09年10月自考“公文寫作與處理”復習資料第十二章

09年10月自考“公文寫作與處理”復習資料第十二章

　　一、什么是歸檔文件整理工作：

　　歸檔文件整理工作是指將歸檔文件以件為音位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 宗旨：簡化整理、深化檢索。

　　二、歸檔文件整理意義：

　　1、能夠保持文件之間有機聯(lián)系，便于文件的查找利用；

　　2、可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管；

　　3、為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。

　　三、文書部門整理制度優(yōu)越性：

　　1、由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。

　　2、由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

　　3、由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關(guān)承辦人員查閱文件就比較方便，也便于平時文件的收集與整理。

　　4、由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可促進機關(guān)檔案工作，提高檔案管理水平，更好的為機關(guān)工作服務(wù)。

　　四、選擇機關(guān)公文整理（立卷）立卷的地點應(yīng)考慮的相關(guān)因素：

　　1、被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。

　　2、對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。

　　3、確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關(guān)辦公地點的分布情況。

　　4、還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度。

　　五、歸檔文件整理的概念：

　　歸檔文件：指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料

　　歸檔文件整理：指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。

　　六、歸檔文件整理原則：

　　1、遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；

　　2、區(qū)分文件的不同保存價值；

　　3、便于保管和利用。

　　七、歸檔文件整理質(zhì)量要求：

　　1、應(yīng)當齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制；

　　2、整理歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

　　書寫材料—筆應(yīng)使用鋼筆和毛筆，墨水應(yīng)使用藍黑、碳素及墨汁。不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。

　　紙張—A4，60-80克膠版印刷紙或復印紙。裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等。

　　八、歸檔文件整理方法的改革（試述歸檔文件整理以“件”為單位同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較不同之處。）

　　1、取消案卷，實際文件級管理，免除了繁鎖、復雜的組卷過程；

　　2、界定“件”的要件，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；

　　3、分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），并允許各單位視具體民政部組合及簡化分類層次；

　　4、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可；

　　5、文件排列方法強調(diào)按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用；

　　6、歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目；

　　7、取消案卷，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

　　8、無需編頁呈，目錄改高“頁數(shù)”項；

　　9、歸檔文件直接裝盒保管；

　　10、無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

　　11、檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化：①封面只設(shè)“全宗名稱”；②盒脊保留“全宗號、年度”，增設(shè)“保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號”

　　九、如何推行文件整理方法（推進以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)做好哪些方面的工作？

　　1、更新觀念，增強改革意識

　　2、提高人員素質(zhì)

　　3、加強硬件建設(shè)即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入

　　4、注意新舊整理方法的銜接

　　十、歸檔文件整理的工作步驟

　　1、裝訂—歸檔文件整理的第一步，可從實體上將歸檔文件的基本單位“件”確立下來。

　　2、分類—指全宗內(nèi)歸(武漢自考)檔文件的實體分類，將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

　　3、排列—指分類方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定

　　4、編號—指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明

　　5、編目—指編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一。

　　6、裝盒—指將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內(nèi)容。

　　十一、文件歸檔要求：

　　1、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　　2、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　　3、歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。

　　說明：

　　1、星級越高越要重視！

　　2、X表示選擇（包括多選）可能出現(xiàn)

　　P表示判斷

　　J代表簡答

　　L代表論述