自考“企業(yè)檔案管理”筆記（15）

　　22.論：閱覽的功能特點？（看）

　　答：（1）能夠使用戶直接與檔案原件見面，保證利用的質(zhì)量。

　　（2）閱覽空間、時間固定，便于控制信息的輸出，保護檔案載體及信息的安全；同時，在某種程度上，用戶長時間利用檔案受到限制。

　?。?）閱覽手續(xù)簡單，一方面，節(jié)約了用戶的利用時間；另一方面，節(jié)約其他利用方式須消耗的人力、物力和財力，如不需要復(fù)制、專門借閱登記等。

　?。?）閱覽的環(huán)境良好，可以提供一些必要的閱覽設(shè)備和參考資料、工具書等，方便利用；特別是可以得到企業(yè)檔案工作者的咨詢服務(wù)，提高利用的效率。

　　23.簡：對企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開展出借服務(wù)時要注意的事項？

　　答：對企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開展出借服務(wù)時要注意兩點：

　　1） 在同一時間內(nèi)，對同一用戶出借檔案的數(shù)量應(yīng)予以適當控制，不宜過多；

　　2） 不向用戶出借與其職能活動無關(guān)的企業(yè)檔案。

　　24.在開展企業(yè)檔案出借服務(wù)時，會計檔案一般（C）出借。

　　A可以對外

　　B開架

　　C不對外

　　D閉架

　　25.論：出借服務(wù)的功能特點？（看）

　　答：（1）能夠使用戶將檔案材料帶在身邊，隨時查閱，增加了利用的靈活性。

　?。?）有利于用戶深入研究檔案材料的內(nèi)容，更大地發(fā)揮企業(yè)檔案的價值。

　　（3）出借和歸還企業(yè)檔案，有完整的登記記錄，有利于統(tǒng)計利用情況和反饋利用效果。若借出檔案有損壞、泄密情況，有利于調(diào)查責任者。

　　（4）相對閱覽而言，在檔案信息安全性方面，控制的難度有所增加。

　　26.論：復(fù)制供應(yīng)的功能特點？（看）

　　答：（1）準確性高，能使用戶利用到與原件相同的檔案材料。

　?。?）有效地保護檔案原件的安全，信息安全的保護能力相對較弱。

　?。?）允許多用戶同一時間內(nèi)共享同一份檔案，提供利用的效率。

　?。?）能為企業(yè)復(fù)用已有的科技成果創(chuàng)造條件，從而節(jié)約企業(yè)資源的再投入。

　?。?）是企業(yè)科技成果進入市場的必要條件。

　　27.論：企業(yè)檔案的技術(shù)市場交流？☆

　　答：企業(yè)檔案技術(shù)市場交流與復(fù)制供應(yīng)密切相關(guān)的一種提供利用服務(wù)的方式。所謂技術(shù)市場交流，是指企業(yè)檔案部門將企業(yè)的科技成果檔案制成復(fù)制品后，推向市場，參與技術(shù)貿(mào)易，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。這是企業(yè)檔案部門實行有償服務(wù)、搞活工作的一個契機。在為技術(shù)信息市場化服務(wù)的過程中，應(yīng)注意保護企業(yè)技術(shù)秘密。

　　技術(shù)市場交流的功能特點：

　?。?）有償性。外單位購買科技信息時須交付一定的償金，這些經(jīng)濟收益中也有檔案部門的功勞。

　?。?）對時效性的要求高。由于技術(shù)進步的速度越來越快，科技成果只有及時進入市場，才有機會實現(xiàn)轉(zhuǎn)讓。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極收集企業(yè)內(nèi)最新的科技成果材料，關(guān)注市場動態(tài)，在允許的條件下，將技術(shù)成果適時推向市場。

　?。?）利用的都是復(fù)制件，原件由企業(yè)檔案部門保管，不參加流通。

　　28.以下企業(yè)檔案的利用形式哪些屬于信息公布（ACDE）

　　A展覽、陳列

　　B閱覽

　　C公開印刷出版

　　D媒體報道

　　E目錄交流

　　29.論：信息公布的功能特點？☆

　　答：（1）信息公布服務(wù)的用戶范圍廣，擴展至全社會，具有開放性，是宣傳功能最強的一種服務(wù)方式。

　?。?）公布的檔案信息包括一次、二次、三次信息，能充分發(fā)揮企業(yè)各類檔案信息的作用。其中，利用較多的是檔案的加工信息，較原生信息系統(tǒng)性、概括性更強，信息量也更大，并縮短利用時間。

　?。?）企業(yè)檔案部門采取信息公布方式，能根據(jù)企業(yè)計劃和任務(wù)的要求，以及用戶的需求規(guī)律和特點，選擇和調(diào)整具體的服務(wù)方法，因而具有主動性、靈活性的特征。

　?。?）企業(yè)內(nèi)部檔案信息對外公布的同時，企業(yè)檔案部門收集外部的相關(guān)信息，因此具有重要的互利功能。

　　30.企業(yè)檔案咨詢服務(wù)的內(nèi)容包括（ACDE）

　　A有關(guān)具體項目的技術(shù)性問題

　　B企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略

　　C有關(guān)具體項目的細節(jié)問題

　　D檔案存儲及檢索方面的問題

　　E有關(guān)具體項目、活動形成和利用檔案的情況

　　31.論：咨詢服務(wù)的功能特點？☆

　　答：（1）對企業(yè)檔案工作者的要求高，用戶提出的問題是多角度、多層次的，咨詢員憑借自身的知識為利用者服務(wù)，因此要求其具有較高的素質(zhì)，至少須具備以下四個方面的素養(yǎng)：

　　1、熟知檔案專業(yè)知識；

　　2、了解有關(guān)企業(yè)科技、管理的知識；

　　3、具備良好的表達、交流能力，包括口頭表達能力和書面表達能力；

　　4、熟悉國家、企業(yè)有關(guān)的政策、法律、法規(guī)，正確處理開發(fā)利用企業(yè)檔案和保護企業(yè)權(quán)益的關(guān)系。

　?。?）直接性。企業(yè)檔案用戶和咨詢員是面對面的交流，一問一答，直接針對用戶疑問進行解答，縮短檢索時間，減少用戶單獨檢索的結(jié)果與實際需求之間的差異，并能在一定程度上避免用戶進一步查找原件，提高利用率。

　?。?）交互性。咨詢服務(wù)過程中，用戶與檔案人員能夠圍繞某一問題共同探討，是一個互相了解、互相影響的過程。通過探討，咨詢員能進一步理解用戶的需求目標和特點，并據(jù)此為用戶提供指導(dǎo)和幫助；用戶也能進一步了解企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作。因此，交互性質(zhì)的咨詢服務(wù)能調(diào)動服務(wù)雙方的積極性，既滿足用戶的利用需求，又擴大企業(yè)檔案部門的影響。

　　32.論：制發(fā)檔案證明服務(wù)要求？☆

　　答：制發(fā)檔案證明服務(wù)，應(yīng)滿足以下幾點要求：

　　1. 事先應(yīng)審核用戶的要求是否合理；

　　2. 須根據(jù)企業(yè)檔案原件、副本或抄本編寫檔案證明，若沒有原件、副本、抄本，也可根據(jù)草稿、草案、草圖來編寫；

　　3. 不應(yīng)列入其他材料；

　　4. 應(yīng)注明有關(guān)材料的出處及編寫方法；

　　5. 文字準確、客觀、明了，不得根據(jù)主觀認識，擅自解釋有關(guān)檔案內(nèi)容；

　　6. 加蓋印章后方可使用。

　　33.企業(yè)檔案利用服務(wù)反饋信息包括（ACD）

　　A用戶的意見和建議

　　B檔案案卷的質(zhì)量

　　C利用效果

　　D用戶對企業(yè)檔案利用的需求及其發(fā)展趨勢

　　E檔案分類方案

　　34.反饋信息的收集方法，從收集手段的角度分，可分為口頭收集、書面收集、電話收集、網(wǎng)絡(luò)收集等等。從收集方式的角度分，可分為直接法、間接法。（看）

　　35.反饋信息普遍適用性的書面收集方法：（BCDE）

　　A電話收集

　　B利用情況登記制度

　　C調(diào)查問卷方法

　　D用戶意見箱制度

　　E用戶座談會制度