文的構(gòu)成要素中，特別強調(diào)了“公文管理標識?！?

　　5、理解公文的文稿、文本及其作用

　　答：公文的文稿是指公文起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿，定稿，草稿是內(nèi)容和文字表述還未成熟的原始稿件，定稿是指草稿經(jīng)修改、審閱，并由領導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定性文稿，定稿是機關制發(fā)文件的惟一可靠的標準稿本；公文的文本是同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本、試行本、暫行本，正本是已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文本，蓋有發(fā)文機關的印章或領導人的親筆簽署，可以證實文件的效力，副本又稱抄本，作用是主要代替正本供傳閱、參考和備查使用，存本是留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本，修訂本是重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，試行本，暫行本是制發(fā)文件內(nèi)容還不十分成熟，必須經(jīng)過一定時期的實踐檢驗，再行修訂時所使用的。

　　6、何謂公文的行文和行文關系

　　答：公文的行文是指一份文件從擬制到運轉(zhuǎn)的整個過程；公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。

　　7、理解公文的行文方向、方式及行文規(guī)則

　　答：下行文分為三種方式：逐級下行文，多級下行文，直達基層組織或群眾的下行文；上行文：逐級上行文，多級上行文，越級上行文；平行文應用范圍十分廣泛，可以在不分系統(tǒng)、級別、地區(qū)的黨、政、軍機關以及社會團體，企業(yè)，事業(yè)等單位之間使用；公文的行文規(guī)則有：注意隸屬關系，尊重機關職權；大力精簡文件，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，一般情況下，黨政機關不得越級行文；牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后行文；行文必須正確確定主送機關和抄送機關；主送機關與公文名稱相互呼應；一般來說，同級機關或部門可以聯(lián)合行文；關于“請示”的行文問題；關于各級黨政機關辦公廳（室）的行文問題；在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應視為正式公文依照執(zhí)行，經(jīng)過批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應當視為公文依照執(zhí)行，可不再行文。這種在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，可由發(fā)文機關印制少量文本，以備查考。

　　8、何謂公文處理工作

　　答：公文處理工作就是圍繞著公文的撰制、收發(fā)、辦理與管理所做的工作。

　　9、怎樣理解公文處理工作的特點與作用

　　答：公文處理工作的特點有政治性、時限性、機要性和規(guī)范性，政治性集中體現(xiàn)在它是整個國家機器正常運轉(zhuǎn)的重要保證，還表現(xiàn)在提高機關工作效率的重要環(huán)節(jié)上；時限性表現(xiàn)在凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤，按規(guī)定時限辦理；機要性表機在黨政機關的公文許多都涉及國家政治、經(jīng)濟、軍事等重要機密，一些科技文件的機密性也很強，做好保密工作，文件的機密性才能得以保障和實現(xiàn)；規(guī)范性是公文在形成、辦理和管理的過程中，必須遵循統(tǒng)一的格式；公文處理工作的作用有助手作用，紐帶作用，查考作用。

　　10、公文處理工作的原則與要求是什么？

　　答：公文處理工作的基本原則是：公文處理必須準確、及時、安全、保密，集中統(tǒng)一管理，實事求是，嚴格遵循行文機關要求和公文處理規(guī)定；其具體要求是公文處理必須準確而周密，確保質(zhì)量，必須迅速而及時，注重時效，必須做到安全可靠，切實保密，必須加強集中統(tǒng)一管理，必須實事求是，遵規(guī)守紀，精簡文件，深入實際，反對官僚主義和文牘主義。

　　11、收文處理有哪些主要程序？

　　答：收文處理程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。

　　12、發(fā)文處理有哪些主要程序

　　答：發(fā)文處理程序的主要環(huán)節(jié)有：擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等

　　13、理解公文寫作的規(guī)程與注意事項

　　答：公文寫作的基本規(guī)程：領導交代發(fā)文意圖，確定發(fā)文的主旨和應當使用的文種，收集和選擇所需的材料，擬寫提綱，安排結(jié)構(gòu)，落筆起草，擬寫正文，修改潤色，確定初稿；其注意事項有：公文擬稿要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關規(guī)定；擬寫的文稿要達到如下要求：情況要確定，觀點要明確，條理要清楚，文字要簡練，書寫要工整，標點要準確，篇幅力求簡短；文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準確，日期應寫明具體年、月、日；文稿中如引用某份公文，應當先引標題，后引發(fā)文字號；文稿中涉及計量單位時，必須使用國家法定的標準計量單位；擬寫文稿，用詞要準確，用字要規(guī)范；公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他應當使用阿拉伯數(shù)字。

　　14、對公文寫作人員的修養(yǎng)有哪些要求

　　答：必須具備較好的政治品質(zhì)；有一定的政策理論水平；熟悉業(yè)務和機關工作情況；有較寬的知識面；有扎實的語言文字功底。

　　公文寫作人員加強自身休養(yǎng)的途徑：不斷完善自我，勇于創(chuàng)新，要博覽群書，增長知識，經(jīng)常深入實踐，勤學苦練。

　　15、公文寫作的特點與要求

　　答：公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意愿和愿望的寫作活動，其特點有：被動寫作，遵命性強，對象明確，針對性強；集思廣益，群體性強；決策之作，政策性強；急迫之作，時限性強；講究格式，規(guī)范性強；其基本要求是：要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律；要特別注意文字表達；要規(guī)范體式與程序。