自考“檔案文獻檢索”筆記（4）

　　簡述、論述

　　一、簡述檔案著錄工作的基本要求？

　　答：（1）準確性，即著錄結(jié)果全面\客觀\準確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。力求使應(yīng)該著錄的項目無*漏，無差錯，避免將錯誤的信息存入檢索系統(tǒng)。

　?。?）規(guī)范化，即推行標準化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項目，著錄格式，標識符號，著錄項目細則進行著錄。

　　二、說明《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的基本著錄項目有哪些？

　　答：（1）題名與責任說明項。包括正題名\責任者等。六個小項。

　?。?）稿本與文種項，包括稿本\文種兩個小項。

　?。?）密級與保管期限項。包括密級保管期限兩個小項。

　　（4）時間項。

　　（5）載體形態(tài)項，包括載體類型，數(shù)量及單位\規(guī)格三個小項。

　?。?）附注與提要項。包括附注和提要兩個小項。

　　（7）排檢與編號項。包括分類號檔案館代號\檔號\電子文檔號\縮微號主題詞或關(guān)鍵詞六個小項。

　　三、試述如何選擇檔案著錄的級別？

　　答：（1）按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄的對象可以是單份文件，一組文件、一個案卷或一組案卷，從而使著錄級別分為文件級\文件組合級和案卷組合級。

　?。?）一般說來，著錄級別比較低時，檢索深度較好，但著錄工作量，速度較慢；反之，著錄級別比較高時，速度可以加快，但檢索深度不夠理想。

　?。?）文件級著錄以單份文件為對象，即一文一卡。這種著錄能全面地反映每一份文件的特征。專指性強?？蛇_到較高的檢索深度，但著錄工作量大。

　?。?）案卷級著錄以卷為對象，即一卷一卡。這種著錄具有一定的概括性，但難以滿足對于檢索深度有較高要求的檢索要求。

　?。?）文件組合級著錄，可達到既不影響檢索深度，又相對減少著錄工作量提高著錄速度的效果。

　?。?）在選擇著錄級別時，首要的問題是要保證適當?shù)臋z索深度，在此基礎(chǔ)上力求減少不必要的重復(fù)勞動。一般說來，機關(guān)檔案室\綜合性檔案館的著錄應(yīng)以文件級著錄為主，輔之以案卷級\文件組合級和案卷組合及的著錄。

　　四、著錄與立卷歸檔同步完成的流程及其好處？

　　答：（1）、①各機關(guān)在形成文件時，由撰稿人對文件進行主題標引，以揭示文件主題。

　　②對需要審核的稿件，核稿人應(yīng)同時對標引主題詞給以審核。

　?、蹖⒅黝}詞印制在文件上。

　?、軐C關(guān)收發(fā)文登記與著錄合為一體。

　?、萘⒕頃r檢查文件處理階段著錄的內(nèi)容是否正確，對未著錄的文件進行著錄，將著錄結(jié)果與案卷一并歸檔。

　　（2）實行檔案著錄與歸檔同步完成的好處是：第一，可及時保證檔案著錄工作的完成。第二。有助于保證檔案著錄的質(zhì)量。第三；在機關(guān)完成檔案的著錄工作，可使本機關(guān)及時利用其著錄成果編制檢索工具，改善機關(guān)檔案檢索系統(tǒng)并為機關(guān)檔案檢索的自動化奠定基礎(chǔ)。

　　第七章 檔案標引

　　1、檔案標引是指對檔案的內(nèi)容特征進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。

　　2、受控標引是指使用統(tǒng)一的規(guī)范化語言進行的標引。

　　3、分散標引是把一組檔案中的每一份文件作為一人獨立的單元，能夠充分提示每份文件的主題內(nèi)容。

　　4、概括標引，綜合標引一般為淺標引，分析標引、分散標引一般為深標引等。

　　5、網(wǎng)羅度又稱窮章度，是指標引中確認檔案所有主題的程序。

　　6、標引網(wǎng)羅度與查全率直接有關(guān)，即網(wǎng)羅度愈大，查全率愈高，但是查準率會有所下聊。

　　7、每篇文獻標引20個主題題是最佳程度，超過這個點，進一步增加主題詞，系統(tǒng)的查全率卻無明顯改善。

　　8、標引的專指度是檢索標識表達檔案內(nèi)容的精確程度，也就是與檔案主題概念的內(nèi)涵和外延相符的程度。

　　9、標引的一致性是指選用表達檔案主題內(nèi)容所需要標引詞的一致程度。

　　10、依主題數(shù)量多少來劃分，只有一個主題的稱為單主題，有兩個或兩個以上并列主題的稱為多主題。

　　11、“文摘編制法”中“文摘”由文件類型因素變?yōu)橹黧w因素；又如?！八山∪嗣裾?952年大事記”，“松江省人民政府”在這里亦作為主體因素。

　　12、分類標引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過程。

　　13、在《中國檔案分為法》中，交替類目是用“宜入**”的注釋來表示的。

　　14、使用綜合復(fù)分表進，將所用的復(fù)分號用復(fù)分標識符號“一”接在主表分類號之后。

　　15、凡在主表中注明“仿**分”的類目，均可仿所指的類目細分，仿分時，只要將仿類目的子目號碼加于需仿分的類號后即可。

　　16、某一檔案的主題在分類表中沒有相應(yīng)專指的類目可歸，而只得歸入范圍較大的上位類的標引方法稱為上位標引。

　　17、組配標引是指擴大使用范圍的組配標引，是當某一檔案在分類表沒有確切類目時采用的一種解決辦法。

　　18、當某一檔案內(nèi)容在分類表中無類可歸時，分類人員根據(jù)其職能性質(zhì)，在有關(guān)大類里新增類目暫作安置，這種標引技巧可稱為暫定性標引。

　　19、所謂上位登錄，是指在給現(xiàn)一個檢索詞或一個分類號時，也同時組出它的所有各級上位詞或上位類號。

　　20、檔案界應(yīng)用較早，較普遍的中文分詞方法是部件詞典法。

　　多選：

　　1、根據(jù)檔案標引所使用檢索語言的不同可以分為分類標引和主題詞標引。

　　2、檔案標引按使用的標引語言可分為自由標引和受控標引。

　　3、檔案標引按提供檢索標識的數(shù)量可分為淺度標引和深度標引。

　　4、檔案標引按主題分析方法可分為概括標引和分析標引。

　　5、檔案標引按標引單元分為綜合標引和分散標引。

　　6、檔引步驟要包括主題分析和概念轉(zhuǎn)換兩個方面。

　　7、只有一個概念因素的稱為單因素主題（又稱單元主題），含有兩個或兩個以上概念因素的稱為多因素主題（又稱復(fù)合主題）。

　　8、按照國家標準《文獻主題標引規(guī)則》的規(guī)定，主題因素分為5種。即主體因素\通用因素\位置因素\時間因素\文件類型因素。\\

　　9、復(fù)分法使用規(guī)則是指檔案分法中通用復(fù)分表和專用復(fù)分表的使用規(guī)則。

　　10、組配法是指使用下列兩種符號的主類號直接組配：并列符號“”+“關(guān)聯(lián)符號”：“

　　11、分類標引技巧包括上位標引\組配標引\靠類標引和暫定性標引。

　　12、主題詞組配的方式可分為：概念相交\概念限定\概念概括\概念聯(lián)結(jié)。

　　13、主題詞組配標引的原理是概念的可分析性和可綜合性。

　　14、檔案自動標引有多種形式。從標引深試來分，有：全文主題標引和題名主題標引；從選用的標引詞來分，有主題詞標引和關(guān)鍵詞標引。

　　15、檔案文獻全文自動標引的方法主要有單詞標引\短語標引及語義標引三種類型。

　　16、單詞標引是方法可大致分為基于詞頻統(tǒng)計的標引和概率加權(quán)標引兩類。

　　17、目前我國檔案部門大多采用題名關(guān)鍵詞自動標引的原因主要有兩個方面：A是應(yīng)用計算機輔助管理的單位大多采用二次文獻檢索的方法B是計算機對自然語言的理解技術(shù)還很不成熟。

　　18、標引時可采用以下規(guī)則提高標引質(zhì)量：概念組配規(guī)則，最長組配規(guī)則，特定詞規(guī)則有并列詞規(guī)則。

　　簡述、論述

　　一、簡述標引網(wǎng)羅度與查全率和查準率的關(guān)系？

　　答： （1）標引的高網(wǎng)羅度在獲得查全率的同時卻降低了查準率，這主要有兩個原因：第一，一份檔案往往涉及許多主題，其中既有主要的，也有次要的。在檢索時，主要的\次要的主題都可以作為檢索入口。當從某一次要主題入手查找檔案時，結(jié)果可能會令人失望?？梢姡谶@種情況下，高網(wǎng)羅度將導(dǎo)致檢出不相關(guān)的文獻，降低了查準率。第二，在標引時確認的主題多發(fā)生虛假組配的可能性也就愈大。導(dǎo)致誤檢的可能性也就隨之加大了。

　?。?）反之，標引的低羅度將導(dǎo)致低查率和高查準率。

　　二、簡述進行主題分析一航可采用以下方法？

　　（1）閱讀與理解題名。

　　大部分題名能夠正面反映檔案的主題。題名不能直接，準確地反映檔案內(nèi)容主題。一般有下列幾種情況：

　?、兕}名概念過窄。

　?、陬}名概念過寬。

　?、垲}名念義模糊。

　　④題名中無主題含義。⑤題名與原文不符等。

　　因此不能把題名作為主題分析的唯一依據(jù)。無論題名中主題概念是否明確，都應(yīng)瀏覽一下正文。

　?。?）閱讀文摘，簡介\前言\領(lǐng)導(dǎo)人批語等。從中發(fā)現(xiàn)題名主題內(nèi)容。

　?。?）瀏覽正文，了解文件的大致內(nèi)空。

　?。?）查閱檔案文頭和文尾的載的有關(guān)因素。

　　三、簡述橫梁檔案主題分析的質(zhì)量標準？

　　答（1）既不要*漏檔案中有參考\檢索價值的內(nèi)容，又不要將無參考檢索價值的內(nèi)容或檔案中根本不存在的東西作為分析的結(jié)果；（2）正確判斷檔案中敘述的重點內(nèi)容；（3）正確表述檔案的內(nèi)容，即形成正確的概念。

　　四、簡述檔案概念轉(zhuǎn)換的質(zhì)量標準？

　?。?）正確運用分類表和主題詞表，選用符合專指性要示的分類號和主題詞；

　?。?）根據(jù)檔案的價值確定的標引深度。

　　（3）給出的標識應(yīng)符號一致性要求。

　　五、試述檔案分類標引的基本規(guī)則的內(nèi)容？

　　答：（1）檔案分類標引的依據(jù)，是以國家機構(gòu)\社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎(chǔ)。

　?。?）檔案分類標引應(yīng)依據(jù)《中國檔案分類法》來進行。

　?。?）檔案分類標引時，要正確地理解類目涵義和范圍。

　?。?）檔案分類標引應(yīng)充分考慮實際的檢索需求和檢索方式，選定適當?shù)臉艘疃取?/p>

　　（5）檔案分類標引必須按專指性的要求，分入恰當?shù)念惸?