2013年湖北自考"秘書工作"復習要點（4）

湖北省2013年自考"秘書工作"復習要點（4）

　　1、怎樣理解組織管理方法對秘書工作的適用性？

　　答：組織目標為秘書選用工作方法指明方向；組織規(guī)范為秘書選用工作方法提供依據；組織需要是秘書選擇工作方法的基礎；組織管理方法適用于秘書工作。

　　2、理解秘書工作進程的調度方法。

　　答：秘書工作中常用的調度方法有：ABC分類處理方法，是對繁雜的工作任務，可以按照重要和急緩程度分類排列辦理順序，將要事急事列為A類，將重要但不急辦的事情列為B類，將一般性事務和可暫緩辦理的事項列為C類，可放在時間比較充裕時辦理，這樣，就可主動安排辦理順序，在被動接受任務后，具有完成任務的主動性，避免貽誤要事急事，確保各項工作按質按量在規(guī)定的時間內完成； 集中辦理與分段進行相結合的方法，是秘書應首先盡可能將手頭的工作，在保證質量的前提下一鼓作氣、一氣呵成地集中精力迅速辦理完畢，避免中途間斷或擱置，這樣，既可保證質量，又可提高效率，若工作量大，進程又的較長的任務在辦理中出現暫停時，必須處理其他問題，應將未完成的事項先記下工作要點，待臨時出現的事務處理后，迅速按工作重點完成第一件事，以確保工作的連續(xù)性和完整性； 統(tǒng)籌計劃法， 類似目標管理方法，一是注重任務控制，將所有具體的事項一一列出，全面安排，責任到人，落到實處，不能有遺漏，二是注重質量控制，對每項具體事務都提出明確的具體要求，并由相關負責人督導，確保工作質量，三是注重時間控制，要求每項事務，每個環(huán)節(jié)都必須按預定時間完成，嚴格控制完成任務的進度和時限。

　　3、理解海外的幾種秘書時間管理方法。

　　答：海外秘書時間管理方法有：時間表，即做到適合領導職務特點，職責權限，適應領導工作的需要，適合機會要求，時間表有全年預定時間表，每月預定時間表，每周預定時間表，每日預定時間表，單項重要工作事項預定表，每月預定時間表，要在前一個月底做好，每周預定時間表，要在前一個周末做好，每日預定時間表，要在前一天下班前做好，以備領導人參考，單項工作時間表可根據實際需要擬訂；統(tǒng)計時間法， 要求必須真實，準確，要選擇有挖根生的記錄區(qū)，要及時反饋，要持之以恒；目標時間法，特點在于目標的集中性，實效性，目標時間計劃的循環(huán)性，時間的預控性。

　　4、理解秘書工作一般規(guī)律及其內涵。

　　答：秘書工作一般規(guī)律，即秘書主輔配合近身綜合輔助與適應領導對秘書工作公務活動需要的規(guī)律，揭示了領導對秘書公務服務需要，秘書工作效果，秘書與領導主輔配合有效程序，秘書工作投入等要素間的關系和聯(lián)系：一領導對秘書公務的需要，與秘書在主輔配合中事務服務和參謀輔助的投入必須相適應，對能取得領導對秘書工作的滿意，才能保持和諧的工作狀態(tài)，為領導公務近身綜合服務是秘書工作的根本要求，二是主輔配合的有效程度對秘書工作起著關鍵性作用，三領導對秘書公務服務的需要，對秘書工作的職能范圍，職能作用，職能地位等是決定性的，領導對秘書公務服務的客觀需要，即有時代和社會環(huán)境所決定的客觀需要，又有領導者個人價值取向、整體素質、工作作風等決定的主觀需要，四秘書發(fā)揮其職能作用，是在滿足領導需要，適應環(huán)境條件變化，與領導主輔配合的前提下，通過事務服務和參謀輔助體現出來的。

　　5、如何運用秘書工作的一般規(guī)律？

　　答：一從目標把握堅持主輔配合的正確方向，二從主輔加深理解提高輔助的有效性，三從主輔配合協(xié)調提高綜合輔助的效率，四從主輔增強素質提高綜合輔助的效能

　　6、何謂秘書工作的特殊規(guī)律？

　　答，秘書工作的特殊規(guī)律，是指秘書工作發(fā)展和運作實踐中，不同領域所特有的規(guī)律，它是不同領域里固有的、本質的、穩(wěn)定的關系和聯(lián)系。

　　秘書工作發(fā)展規(guī)律：秘書工作體制與社會生產力發(fā)展相適應規(guī)律；秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應規(guī)律；秘書機構職能與領導權力分配體制相適應規(guī)律。

　　7、理解秘書專項職能活動規(guī)律及意義

　　答：經常性工作規(guī)范化，制度化，科學化，遵循這一規(guī)律，把本單位秘書經常性工作建立在實事求是的科學分析的基礎上，制定出制度，規(guī)范，程序，納入計算機網絡系統(tǒng)進行管理，有利于提高秘書工作的質量和效率，克服工作中的隨意性，增加準確性，做到管理科學化；秘書知識能力素質與其職能要求相適應規(guī)律，秘書只有具有了符合具體職能的知識能力的廣度和嘗試才能在各類組織的秘書業(yè)務活動中，在領導身邊充分發(fā)揮綜合輔助的參謀助手作用；領導立意與秘書忠實完整準確表達相一致的寫作規(guī)律，這一規(guī)律提示了秘書公務寫作所表達的是組織領導意圖，所寫作的各類文稿的立意應由代表組織意圖的領導人提出，這就確定了寫作的目的，中心，基本觀點，關鍵提法，重要內容等要素的規(guī)范性。

　　8、理解秘書工作中的對立統(tǒng)一規(guī)律

　　答：對立統(tǒng)一規(guī)律是唯物辯證法科學體系的實質和核心，它揭示了事物與事物，要素與要素間普遍聯(lián)系的實質和內容，揭示了事物發(fā)展變化的內在源泉，運用對立統(tǒng)一規(guī)律，有利于深入地認識秘書工作各要素之間的聯(lián)系和關系，正確地理解和把握秘書工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律；其關系有：事務與政務，被動與主動，綜合性與專業(yè)性，維持與適應，聽命與勸諫，宣傳與保密，謀劃與執(zhí)行，全面與重點，規(guī)范性與隨機性，間接性與直接性。

　　9、秘書工作一般性準則的內容是什么？

　　答：其內容是正面效益準則，以領導工作為核心的準則，具體工作流程閉環(huán)動作原理。

　　正面效益準則：就是秘書工作價值取向必須符合事業(yè)公利、組織公利、必須以有效補益和優(yōu)化社會效益、組織管理效益和領導工作效益為出發(fā)點，必須在工作交通作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質發(fā)展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標。

　　10、理解具體工作流程閉環(huán)運作原理及其對秘書工作的價值？

　　答；具體工作流程閉環(huán)動作原理是指各項業(yè)務活動中，各秘書崗位的分工，各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接，首尾相連，開成閉合回路和連續(xù)動作的環(huán)流，維護工作進程的有序性，穩(wěn)定性和連續(xù)性，充分發(fā)揮整體功能；遵從這一原理，秘書工作的輔助決策，會務組織，文書檔案工作，受權辦事，信訪工作，信息處理，督促檢查工作，接待工作等，都可按具體工作目標的分解，流程設計，環(huán)節(jié)銜接，構成首尾相連，有序地連續(xù)動作的閉環(huán)流程，這樣就可避免迷失方向或出現差錯，并有助于提高工作效率。

　　如何遵從具體工作流程閉環(huán)運作原理，提高秘書工作效率：一秘書工作職能的分解必須與目標結構體系相銜接并協(xié)調配合，實現職能與目標的一致性；二是以秘書工作職能和目標為基本依據，建立秘書工作組織機構體系和人員職責分工體系，使秘書工作職能由具體工作人員承擔，秘書工作目標的實現，以組織措施為可靠保證；三是在秘書工作職能分解與組建工作系統(tǒng)中，要職能分解與人員分工相結合，工作流程要嚴密、無遺漏、不脫節(jié)，工作規(guī)范、明確、具體，人員工作任務滿負荷，這樣才能構建高效的閉環(huán)運作的工作流程。

　　11、秘書工作專門性準則的內容是什么？

　　答：受權理事雙重角色準則，綜合協(xié)調強化整體功能準則，有效信息溝通準則。