2013年湖北自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（2）

湖北省2013年自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（2）

　　1、中國(guó)古代秘書的含義

　　答：中國(guó)古代秘書的含義包含三個(gè)方面：一指宮禁中秘藏之書，二指用隱語(yǔ)來預(yù)決吉兇，對(duì)未來做出預(yù)言的讖緯圖錄等書，三指官職名稱，如秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等。

　　2、中國(guó)當(dāng)代秘書的含義

　　答：中國(guó)當(dāng)代秘書的含義一般是指為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體乃至私人服務(wù)的、或輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、或從事文字工作、或從事行政工作和日常事務(wù)，或集多項(xiàng)工作于一身的人員。（狹義的秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)話提供服務(wù)的人員，廣義的秘書指秘書是位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)、辦理文書、聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手）。

　　3、你對(duì)中國(guó)當(dāng)代秘書的含義作何評(píng)價(jià)？

　　答：盡管中國(guó)當(dāng)代秘書的含義得到了官方和學(xué)術(shù)界大體認(rèn)同，但還是存在某些瑕疵的，狹義的秘書定義，是就秘書職業(yè)而言的，其內(nèi)涵對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)、辦公廳主任等部分高級(jí)秘書則不完全適用；廣義的秘書定義，雖說突出強(qiáng)調(diào)了秘書位居領(lǐng)導(dǎo)者“近身”組織“”中樞“的特殊位置，強(qiáng)調(diào)了其作為領(lǐng)導(dǎo)者”助手的職能，也有較廣泛的涵蓋度，但表述較為繁瑣，對(duì)問題本質(zhì)的揭示仍不夠簡(jiǎn)括。不過，隨著我國(guó)秘書學(xué)研究的日益深入，我相信，學(xué)術(shù)界對(duì)秘書定義的界定將會(huì)日臻成熟。

　　4、理解秘書分類中“按對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助作用劃分”和“型”的分類。

　　答：秘書分類中，按對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助作用劃分，把秘書劃分為深層，中層，淺層三個(gè)層次，并依此又把秘書劃分為高級(jí)，中級(jí)，初級(jí)三個(gè)層次；高級(jí)秘書，時(shí)常參與上層活動(dòng)，有的本來就是領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)成員，這類秘書已深入到領(lǐng)導(dǎo)決策全過程，深入到領(lǐng)導(dǎo)工作的核心，與領(lǐng)導(dǎo)工作和管理活動(dòng)發(fā)生了極其密切的深層關(guān)系，如秘書長(zhǎng)，辦公廳主任等，中級(jí)秘書的工作與領(lǐng)導(dǎo)工作和管理活動(dòng)有相當(dāng)密切的關(guān)系，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策，領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)導(dǎo)管理活動(dòng)，都有或大或小，或深或淺的影響，并具有直接作用，初級(jí)秘書是一般事務(wù)性工作者，其工作雖是秘書工作的相當(dāng)重要的部分，但同領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)系是較為表面和淺層次的，也有學(xué)者從秘書輔助決策及發(fā)揮參謀作用的角度，把秘書分為決策輔助層，技術(shù)操作層和決策執(zhí)行層；按型劃分可分為參謀型，文字型，公關(guān)事務(wù)型，技術(shù)型和綜合型等。

　　按服務(wù)領(lǐng)域劃分：政治領(lǐng)域的秘書人員，如黨務(wù)，政府，法律，軍事，統(tǒng)戰(zhàn)部門秘書等，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的秘書，如工業(yè)，農(nóng)業(yè)，財(cái)貿(mào)部門秘書等，文化領(lǐng)域的秘書，如宣傳，文藝，科學(xué)研究，教育，體育，新聞等；按職務(wù)劃分：秘書長(zhǎng)，辦公廳主任，局長(zhǎng)，處長(zhǎng)，辦公室主任，科長(zhǎng)，股長(zhǎng)，科員，辦事員和文書；按秘書業(yè)務(wù)專業(yè)性質(zhì)劃分：行政，機(jī)要，文字，事務(wù)，外文以及其他專業(yè)秘書；

　　5、簡(jiǎn)述秘書部門的基本職能

　　答：秘書部門的基本職能包括：辦理文書的職能，信息管理職能，督促檢查職能，綜合協(xié)調(diào)職能，參謀輔助職能，后勤保障職能，“不管部”職能。

　　秘書部門設(shè)置的原則：凡是獨(dú)立的單位，即有領(lǐng)導(dǎo)和辦事人員，有經(jīng)常業(yè)務(wù)，在一定范圍內(nèi)獨(dú)立行使一定職權(quán)的實(shí)體單位，必須設(shè)立秘書部門；大單位內(nèi)部的分支機(jī)構(gòu)，如果存在一定的秘書工作任務(wù)，也可以設(shè)立辦公室或秘書科等秘書機(jī)構(gòu)，但按照規(guī)定與慣例，這些分支機(jī)構(gòu)一般不對(duì)外行文；設(shè)置的秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)，人員條件也必須相適應(yīng)，合乎精簡(jiǎn)，高效和適應(yīng)需要的原則；秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，還要適應(yīng)辦公技術(shù)發(fā)展的要求。

　　6、怎樣理解秘書部門“不管部”的職能？

　　答：秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補(bǔ)闕，消滅領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)管理工作中的空白點(diǎn)，是“不管部”職能的集中體現(xiàn)，秘書部門工作的全面性，綜合性和相對(duì)超脫性，決定了它可以成為處理“不管”事務(wù)的最佳部門。

　　7、秘書部門如何優(yōu)化其運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制？

　　答：一優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)整體功能，二優(yōu)化工作目標(biāo)，明確輔助重點(diǎn)，三優(yōu)化工作環(huán)境，力爭(zhēng)主動(dòng)服務(wù)。

　　秘書部門運(yùn)轉(zhuǎn)的特點(diǎn)：圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)而運(yùn)轉(zhuǎn)，工作內(nèi)容調(diào)度綜合，但又與其他職能部門之間互有交叉，因而，既不要隨意超越自己的職責(zé)范圍，又要與職能部門間搞好協(xié)調(diào)與配合；因領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全面輔助的秘書部門，必須著眼于全局，淡化部門觀點(diǎn)；不同部類，不同行業(yè)，不同層次的秘書部門的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)，存在不同特點(diǎn)。

　　8、理解秘書工作的性質(zhì)

　　答：秘書工作的性質(zhì)：政策性，從屬性，輔助性，機(jī)要性，綜合性，被動(dòng)性，潛隱性。政策性是秘書人員處理黨政文件，了解黨和國(guó)家的重要機(jī)密，出入于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)并參與輔助、傳達(dá)和招待決策等重要活動(dòng)決定的，從屬性是由秘書工作本身所決定的，輔助性是秘書工作的本質(zhì)屬性，機(jī)要性是因?yàn)槊貢藛T都不同程度地接觸到某一個(gè)政黨、政權(quán)和社會(huì)集團(tuán)的各種秘密，綜合性是領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性決定的，被動(dòng)性和潛隱性是由秘書工作的從屬性特點(diǎn)與輔助地位決定的。

　　9、簡(jiǎn)述秘書工作的內(nèi)容

　　答：秘書工作的內(nèi)容分為三類：日常程序化工作：包含撰寫公文，文書處理，接待工作，會(huì)務(wù)工作，調(diào)查研究，信息工作，信訪工作，督查工作，印信憑證管理，機(jī)要保密工作，機(jī)關(guān)檔案管理，機(jī)關(guān)事務(wù)管理，秘書部門自身建設(shè)工作；領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作；為領(lǐng)導(dǎo)出主意，當(dāng)參謀包括：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人安排好工作布局，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)參謀，做助手，信息的綜合研究與溝通，辦文辦事，起草文件時(shí)，預(yù)先拿出方案或意見。

　　10、新形勢(shì)下對(duì)秘書工作的新要求對(duì)你有何啟示？

　　答：必須始終把講政治作為黨委辦公廳工作的靈魂，必須始終把圍繞中心，服務(wù)大局作為黨委辦公廳工作的主題，必須始終把保持良好作風(fēng)作為黨委辦公廳工作的保證，必須始終把與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新作為推進(jìn)黨委辦公廳工作的動(dòng)力；要認(rèn)真履行參謀助手職責(zé)，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，充分發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用，確保日常工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，大力加強(qiáng)督促檢查工作，努力促進(jìn)黨委決策的貫徹落實(shí)，進(jìn)一步做好后勤服務(wù)工作，切實(shí)為黨委工作提供有力的保障。

　　11、怎樣理解我國(guó)今后秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)？

　　答：我國(guó)今后秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)，核心問題就是實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的問題，具體反映在四個(gè)方面：秘書社會(huì)職業(yè)化：秘書服務(wù)對(duì)象的多元化，是實(shí)現(xiàn)秘書職業(yè)化的基本前提，秘書素質(zhì)的專業(yè)化，是實(shí)現(xiàn)秘書社會(huì)職業(yè)化的內(nèi)在條件，秘書工作的行業(yè)化，是秘書社會(huì)職業(yè)化的重要表現(xiàn)之一；勞動(dòng)成果商品化，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的普遍特征之一，秘書隊(duì)伍女性化，工作手段現(xiàn)代化，是實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化的重要保證條件之一。

　　12、簡(jiǎn)述秘書工作管理理念更新的內(nèi)涵。

　　答：秘書工作管理理念更新的必須實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變，即要從偏重于辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧崔k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；從單純收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理，從被動(dòng)服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。新的理念包括：主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新意識(shí)，參謀意識(shí)，信息意識(shí)，系統(tǒng)觀念，效能觀念等。

　　13、秘書工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的價(jià)值體現(xiàn)在哪些方面？

　　答：秘書工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的價(jià)值體現(xiàn)主要表現(xiàn)在：為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊，為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞，為領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸，為領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補(bǔ)闕。

　　14、理解秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)決策的關(guān)系。

　　答：決策是一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者，管理者的最主要的任務(wù)，在決策過程中，秘書部門肩負(fù)著輔助決策的任務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，是秘書部門和秘書人員一項(xiàng)極為重要的，最高層次的工作任務(wù)；決策在管理工作中具有重要地位，貫穿于管理工作的各個(gè)方面，是管理工作的核心，是執(zhí)行各種管理職能的基礎(chǔ)，科學(xué)的決策是一個(gè)完整的過程，它有一定的程序和步驟，決策的過程包括確定決策目標(biāo)，秘書人員在這一程序中，主要任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行調(diào)查研究，搜集信息，發(fā)現(xiàn)需要決策解決的問題，為領(lǐng)導(dǎo)者正確確定決策目標(biāo)服務(wù)；擬定方案，秘書人員在這一程序中，除了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供各種信息資料，搜集研究決策的理論依據(jù)，方針政策依據(jù)，各種有關(guān)的實(shí)際情況，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等之外，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選定知囊團(tuán)人員，受托作為領(lǐng)導(dǎo)者與智囊團(tuán)之間的聯(lián)系人，及時(shí)將智囊團(tuán)工作向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)；評(píng)估和選擇方案，這一步驟是決策的關(guān)鍵步驟，通常采用的辦法有經(jīng)驗(yàn)判斷，數(shù)學(xué)分析和試驗(yàn)三種，秘書人員在這一程序中的任務(wù)，是為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行判斷和方案選優(yōu)服務(wù)，包括在機(jī)關(guān)首長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，制定建議方案，并加以分析，預(yù)測(cè)，論證和進(jìn)行可行性研究等；典型試驗(yàn)，秘書人員在決策的這一程序中，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選定試驗(yàn)點(diǎn)，對(duì)試驗(yàn)情況進(jìn)行反饋，要善于提出修正決策或重新決策的建議；普遍實(shí)施，這個(gè)階段的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，都需要有秘書工作者加以協(xié)助，追蹤控制等作用，除上述作用外，還要進(jìn)行組織協(xié)調(diào)，綜合情況，溝通信息的工作，以協(xié)調(diào)決定參與者與決策中心的力量，使各方面相互配合，和諧一致高效地工作。

　　對(duì)秘書工作有啟示意義有管理原理：人本原理，系統(tǒng)原理，整分合原理，封閉原理，動(dòng)態(tài)原理，動(dòng)力原理，效應(yīng)原理，彈性原理，能級(jí)原理。