自考“檔案文獻(xiàn)檢索”筆記（4）

　　簡(jiǎn)述、論述

　　一、簡(jiǎn)述檔案著錄工作的基本要求？

　　答：（1）準(zhǔn)確性，即著錄結(jié)果全面\客觀\準(zhǔn)確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。力求使應(yīng)該著錄的項(xiàng)目無(wú)*漏，無(wú)差錯(cuò)，避免將錯(cuò)誤的信息存入檢索系統(tǒng)。

　?。?）規(guī)范化，即推行標(biāo)準(zhǔn)化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項(xiàng)目，著錄格式，標(biāo)識(shí)符號(hào)，著錄項(xiàng)目細(xì)則進(jìn)行著錄。

　　二、說(shuō)明《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的基本著錄項(xiàng)目有哪些？

　　答：（1）題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)。包括正題名\責(zé)任者等。六個(gè)小項(xiàng)。

　?。?）稿本與文種項(xiàng)，包括稿本\文種兩個(gè)小項(xiàng)。

　?。?）密級(jí)與保管期限項(xiàng)。包括密級(jí)保管期限兩個(gè)小項(xiàng)。

　　（4）時(shí)間項(xiàng)。

　　（5）載體形態(tài)項(xiàng)，包括載體類型，數(shù)量及單位\規(guī)格三個(gè)小項(xiàng)。

　?。?）附注與提要項(xiàng)。包括附注和提要兩個(gè)小項(xiàng)。

　?。?）排檢與編號(hào)項(xiàng)。包括分類號(hào)檔案館代號(hào)\檔號(hào)\電子文檔號(hào)\縮微號(hào)主題詞或關(guān)鍵詞六個(gè)小項(xiàng)。

　　三、試述如何選擇檔案著錄的級(jí)別？

　　答：（1）按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄的對(duì)象可以是單份文件，一組文件、一個(gè)案卷或一組案卷，從而使著錄級(jí)別分為文件級(jí)\文件組合級(jí)和案卷組合級(jí)。

　?。?）一般說(shuō)來(lái)，著錄級(jí)別比較低時(shí)，檢索深度較好，但著錄工作量，速度較慢；反之，著錄級(jí)別比較高時(shí)，速度可以加快，但檢索深度不夠理想。

　　（3）文件級(jí)著錄以單份文件為對(duì)象，即一文一卡。這種著錄能全面地反映每一份文件的特征。專指性強(qiáng)。可達(dá)到較高的檢索深度，但著錄工作量大。

　?。?）案卷級(jí)著錄以卷為對(duì)象，即一卷一卡。這種著錄具有一定的概括性，但難以滿足對(duì)于檢索深度有較高要求的檢索要求。

　?。?）文件組合級(jí)著錄，可達(dá)到既不影響檢索深度，又相對(duì)減少著錄工作量提高著錄速度的效果。

　　（7）在選擇著錄級(jí)別時(shí)，首要的問(wèn)題是要保證適當(dāng)?shù)臋z索深度，在此基礎(chǔ)上力求減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。一般說(shuō)來(lái)，機(jī)關(guān)檔案室\綜合性檔案館的著錄應(yīng)以文件級(jí)著錄為主，輔之以案卷級(jí)\文件組合級(jí)和案卷組合及的著錄。

　　四、著錄與立卷歸檔同步完成的流程及其好處？

　　答：（1）、①各機(jī)關(guān)在形成文件時(shí)，由撰稿人對(duì)文件進(jìn)行主題標(biāo)引，以揭示文件主題。

　　②對(duì)需要審核的稿件，核稿人應(yīng)同時(shí)對(duì)標(biāo)引主題詞給以審核。

　?、蹖⒅黝}詞印制在文件上。

　?、軐C(jī)關(guān)收發(fā)文登記與著錄合為一體。

　?、萘⒕頃r(shí)檢查文件處理階段著錄的內(nèi)容是否正確，對(duì)未著錄的文件進(jìn)行著錄，將著錄結(jié)果與案卷一并歸檔。

　?。?）實(shí)行檔案著錄與歸檔同步完成的好處是：第一，可及時(shí)保證檔案著錄工作的完成。第二。有助于保證檔案著錄的質(zhì)量。第三；在機(jī)關(guān)完成檔案的著錄工作，可使本機(jī)關(guān)及時(shí)利用其著錄成果編制檢索工具，改善機(jī)關(guān)檔案檢索系統(tǒng)并為機(jī)關(guān)檔案檢索的自動(dòng)化奠定基礎(chǔ)。

　　第七章 檔案標(biāo)引

　　1、檔案標(biāo)引是指對(duì)檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

　　2、受控標(biāo)引是指使用統(tǒng)一的規(guī)范化語(yǔ)言進(jìn)行的標(biāo)引。

　　3、分散標(biāo)引是把一組檔案中的每一份文件作為一人獨(dú)立的單元，能夠充分提示每份文件的主題內(nèi)容。

　　4、概括標(biāo)引，綜合標(biāo)引一般為淺標(biāo)引，分析標(biāo)引、分散標(biāo)引一般為深標(biāo)引等。

　　5、網(wǎng)羅度又稱窮章度，是指標(biāo)引中確認(rèn)檔案所有主題的程序。

　　6、標(biāo)引網(wǎng)羅度與查全率直接有關(guān)，即網(wǎng)羅度愈大，查全率愈高，但是查準(zhǔn)率會(huì)有所下聊。

　　7、每篇文獻(xiàn)標(biāo)引20個(gè)主題題是最佳程度，超過(guò)這個(gè)點(diǎn)，進(jìn)一步增加主題詞，系統(tǒng)的查全率卻無(wú)明顯改善。

　　8、標(biāo)引的專指度是檢索標(biāo)識(shí)表達(dá)檔案內(nèi)容的精確程度，也就是與檔案主題概念的內(nèi)涵和外延相符的程度。

　　9、標(biāo)引的一致性是指選用表達(dá)檔案主題內(nèi)容所需要標(biāo)引詞的一致程度。

　　10、依主題數(shù)量多少來(lái)劃分，只有一個(gè)主題的稱為單主題，有兩個(gè)或兩個(gè)以上并列主題的稱為多主題。

　　11、“文摘編制法”中“文摘”由文件類型因素變?yōu)橹黧w因素；又如?！八山∪嗣裾?952年大事記”，“松江省人民政府”在這里亦作為主體因素。

　　12、分類標(biāo)引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過(guò)程。

　　13、在《中國(guó)檔案分為法》中，交替類目是用“宜入**”的注釋來(lái)表示的。

　　14、使用綜合復(fù)分表進(jìn)，將所用的復(fù)分號(hào)用復(fù)分標(biāo)識(shí)符號(hào)“一”接在主表分類號(hào)之后。

　　15、凡在主表中注明“仿**分”的類目，均可仿所指的類目細(xì)分，仿分時(shí)，只要將仿類目的子目號(hào)碼加于需仿分的類號(hào)后即可。

　　16、某一檔案的主題在分類表中沒(méi)有相應(yīng)專指的類目可歸，而只得歸入范圍較大的上位類的標(biāo)引方法稱為上位標(biāo)引。

　　17、組配標(biāo)引是指擴(kuò)大使用范圍的組配標(biāo)引，是當(dāng)某一檔案在分類表沒(méi)有確切類目時(shí)采用的一種解決辦法。

　　18、當(dāng)某一檔案內(nèi)容在分類表中無(wú)類可歸時(shí)，分類人員根據(jù)其職能性質(zhì)，在有關(guān)大類里新增類目暫作安置，這種標(biāo)引技巧可稱為暫定性標(biāo)引。

　　19、所謂上位登錄，是指在給現(xiàn)一個(gè)檢索詞或一個(gè)分類號(hào)時(shí)，也同時(shí)組出它的所有各級(jí)上位詞或上位類號(hào)。

　　20、檔案界應(yīng)用較早，較普遍的中文分詞方法是部件詞典法。

　　多選：

　　1、根據(jù)檔案標(biāo)引所使用檢索語(yǔ)言的不同可以分為分類標(biāo)引和主題詞標(biāo)引。

　　2、檔案標(biāo)引按使用的標(biāo)引語(yǔ)言可分為自由標(biāo)引和受控標(biāo)引。

　　3、檔案標(biāo)引按提供檢索標(biāo)識(shí)的數(shù)量可分為淺度標(biāo)引和深度標(biāo)引。

　　4、檔案標(biāo)引按主題分析方法可分為概括標(biāo)引和分析標(biāo)引。

　　5、檔案標(biāo)引按標(biāo)引單元分為綜合標(biāo)引和分散標(biāo)引。

　　6、檔引步驟要包括主題分析和概念轉(zhuǎn)換兩個(gè)方面。

　　7、只有一個(gè)概念因素的稱為單因素主題（又稱單元主題），含有兩個(gè)或兩個(gè)以上概念因素的稱為多因素主題（又稱復(fù)合主題）。

　　8、按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》的規(guī)定，主題因素分為5種。即主體因素\通用因素\位置因素\時(shí)間因素\文件類型因素。\\

　　9、復(fù)分法使用規(guī)則是指檔案分法中通用復(fù)分表和專用復(fù)分表的使用規(guī)則。

　　10、組配法是指使用下列兩種符號(hào)的主類號(hào)直接組配：并列符號(hào)“”+“關(guān)聯(lián)符號(hào)”：“

　　11、分類標(biāo)引技巧包括上位標(biāo)引\組配標(biāo)引\靠類標(biāo)引和暫定性標(biāo)引。

　　12、主題詞組配的方式可分為：概念相交\概念限定\概念概括\概念聯(lián)結(jié)。

　　13、主題詞組配標(biāo)引的原理是概念的可分析性和可綜合性。

　　14、檔案自動(dòng)標(biāo)引有多種形式。從標(biāo)引深試來(lái)分，有：全文主題標(biāo)引和題名主題標(biāo)引；從選用的標(biāo)引詞來(lái)分，有主題詞標(biāo)引和關(guān)鍵詞標(biāo)引。

　　15、檔案文獻(xiàn)全文自動(dòng)標(biāo)引的方法主要有單詞標(biāo)引\短語(yǔ)標(biāo)引及語(yǔ)義標(biāo)引三種類型。

　　16、單詞標(biāo)引是方法可大致分為基于詞頻統(tǒng)計(jì)的標(biāo)引和概率加權(quán)標(biāo)引兩類。

　　17、目前我國(guó)檔案部門大多采用題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引的原因主要有兩個(gè)方面：A是應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理的單位大多采用二次文獻(xiàn)檢索的方法B是計(jì)算機(jī)對(duì)自然語(yǔ)言的理解技術(shù)還很不成熟。

　　18、標(biāo)引時(shí)可采用以下規(guī)則提高標(biāo)引質(zhì)量：概念組配規(guī)則，最長(zhǎng)組配規(guī)則，特定詞規(guī)則有并列詞規(guī)則。

　　簡(jiǎn)述、論述

　　一、簡(jiǎn)述標(biāo)引網(wǎng)羅度與查全率和查準(zhǔn)率的關(guān)系？

　　答： （1）標(biāo)引的高網(wǎng)羅度在獲得查全率的同時(shí)卻降低了查準(zhǔn)率，這主要有兩個(gè)原因：第一，一份檔案往往涉及許多主題，其中既有主要的，也有次要的。在檢索時(shí)，主要的\次要的主題都可以作為檢索入口。當(dāng)從某一次要主題入手查找檔案時(shí)，結(jié)果可能會(huì)令人失望?？梢?jiàn)，在這種情況下，高網(wǎng)羅度將導(dǎo)致檢出不相關(guān)的文獻(xiàn)，降低了查準(zhǔn)率。第二，在標(biāo)引時(shí)確認(rèn)的主題多發(fā)生虛假組配的可能性也就愈大。導(dǎo)致誤檢的可能性也就隨之加大了。

　?。?）反之，標(biāo)引的低羅度將導(dǎo)致低查率和高查準(zhǔn)率。

　　二、簡(jiǎn)述進(jìn)行主題分析一航可采用以下方法？

　?。?）閱讀與理解題名。

　　大部分題名能夠正面反映檔案的主題。題名不能直接，準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容主題。一般有下列幾種情況：

　　①題名概念過(guò)窄。

　?、陬}名概念過(guò)寬。

　?、垲}名念義模糊。

　?、茴}名中無(wú)主題含義。⑤題名與原文不符等。

　　因此不能把題名作為主題分析的唯一依據(jù)。無(wú)論題名中主題概念是否明確，都應(yīng)瀏覽一下正文。

　?。?）閱讀文摘，簡(jiǎn)介\前言\領(lǐng)導(dǎo)人批語(yǔ)等。從中發(fā)現(xiàn)題名主題內(nèi)容。

　?。?）瀏覽正文，了解文件的大致內(nèi)空。

　　（4）查閱檔案文頭和文尾的載的有關(guān)因素。

　　三、簡(jiǎn)述橫梁檔案主題分析的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)？

　　答（1）既不要*漏檔案中有參考\檢索價(jià)值的內(nèi)容，又不要將無(wú)參考檢索價(jià)值的內(nèi)容或檔案中根本不存在的東西作為分析的結(jié)果；（2）正確判斷檔案中敘述的重點(diǎn)內(nèi)容；（3）正確表述檔案的內(nèi)容，即形成正確的概念。

　　四、簡(jiǎn)述檔案概念轉(zhuǎn)換的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)？

　?。?）正確運(yùn)用分類表和主題詞表，選用符合專指性要示的分類號(hào)和主題詞；

　　（2）根據(jù)檔案的價(jià)值確定的標(biāo)引深度。

　?。?）給出的標(biāo)識(shí)應(yīng)符號(hào)一致性要求。

　　五、試述檔案分類標(biāo)引的基本規(guī)則的內(nèi)容？

　　答：（1）檔案分類標(biāo)引的依據(jù)，是以國(guó)家機(jī)構(gòu)\社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)。

　　（2）檔案分類標(biāo)引應(yīng)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》來(lái)進(jìn)行。

　　（3）檔案分類標(biāo)引時(shí)，要正確地理解類目涵義和范圍。

　?。?）檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。

　?。?）檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求，分入恰當(dāng)?shù)念惸?