自考“企業(yè)檔案管理”筆記（9）

　　第四章 企業(yè)檔案整理

　　第一節(jié) 企業(yè)檔案全宗的劃分

　　簡：企業(yè)是否成為一個立檔單位的條件？

　　答：立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指具有社會獨(dú)立性的可以形成全宗的組織或個人。立檔單位的構(gòu)成條件一般包括：

　　1、 可以獨(dú)立行使職權(quán)，能以自己的名義單獨(dú)對外行文；

　　2、 是一個預(yù)算會計單位或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，可以自己編造預(yù)算或財務(wù)計劃；

　　3、 設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。

　　具體對企業(yè)來說，能否成為一個立檔單位，主要應(yīng)看這個企業(yè)：

　　1、 是否取得法人資格；

　　2、 是否屬于獨(dú)立經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)核算實(shí)體。

　　企業(yè)法人的條件包括：

　　（1） 有完備的開業(yè)批準(zhǔn)手續(xù)，在工商行政管理部門注冊登記；

　?。?） 擁有相應(yīng)的固定資產(chǎn)和流動資金。

　?。?） 在銀行開設(shè)有賬戶，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算。

　　（4） 有基本的生產(chǎn)經(jīng)營自主權(quán)，有權(quán)處理自身的債權(quán)、債務(wù)，能對國家和其他經(jīng)濟(jì)組織承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

　　論：改革開放以來企業(yè)檔案全宗的劃分？

　　答：十一屆三中全會以來，隨著改革開放的逐步的深入，我國的經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了重大的變化，以公有制為主體、多種經(jīng)濟(jì)成分共同發(fā)展的格局已經(jīng)形成。在這一變革中，立檔單位在組織形式、管理職能等方面都出現(xiàn)了不同程度的變化，企業(yè)檔案全宗的劃分面臨著新的問題，主要存在5種情況：

　?。?）在企業(yè)兼并中，如果甲公司被并入乙公司，那么甲公司在新的階段不再成為立檔單位，其原有檔案仍作為一個全宗保留；乙公司則繼續(xù)作為立檔單位，其檔案全宗可在兼并前后保持不變，仍屬同一個全宗。

　?。?）如果甲、乙兩公司合并，成立丙公司，那么甲公司和乙公司在新的階段都不再成為立檔單位，其原有檔案仍分別作為單獨(dú)的全宗保留；丙公司則成為新的立檔單位，建立新的全宗。

　?。?）在松散型的企業(yè)集團(tuán)中，集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)保持著獨(dú)立的法人地位，所以其檔案仍按所屬企業(yè)來建立全宗。集團(tuán)內(nèi)有多少個具有法人資格的企業(yè)，就有多少個立檔單位，就建立多少個全宗。

　?。?）在緊密型的企業(yè)集團(tuán)中，如果僅有企業(yè)集團(tuán)本身具備獨(dú)立法人地位，就只構(gòu)成一個立檔單位，其檔案就只形成一個全宗。如果集團(tuán)內(nèi)各成員單位還同時保留著原來的法人地位，則各個成員單位仍屬于立檔單位，其檔案仍各自構(gòu)成全宗。

　　（5）企業(yè)更換名稱、變動領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、遷移地址、暫時停止生產(chǎn)經(jīng)營活動、調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營范圍等情況，均屬于非根本性的變動，所以不能構(gòu)成新的立檔單位，其檔案仍應(yīng)屬于原來的同一個全宗。

　　第二節(jié)  企業(yè)檔案分類

　　簡：企業(yè)檔案分類的性質(zhì)：

　　檔案分類有2種情況：

　　1、 檔案信息的分類，又稱檢索分類：以檔案所記錄的信息為對象，目的是解決檔案信息資源共享中的檢索查詢問題；

　　2、 檔案實(shí)體的分類，又稱館藏分類：以檔案實(shí)體為對象，目的是解決檔案實(shí)體在檔案館（室）中的秩序和位置問題。

　　企業(yè)檔案分類，一般主要屬于實(shí)體的分類。國家檔案局91年7月頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，主要用來指導(dǎo)各類工業(yè)企業(yè)檔案實(shí)體的分類整理和排架管理。

　　選：企業(yè)檔案分類的過程：在一般情況下，人們研究、討論企業(yè)檔案分類問題，重點(diǎn)是圍繞編制企業(yè)檔案分類方案來進(jìn)行的。

　　簡：企業(yè)檔案分類的原則？

　　答：（1）以企業(yè)的全部檔案為對象；

　　（2）依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)；

　?。?）保持企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系；

　?。?）便于企業(yè)檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　簡：企業(yè)檔案分類的要求：

　　應(yīng)具有較強(qiáng)的政策性、科學(xué)性和適用性。

　　1、企業(yè)檔案分類的思想性。

　　1） 以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)。

　　2） 符合國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、政策和標(biāo)準(zhǔn)。

　　3） 從實(shí)際出發(fā)。

　　4） 反映新時期以來企業(yè)的工作職能和運(yùn)行機(jī)制的新情況、新變化。

　　2、企業(yè)檔案分類的科學(xué)性。

　　1） 企業(yè)檔案分類要遵循一定的邏輯規(guī)則。

　　2） 能包容企業(yè)檔案的實(shí)際內(nèi)容。

　　3） 保持相對的穩(wěn)定。

　　3、企業(yè)檔案分類的適用性。

　　1） 符合特定企業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn)。

　　2） 留有一定的余地和彈性。

　　3） 力求簡單明了，易懂好記，便于掌握。

　　選：企業(yè)檔案分類的9個標(biāo)準(zhǔn)：

　　1、 職能；

　　2、 問題；

　　3、 組織機(jī)構(gòu)；

　　4、 年度；

　　5、 型號；

　　6、 課題；

　　7、 工程項目；

　　8、 專業(yè)性質(zhì)；

　　9、 檔案形式。

　　論：企業(yè)檔案分類的（標(biāo)準(zhǔn)）方法（九個簡答題）

　　答：（1）職能分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。職能分類是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中均將職能分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級類目的設(shè)置。職能分類標(biāo)準(zhǔn)與組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)的不同之處在于：職能分類沒有完全局限于同一組織機(jī)構(gòu)所形成檔案的不可分割性。

　?。?）問題分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。按問題標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可使相同問題性質(zhì)的企業(yè)檔案得到相對集中，避免反映同類問題的檔案文件被分散。尤其值得肯定的是，按問題標(biāo)準(zhǔn)分類有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。

　　（3）組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來劃分企業(yè)檔案的類目。按組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以客觀地反映企業(yè)各個內(nèi)部機(jī)構(gòu)的工作活動的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。

　　（4）年度分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業(yè)檔案的類目?，F(xiàn)行文書工作制度一般規(guī)定文件按年度進(jìn)行立卷歸檔，所以分類亦可以年度為標(biāo)準(zhǔn)。按年度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，符合管理類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡便易行。

　　（5）型號分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號來劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。按型號標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以將同一型號的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個型號的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號成套地利用有關(guān)檔案。

　?。?）課題分類標(biāo)準(zhǔn)

　　是指按獨(dú)立的研究課題（或稱專題）來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。按課題標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。

　?。?）工程項目分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按獨(dú)立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。按工程項目標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以將同一工程項目的檔案材料集中，反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用有關(guān)檔案。

　　（8）專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。按專業(yè)性質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以使具有同一專業(yè)性質(zhì)的檔案材料得到集中，便于從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。

　?。?）檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　是指按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。按檔案形式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中，便于從檔案形式的角度管理和利用有關(guān)檔案。例如，會計檔案就應(yīng)當(dāng)以文件名稱為標(biāo)準(zhǔn)，劃分為憑證、賬簿和報表等類目。

　　簡：企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合？

　　答：企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，又可稱為分類標(biāo)準(zhǔn)的綜合運(yùn)用。它是指當(dāng)某類企業(yè)檔案材料有兩個或兩個以上層次的類目劃分，需要采用兩種或兩種以上的分類標(biāo)準(zhǔn)時，這些分類標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用的先后次序。

　　簡：企業(yè)檔案分類層次的確定：

　　企業(yè)檔案的分類層次不是固定的，沒有一個絕對的模式。要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定。

　　1、 不同性質(zhì)的企業(yè)，檔案的分類層次有差異。規(guī)模較小的應(yīng)適當(dāng)簡化分類層次，可內(nèi)設(shè)一級；規(guī)模大的層次應(yīng)多一些，可分到三——四級。

　　2、 同一企業(yè)的不同門類的檔案材料，由于工作的性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模不同，分類層次可有區(qū)別。在同一個企業(yè)的檔案分類體系中，只要條理清晰，標(biāo)識規(guī)范，即使不同門類檔案的分類層次有一些差異，也不會產(chǎn)生消極影響。