自考“企業(yè)檔案管理”筆記（第一章）

　　第一章企業(yè)檔案

　　第一節(jié)企業(yè)檔案的概念

　　1. 與企檔相對應的檔案門類或與企業(yè)檔案概念同屬于一個分類體系的檔案包括：

　　1） 國家機關(guān)檔案

　　2） 黨派團體…

　　3） 事業(yè)單位…

　　4） 軍隊…

　　5） 名人…

　　名：企業(yè)檔案：在企業(yè)的各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻載體形式的歷史記錄。

　　2.企業(yè)檔案概念的涵義？

　　答：把握4要點：

　　1）企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動的歷史記錄。

　　① 企檔的形成范圍是具體的，即在特定的企業(yè)活動范圍內(nèi)形成的。

　?、?企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復雜的，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動內(nèi)容的復雜性所決定的。

　　③ 企檔是企業(yè)活動的一種歷史記錄，這說明企檔所反映的事物或活動已經(jīng)完成或千一段落。

　　2） 企業(yè)檔案是企業(yè)活動的直接記錄。

　　企檔是在企業(yè)各項活動中直接形成的，還是事后回憶或事后編寫的。這是企檔區(qū)別于圖書、報刊等其他企業(yè)文獻形式的重要特點，也是企檔之所以具有憑證、依據(jù)等法律證據(jù)作用的關(guān)鍵所在。

　　3） 企業(yè)檔案是保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)活動的記錄。

　　轉(zhuǎn)化3條件：

　　① 具有保存價值的最基本的轉(zhuǎn)化前提條件；

　?、?履行歸檔手續(xù)；

　　③ 相對集中地管理。

　　4） 企業(yè)是各種文獻載體形式的記錄。

　　企檔不是某一種具體的企業(yè)活動記錄形式的專稱，而是對記載企業(yè)活動內(nèi)容的各種文獻載體形式的泛指，是一個總和性概念。

　　選：轉(zhuǎn)化成檔案的3條件：

　　1） 具有保存價值是最基本的轉(zhuǎn)化前提條件；

　　2） 履行歸檔手續(xù)；

　　3） 相對集中地管理。

　　第二節(jié)企業(yè)檔案的種類及其特點

　　選：人們往往將現(xiàn)代企業(yè)劃分為：

　　1） 制造業(yè)企業(yè)；

　　2） 農(nóng)業(yè)企業(yè)；

　　3） 流通企業(yè)；

　　4） 金融…

　　5） 建筑安裝…

　　6） 交通運輸…

　　7） 郵電通訊…

　　名：制造業(yè)企檔：在以機器體系作為勞動手段，采掘自然物質(zhì)資源和對工業(yè)品及農(nóng)產(chǎn)品原料進行加工的各種企業(yè)中形成的檔案。

　　1. 論：制造業(yè)企業(yè)檔案的特點？

　　制造業(yè)企業(yè)檔案是指在以機器體系作為勞動手段，采掘自然物質(zhì)資源和對工業(yè)品及農(nóng)產(chǎn)品原料進行加工的各種企業(yè)中形成的檔案。

　　其檔案的特點由企業(yè)的特點決定：

　　1） 由于制造業(yè)企業(yè)是以大規(guī)模地采用機器或機器體系進行各種產(chǎn)品的生產(chǎn)，因此，在制造業(yè)企業(yè)檔案中，科技檔案的數(shù)量和作用占有絕對的優(yōu)勢。

　　2） 由于勞動分工愈來愈精細，協(xié)作關(guān)系也愈來愈復雜和嚴密，因此，原本用于協(xié)調(diào)各種關(guān)系、明確各種職責的企業(yè)文件幾乎絕大部分都必須轉(zhuǎn)化成具有法律意義的企業(yè)檔案，其對于維系企業(yè)的正常運行和保護企業(yè)的合法權(quán)益具有重要作用。

　　3） 隨著生產(chǎn)社會化程度的不斷提高，制造業(yè)企業(yè)與外部有著廣泛和密切的聯(lián)系，從而使制造業(yè)企業(yè)檔案的成分更加復雜，企業(yè)檔案的形成呈網(wǎng)狀特點。

　?、?大部分制造業(yè)企業(yè)既是新技術(shù)成果和新管理經(jīng)驗的創(chuàng)造者，又是這些新成果、新經(jīng)驗的最早使用者。因此，制造業(yè)企業(yè)檔案具有典型意義，作用范圍常常超出其形成的范圍。

　　選：農(nóng)業(yè)企業(yè)檔案的特點：

　　1） 分散性

　　2） 綜合性

　　3） 情報性

　　名：流通企檔：在從事商品交換和勞務、信息服務等企業(yè)活動中形成的檔案。

　　2. 簡：商業(yè)企業(yè)檔案的特點？

　　商業(yè)企業(yè)檔案的主要特點有3個：

　　1） 經(jīng)營管理性檔案是商業(yè)企業(yè)檔案的主體。

　　2） 絕大部分商業(yè)企業(yè)都擁有一定規(guī)模的基建檔案和設(shè)備檔案。

　　3） 在商業(yè)企業(yè)檔案的形成和管理中，時間性特征和項目性特征并存。

　　名：服務企業(yè)檔案：在利用一定的設(shè)施、工具、信息資源等為社會生產(chǎn)和生活提供勞務、信息服務的企業(yè)中形成的檔案。

　　名：金融企業(yè)檔案：在專門經(jīng)營貨幣和信用業(yè)務的企業(yè)中所形成的檔案。

　　3. 金融企業(yè)檔案的3特點：

　　1） 檔案內(nèi)容相對單一

　　2） 檔案作用具有多功能性

　　3） 檔案價值的特殊性

　　名：交通運輸企業(yè)檔案：在利用運輸工具從事運輸生產(chǎn)或直接為運輸生產(chǎn)服務的企業(yè)活動中形成的檔案。

　　4. 簡：交通運輸企業(yè)檔案的特點？

　　交通運輸企業(yè)檔案的3特點：

　　1） 檔案形成面廣。

　　2） 基建與設(shè)備檔案的數(shù)量較大。

　　3） 檔案的作用具有雙向性。

　　名：郵電通訊企業(yè)：通過郵政和電信，傳遞信息、辦理通信業(yè)務的企業(yè)，包括各級郵電總公司、郵電公司、電信公司、微波總站、線路總站、郵電總站、無線電話公司等。郵電通訊企業(yè)檔案指在這些企業(yè)的活動中形成的檔案。

　　5. 簡：郵電通訊企業(yè)檔案的特點？

　　郵電通訊企業(yè)檔案的主要特點有為：

　　1） 文件的日生產(chǎn)量較大，但絕大部分的保存價值卻較小

　　2） 設(shè)備檔案內(nèi)容復雜而且存址分散

　　3） 相當一部分檔案是由多個企業(yè)共同形成的

　　4） 檔案的作用具有雙向性，如發(fā)、收報。

　　6. 簡：建筑安裝企業(yè)檔案的特點：

　　建筑安裝企業(yè)的活動有4個特點：

　　1） 生產(chǎn)的流動性；

　　2） 生產(chǎn)對象的單件性；

　　3） 生產(chǎn)周期的長期性；

　　4） 企業(yè)行為的法律制約性。

　　其檔案具有相應的特點：

　　1） 生產(chǎn)技術(shù)檔案為主體且檔案的形成時間較為分散；

　　2） 檔案以工程項目成套；

　　3） 最終的生產(chǎn)成果檔案即為產(chǎn)品所有者的竣工檔案，成果檔案具有雙重性；

　　4） 由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時間較長，合同類檔案一般都具有長遠的保存價值。

　　7. 論：企業(yè)檔案的共性及其意義？

　　由于行業(yè)特點和企業(yè)活動性質(zhì)的不同，決定了不同種類的企業(yè)檔案各有其特殊性，其特殊性對于企業(yè)檔案的管理具有重要的規(guī)定作用。

　　一般企業(yè)檔案按所反映的企業(yè)活動的職能性質(zhì)劃分為五個基本類：

　　管理類、

　　業(yè)務類、

　　財務類、

　　人事類、

　　用戶類。

　　1） 管理類包括行政管理、物資管理、生活管理等企業(yè)活動內(nèi)容；

　　2） 業(yè)務類一般視具體情況而定：

　　① 生產(chǎn)型企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動和經(jīng)營活動等

　?、?非生產(chǎn)型企業(yè)則專指以主要業(yè)務內(nèi)容為中心的經(jīng)營活動，主要

　　檔案為經(jīng)營管理性檔案

　　3） 財會類和人事類檔案則在各類企業(yè)中都有形成

　　4） 用戶類檔案是由企業(yè)的服務性質(zhì)決定產(chǎn)生的，也普遍存在于各種企業(yè)之中。

　　以上企業(yè)檔案的共性，為研究企業(yè)檔案的一般性管理理論與管理方法提供了可能性。有利于各企業(yè)之間既要針對自身的檔案特點開展管理工作，又要善于吸取其他企業(yè)檔案管理的好經(jīng)驗、好方法，開展不同企業(yè)檔案管理的業(yè)務交流，同時也為國家檔案行政管理機關(guān)依法對企業(yè)檔案工作進行監(jiān)督管理，確定管理的深度和廣度提供必要的依據(jù)來源。

　　第三節(jié) 企業(yè)檔案的功能及其運動規(guī)律

　　1. 企業(yè)檔案的4個功能：

　　1） 記錄企業(yè)歷史

　　2） 著錄企業(yè)資產(chǎn)

　　3） 維系企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)

　　4） 保護企業(yè)的合法權(quán)益

　　2. 論：企業(yè)檔案著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能？

　　企業(yè)資產(chǎn)是指企業(yè)擁有或控制的可用貨幣計量，能為企業(yè)獲得效益的經(jīng)濟資源，包括有形實物資產(chǎn)和無形知識、權(quán)利資產(chǎn)等兩大類。

　　企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)之間存在著一個基本的關(guān)系，即所有的企業(yè)資產(chǎn)都能夠也必須著錄在企業(yè)檔案之中，企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)評估的必要媒介。其評估則只有通過核查企業(yè)檔案的相關(guān)記錄才能得以確認。企業(yè)檔案這種著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能是其他任何企業(yè)資源所不能替代的。

　　企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)是通過人流、物流和信息流這三種要素的動態(tài)組合來維系的。

　　按照信息理論的說法，企業(yè)和各項活動是信源，企業(yè)的進一步活動是信宿，企業(yè)檔案的保存，實質(zhì)上就是企業(yè)信息傳遞的延遲。

　　3. 企業(yè)檔案功能的運動變化規(guī)律主要為：

　　1） 企業(yè)檔案功能范圍的擴展律

　　2） 企業(yè)檔案功能時效性的遞減律

　　3） 企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

　　企檔功能運動變化規(guī)律的存在，說明了企檔功能的最大化是必須通過完整、準確地保存企檔來實現(xiàn)的，這種保存是長期的甚至是永久的。

　　簡：企業(yè)檔案功能范圍的擴展律

　　1） 企檔的功能由企業(yè)內(nèi)部向企業(yè)外部擴展?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)是獨立的法人實體，企業(yè)檔案被視為是企業(yè)內(nèi)部的信息資源，企業(yè)檔案各項功能的發(fā)揮首先著眼于企業(yè)內(nèi)部各項活動的利用需求及其滿足。另一方面企檔也記錄了社會的經(jīng)濟發(fā)展史，從而實現(xiàn)了企業(yè)檔案記錄歷史功能的最大范圍擴展。

　　2） 企檔的功能的單一性向多元性擴展。著錄企業(yè)資產(chǎn)、維系企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)和保護企業(yè)的僉權(quán)益等其他企業(yè)檔案功能則是由這個基本功能擴展出來的。一方面企業(yè)檔案的功能可隨著企業(yè)活動對檔案不同需求的出現(xiàn)和企業(yè)對檔案作用認識的不斷深化而擴展；另一方面，同一種企檔具有滿足不同利用需求的可能性。

　　簡：企業(yè)檔案功能時效性的遞減律

　　企檔及時有效地滿足企業(yè)的現(xiàn)實性需求即為企檔功能的時效性。它的時效性也表明某些企檔特定的時間范圍內(nèi)由于保存著與企業(yè)現(xiàn)實利益相關(guān)的內(nèi)容而具有機密性。從企檔的生命周期來看，企檔功能的時效性隨著時間的推移呈遞減運動規(guī)律。

　　簡：企業(yè)