2013年湖北自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（6）

湖北省2013年自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（6）

　　1、理解并能夠應(yīng)用信息收集的幾種方法

　　答：信息收集的方法：觀察法，是指通過現(xiàn)場(chǎng)觀察搜集信息的方法；詢?cè)L法，是指通過提問請(qǐng)對(duì)方回答的方法來獲取信息；問卷法，量表法，是指運(yùn)用量表來收集信息的一種方法，購(gòu)買法，是指通過購(gòu)買有關(guān)信息載體而搜集信息的方法；檢索法是指利用信息資料檢索工具，從現(xiàn)成的信息資料文檔中查檢有關(guān)信息資料的方法；交換法，指組織信息部門以自己擁有的資料、樣品等與有關(guān)對(duì)口單位進(jìn)行相應(yīng)的交換，從交換得來的資料，樣品等信息中獲得所需信息的一種方法。

　　2、信息有哪些表現(xiàn)形態(tài)？

　　答：文字形態(tài)的信息，聲像形態(tài)的信息，記憶形態(tài)的信息。

　　3、理解并能夠應(yīng)用信息分類的方法。

　　答：信息分類方法有按對(duì)象分類，這種方法適合于對(duì)書信等來往文件的分類；按主題分類，適合于根據(jù)信息資料所反映的主題進(jìn)行分類；按形式分類，即將單據(jù)、合同、廣告稿等按形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時(shí)間細(xì)分，形成一種按形式匯集的文檔；有利于及時(shí)查找同種形式的多件信息資料，但往往內(nèi)容主題不能集中；按來源分類，即將信息資料根據(jù)其來源做出分類，把相同來源的信息資料歸在一起，這種方法有得于對(duì)信息資料內(nèi)容的權(quán)威性、可靠性和真實(shí)性做出判斷，但綜合性能較差；按內(nèi)容分類即根據(jù)信息資料所反映的內(nèi)容進(jìn)行分類，與主題分類相比，此種分類方法是大塊分類，而前者則問題更集中單一；按“圖書資料分類法”或“檔案分類法”進(jìn)行分類。

　　4、簡(jiǎn)述秘書部門收集信息的范圍

　　答：有管理系統(tǒng)內(nèi)部信息（含管理系統(tǒng)內(nèi)部的基本情況，結(jié)合系統(tǒng)實(shí)際，貫徹落實(shí)上級(jí)決策和自身決策的工作部署，工作進(jìn)度及完成情況，系統(tǒng)內(nèi)部有推廣價(jià)值的典型經(jīng)驗(yàn)，影響系統(tǒng)工作正常開展的突出困難和需要上級(jí)部門參與協(xié)調(diào)解決的問題）與管理系統(tǒng)外部信息（包含上級(jí)指令和宏觀指導(dǎo)信息，與平行單位間相互溝通的有關(guān)情況，社會(huì)各階層對(duì)重大決策與政策規(guī)定的反映，國(guó)內(nèi)外社會(huì)活動(dòng)中出現(xiàn)的新問題、新探索、新趨勢(shì)等，國(guó)內(nèi)外與領(lǐng)導(dǎo)決策的方法、決策效果相關(guān)的新理論、新技術(shù)等）

　　5、何謂信息處理？其基本要求是什么？

　　答：信息處理就是對(duì)收集到的信息進(jìn)行加工、整理、傳輸、存貯與檢索利用的系列活動(dòng)；其基本要求是必須及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、適用、經(jīng)濟(jì)。

　　6、簡(jiǎn)述信息加工及其主要步驟

　　答：信息加工就是遵循信息處理的有關(guān)原則，通過科學(xué)的程序和方法，對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類、審查、選擇，并分析研究，編寫材料的工作；其步驟有初級(jí)加工，一般步驟為分類排序和選擇，高級(jí)加工步驟有綜合分析，預(yù)測(cè)分析，對(duì)策研究（要求秘書人員一要大量占有信息材料，二有較高的政策水平和較強(qiáng)的研究能力，三是對(duì)對(duì)策方案善于做可行性評(píng)價(jià)和效果預(yù)測(cè)）

　　信息的傳遞：是以信息源為起點(diǎn)，通過傳輸渠道傳遞給信息接受者的過程；信息傳遞要注意迅速、準(zhǔn)確、適用、保密；其主要方法有：口頭傳遞，書面?zhèn)鬟f，影像傳遞，電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳遞，機(jī)要傳遞，專人傳送。

　　7、選擇信息的一般標(biāo)準(zhǔn)是什么？

　　答：選擇信息一般用以下標(biāo)準(zhǔn)衡量：目的需求，完整情況，準(zhǔn)確程度，時(shí)效間隔；

　　8、理解信息高級(jí)加工對(duì)秘書工作的重要意義

　　答：信息高級(jí)加工就是對(duì)初級(jí)加工后的二次信息進(jìn)行分析綜合與推斷，并產(chǎn)生出反映事物本質(zhì)規(guī)律的高級(jí)信息的過程，這一過程，可以充分展示秘書人員的智慧才能，盡可能地發(fā)揮對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用，具體體現(xiàn)在：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者通過現(xiàn)象來把握本質(zhì)，抓住工作中的主要矛盾，分辨主流和支流，權(quán)衡利弊得失，提出中肯意見，通過收集、研究信息，判斷出事物的因果關(guān)系，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者預(yù)見事物發(fā)展的趨勢(shì)，將豐富的第一手資料提供給領(lǐng)導(dǎo)者，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者在現(xiàn)實(shí)可行的基礎(chǔ)上，形成新目標(biāo)，新方案，使領(lǐng)導(dǎo)者的“風(fēng)險(xiǎn)性決策”有更可靠的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。

　　9、理解信息存貯與檢索的基本要求。

　　答：信息存貯就是“存在”和“組織”兩個(gè)方面，基本要求是：便于查找、提取和利用，利于機(jī)要信息的保密，要設(shè)專人負(fù)責(zé)信息材料的管理；信息檢索就是從存貯的大量信息材料中，查找所需要的信息的過程，基本要求：盡量縮短完成檢索過程的時(shí)間，查找需要的信息要全面，盡量避免漏檢，查出信息要合乎目的要求，盡量避免不相關(guān)信息。

　　10、秘書部門的調(diào)查研究有何特點(diǎn)？

　　答：機(jī)關(guān)秘書部門作為各級(jí)各類黨政機(jī)關(guān)的綜合部門，具有接觸并處理各類信息的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)；但同時(shí)又客觀地存在著與具體業(yè)務(wù)的方位差距，工作面寬，綜合性強(qiáng)，針對(duì)性差，不可能花費(fèi)集中成塊的時(shí)間全力以赴開展調(diào)查研究工作，這就形成了秘書部門調(diào)查研究工作的基本特點(diǎn)。

　　11、簡(jiǎn)述秘書部門調(diào)查研究的內(nèi)容和范圍

　　答：秘書部門調(diào)查研究的內(nèi)容和范圍大致有：基本情況調(diào)查，戰(zhàn)略性調(diào)查，專題性調(diào)查，經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查，突發(fā)事件調(diào)查。

　　12、秘書部門開展調(diào)研應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作？

　　答：確定調(diào)查研究的目的和對(duì)象，學(xué)習(xí)并準(zhǔn)備有關(guān)資料，制訂調(diào)查計(jì)劃，擬寫調(diào)查提綱。

　　13、理解并能夠運(yùn)用調(diào)查研究的多種方法。

　　答：從調(diào)查對(duì)象的確定看調(diào)查方法：典型調(diào)查，有目的、有計(jì)劃地選擇某個(gè)或若干具有代表性的單位或個(gè)人，進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，從中找出具有普遍意義的規(guī)律，習(xí)慣稱“解剖麻雀”，選擇典型對(duì)象應(yīng)注意：對(duì)調(diào)查的問題有初步的大體認(rèn)識(shí)，才便于區(qū)別哪些對(duì)象是偶然的，個(gè)別性的，哪些是典型的，普遍性的；調(diào)研人員要有敏銳捕捉典型對(duì)象的能力，選擇典型對(duì)象必須服從于調(diào)查研究的目的。抽樣調(diào)查，從所調(diào)查的總體對(duì)象范圍內(nèi)，根據(jù)機(jī)會(huì)均等的原則，隨意抽取一定數(shù)量的樣本進(jìn)行調(diào)查研究，由此推出總體范圍的一般情況，抽樣的總體數(shù)量越大，抽樣比例越小。重點(diǎn)調(diào)查，是在總本單位中，根據(jù)調(diào)查目的，選擇那些能夠反映總體基本情況的若干重點(diǎn)單位作為調(diào)查對(duì)象，進(jìn)行調(diào)查研究。

　　普查，就是對(duì)調(diào)查范圍內(nèi)的總體單位做無(wú)例外的調(diào)查，從如何獲取材料看調(diào)查的方法：個(gè)別訪問，開調(diào)查會(huì)，現(xiàn)場(chǎng)觀察，收集書面材料，書面問卷，實(shí)驗(yàn)；新型調(diào)查研究方法：頭腦風(fēng)暴法，亦稱暢談法，無(wú)拘無(wú)束，自由奔放地思考問題，暢所欲言。對(duì)演法，就是設(shè)立對(duì)立雙方，同意的肯定意見一概不提，而專門找矛盾，挑毛病，互攻對(duì)方方案的不足之處；德爾菲法，即專家意見函詢調(diào)查法；列名小組法，這種方法，是把被征詢意見的人列入一定的小組，彼此之間可以知道是誰(shuí)，但先不直接接觸，分別以書面形式提出對(duì)某一問題的意見或回答規(guī)定的問題，然后由組織者加以整理歸納，把整理結(jié)果以不提名的方式加以公布，組織小組討論，這種方法可以使被征詢者消除顧慮，各抒己見，又能使意見比較集中完善。