自考《科技檔案管理》串講(10)

　　第十章 科技檔案收集工作

　　填空：

　　1. 科技檔案收集工作，是指基層科技檔案部門和科技專業(yè)檔案館，通過接收等方式，把具有保存價值的科技文件或科技檔案，集中到科技檔案部門統(tǒng)一管理的一項業(yè)務管理活動。

　　2. 基建工程施工和竣工檔案的收集，關鍵是要抓住竣工驗收階段。

　　3. 我國的科技檔案是在集中統(tǒng)一管理的原則指導下，按專業(yè)實行分級管理的。

　　單、多選：

　　1. 科技檔案收集工作的基本形式有：典型形式、補充形式。

　　2. 按照有關接收、歸檔制度，成套地接收科技檔案，是科技檔案部門收集工作的典型形式。

　　3. 科技檔案收集的方法有：接收、征集、征購或購買、代存、實測補制。

　　4. 收集工作是科技檔案工作的基礎，是豐富科技檔案館（室）藏的重要手段。

　　5. 為了確?？萍紮n案收集質量，可以實行“科技檔案質量檢驗單”制度。

　　6. 機械產品檔案的收集的階段包括：樣機鑒定階段、試制鑒定或產品定型鑒定階段。

　　7. 工程設計檔案的收集關鍵要抓住初步設計完成階段和設計結束和總結階段。

　　8. 收集外購設備檔案應及時抓住兩個環(huán)節(jié)：設備開箱驗收、設備安裝、調試完畢。

　　9. 科研檔案的收集要抓住年終總結和成果鑒定兩個環(huán)節(jié)。

　　10. 實測補制是科技檔案補充收集的重要形式。

　　11. 進館范圍是科技專業(yè)檔案館業(yè)務建設的基礎，是合理構成科技專業(yè)檔案館館藏結構的依據(jù)。

　　12. 確定科技專業(yè)檔案館的進館范圍應考慮以下原則：價值原則、專業(yè)原則、分級管理原則、綜合性原則。

　　13. 科技專業(yè)檔案館的接收制度主要有：科技檔案實行無償性進館制、科技檔案實行相關單位主送制、科技檔案實行補送制。

　　名詞：

　　1. 實測補制——這是科技檔案補充收集的一種特殊方式，即通過對科技檔案反映的物質對象進行實際測量，重新繪制出相應的科技文件，以彌補庫藏科技檔案的嚴重短缺。

　　2. 科技檔案補送制——是科技專業(yè)檔案館收集工作的重要制度。建立補送制的目的，是為了適應科技檔案的形成特點，保持館藏科技檔案的完整性和準確性，實現(xiàn)科技專業(yè)檔案館的職能。

　　簡答和論述：

　　一、簡述為什么說收集工作是科技檔案的基礎？125

　　答：1 科技檔案雖然是科技檔案工作的物質對象，但是它并不是科技檔案部門自己產生和形成的，而是各個有關單位的科技業(yè)務部門在科技、生產活動中形成的，必須通過收集才能將它們集中到科技檔案部門。

　　2 如果沒有收集工作，科技檔案部門就沒有自己工作的物質對象，也就無從談起科技檔案的各項管理活動。

　　3 不論是對一個單位或是對整個國家來說，科技檔案收集工作既是建立科技檔案工作的基礎，又是豐富館（室）藏的手段。

　　二、簡述科技檔案收集工作的要求？126

　　答：1 要在法律法規(guī)的指導下進行收集。

　　2 收集工作要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。

　　3 收集工作要保證科技檔案的質量。

　　三、簡述基層科技檔案部門收集工作的方法和措施？128

　　答：1 按制度接收科技文件歸檔。

　　按照歸檔制度接收歸檔，是基層科技檔案部門收集科技檔案的基本方法。

　　2 明確和疏通收集渠道，定向定內容進行收集。

　　為了保證收集工作順利、有效地進行，科技檔案部門必須明確和疏通具體的收集渠道，以便對科技檔案進行定向、定內容收集。

　　3 研究科技檔案的形成規(guī)律，把握收集時機。

　　4 實行多種方式結合，做好科技檔案收集工作。

　　四、試述協(xié)作項目科技檔案收集工作的具體做法？130

　　答：對于協(xié)作項目科技檔案的收集，應以主持單位作為收集的主渠道。

　　1 各參加單位負責將各自承擔任務形成的科技文件收集齊全，經(jīng)過鑒別整理，按預定的要求，移交給項目的主持單位。

　　2 由主持單位將各參加單位匯交來的科技文件與本單位承擔該項目形成的科技文件一起進行系統(tǒng)整理，統(tǒng)一向本單位科技檔案部門移交歸檔。

　　3 當本單位只是協(xié)作項目的參加單位時，科技檔案部門只要求項目參與部門將有關參與部分的科技文件按歸檔要求整理歸檔；如果需要成套收集這一協(xié)作項目的檔案材料，那么就可以向主持單位提出要求，以復制件形式進行收集。

　　五、簡述如何通過多種方式的結合，做好科技檔案的收集工作？135

　　答：1 收集工作與計劃管理相結合。

　　首先，檔案部門要同計劃部門緊密配合，準確掌握科技、生產活動的具體安排。

　　其次，檔案部門應根據(jù)生產計劃制定歸檔計劃。

　　2 接收歸檔與現(xiàn)場收集相結合。

　　3 隨時收集與集中收集相結合。

　　4 實測補制與科技生產任務相結合。實測補制是科技檔案補充收集的重要形式。

　　六、簡述基層科技檔案部門在收集工作中，如何做到接收歸檔與現(xiàn)場收集相結合？135

　　答：1基層科技檔案部門的收集工作，主要是通過接收科技文件歸檔實現(xiàn)的。

　　2 在一般情況下，特別是歸檔制度比較健全的情況下，現(xiàn)場收集同接收歸檔相比較處于輔助地位。但是，在歸檔制度不夠健全，或執(zhí)行不嚴格的單位，現(xiàn)場收集處于重要的地位。

　　七、簡述確定科技專業(yè)檔案館進館范圍的價值原則？（以前考過，但要看）137

　　答：科技專業(yè)檔案館是永久保存科技檔案的基地，應接收具有重要價值并需要長遠保存的科技檔案。

　　1 歷史研究價值：通過進館范圍，能夠將那些反映本專業(yè)各個歷史發(fā)展階段的、具有代表性的科技檔案集中在科技專業(yè)檔案館中。

　　2 現(xiàn)實查考利用價值：要求接收反映本專業(yè)重要或重大科技、生產活動和具有普遍的社會利用價值的科技檔案，使科技專業(yè)檔案館成為科技信息的利用和咨詢中心。

　　八、簡述確定科技專業(yè)檔案館進館的專業(yè)原則？137（重點看）

　　答：科技專業(yè)檔案館應根據(jù)專業(yè)分工的要求，保存本專業(yè)重要的科技檔案和其他相關的科技資料。確定進館范圍時，應當從專業(yè)角度解決好以下問題：

　　1 以反映本專業(yè)重要科技、生產活動的科技檔案為館藏主體。

　　2 從科技檔案的來源上保證科技專業(yè)檔案館的專業(yè)特點。

　　3 科技專業(yè)檔案館還應保存本專業(yè)重要的科技資料，以便更好地配合科技檔案提供利用。

　　九、試述科技檔案進館為什么要實行相關單位主送制？139（重點看）

　　答：1 科技專業(yè)檔案館接收科技檔案實行相關單位主送制，即對不同種類、不同項目的科技檔案，按照有關規(guī)定，分別確定其主送單位，對科技檔案采取重點接收的進館方式。

　　2 主送制是科技專業(yè)檔案館接收進館的特殊方式。 這是因為：一種產品的科技檔案，同一型號設備的隨機文件等。常常不讓一個單位擁有。

　　3 基于上述特點，科技檔案一般不采取普遍接收進館的方式，而實行相關單位主送制。

　　4 相關單位主送制的作用，是在豐富館藏的過程中避免科技檔案內容的大量重復，有利于科技檔案集約化管理，有利于保證館藏質量，提高館藏的綜合效益。

　　十、簡述科技檔案進館的手續(xù)和要求？140

　　答：1 把住質量關，保證進館科技檔案完整、準確和系統(tǒng)。

　　2 摸清底數(shù)，制定穩(wěn)妥可行的收集進館方案。

　　3 嚴格檢查，做好進館檔案的驗收工作。檢查的內容有兩個方面：

　　一方面：要認真檢查檔案的內容質量。

　　另一方面：要仔細檢查檔案的保管質量。

　　4 科技檔案進館的交接手續(xù)。

　　向科技專業(yè)檔案館移交科技檔案時，移交單位需要準備一式兩份的移交清冊和有關科技檔案的考證材料。