自學(xué)考試“外國(guó)秘書(shū)工作概況”筆記（五） -自考串講筆記

　　第五章

　　美國(guó)位于北美洲中部

　　第一節(jié)

　　美國(guó)中央政府機(jī)關(guān)分五類﹕

　　一是總統(tǒng)辦事機(jī)構(gòu)﹕是總統(tǒng)的顧問(wèn)和助手班子，主要有白宮辦公廳、行政管理和預(yù)算局、經(jīng)濟(jì)顧問(wèn)委員會(huì)、政策發(fā)展辦公室和國(guó)家安全委員會(huì)等；

　　二是內(nèi)閣部，亦稱行政各部或大部，是聯(lián)邦政府的主要行政機(jī)構(gòu)；

　　三是獨(dú)立管制機(jī)構(gòu)，通稱委員會(huì)

　　四是政府公司

　　五是其它獨(dú)立機(jī)構(gòu)

　　一、總統(tǒng)辦公廳

　　職能具體包括﹕一是協(xié)助總統(tǒng)處理各種日常事務(wù)；二是負(fù)責(zé)總統(tǒng)與國(guó)會(huì)兩院的聯(lián)系；三是協(xié)助總統(tǒng)與政府各部、各獨(dú)立機(jī)構(gòu)、獨(dú)立管理機(jī)構(gòu)以及各社會(huì)團(tuán)體進(jìn)行聯(lián)系、磋商、擬訂有關(guān)政策。

　　該辦公廳由總統(tǒng)顧問(wèn)、總統(tǒng)助理、辦公廳正副主任和新聞秘書(shū)等組成。

　　二、美國(guó)內(nèi)閣的秘書(shū)工作

　　美國(guó)內(nèi)閣只是總統(tǒng)的一個(gè)咨詢的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，不是聯(lián)邦政府的一級(jí)組織，不實(shí)行集體負(fù)責(zé)制、無(wú)權(quán)作出決定，其職權(quán)、組織、成員間的關(guān)系等。

　　內(nèi)閣成員由總統(tǒng)、副總統(tǒng)、各部部長(zhǎng)、中央情報(bào)局長(zhǎng)組成。

　　三、美國(guó)政府服務(wù)總局

　　第二節(jié)

　　國(guó)際秘書(shū)協(xié)會(huì)對(duì)秘書(shū)所下的定義是﹕秘書(shū)是具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)督促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)，積極進(jìn)取，干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的經(jīng)理助手。

　　一、秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)和管理中的地位

　　管理系統(tǒng)中配置秘書(shū)的目的，是為了減輕領(lǐng)導(dǎo)人繁忙而大量的工作，尤其是承擔(dān)不必由領(lǐng)導(dǎo)人親自操辦的辦公程序細(xì)節(jié)和其它事務(wù)。

　　二、不同秘書(shū)的作用

　　1.見(jiàn)習(xí)秘書(shū)﹕初當(dāng)經(jīng)理人秘書(shū)的人實(shí)際上只能做接待員或打字員工作，稱之為見(jiàn)習(xí)秘書(shū)。

　　工作內(nèi)容往往以人際交往為主，如接待來(lái)訪者、處理電話、預(yù)約會(huì)談等。

　　2.正式秘書(shū)﹕要掌握良好的速記技術(shù)，要具備妥善處理行政事務(wù)的能力。包括拆發(fā)信件、訂貨，制定日常案卷、接電話等。

　　3.行政秘書(shū)﹕是指那些授予有行政職權(quán)并起到這種作用的人。行政秘書(shū)通常是組織文字處理中樞系統(tǒng)的核心人物。

　　主要任務(wù)是處理業(yè)務(wù)信函、電話聯(lián)絡(luò)、資料歸檔等

　　4.通訊秘書(shū)﹕中心任務(wù)是從事所有的打印工作，機(jī)器眷寫(xiě)，鍵盤(pán)操作，以及其它各種特殊任務(wù)。

　　通訊秘書(shū)的任務(wù)﹕一是要給行政助理和文字處理機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備、編輯和分發(fā)辦公室文字處理稿件；二是獨(dú)立地審改自己或他人的文稿；三是編輯和復(fù)制別人提供或打印好的文件；四是設(shè)計(jì)或安排下一步工作；五是了解或推薦辦公室裝備設(shè)施并代替辦理付款手續(xù)；

　　5.法律秘書(shū)﹕必須掌握法律術(shù)語(yǔ)和法律程序，熟悉諸如訴訟狀、契約、傳票等法律事務(wù)，要負(fù)責(zé)草擬和打印法律文件，如辯護(hù)狀、委托書(shū)、遺囑、租約以及各種摘要。他們還必須有公證人資格，以便能夠簽署公證。

　　6.醫(yī)務(wù)秘書(shū)

　　7.技術(shù)秘書(shū)

　　8.駐外國(guó)機(jī)構(gòu)秘書(shū)

　　申請(qǐng)者必須具備以下條件﹕

　　一是申請(qǐng)者的年齡不得低于21歲；

　　二是申請(qǐng)者必須是美國(guó)公民，如果已婚，其配偶也必須是美國(guó)公民；

　　三是申請(qǐng)者必須是高等學(xué)校的畢業(yè)生或具有同等學(xué)歷的人；

　　四是申請(qǐng)者及其隨員必須通過(guò)體格檢查；

　　五是申請(qǐng)者必須通過(guò)美國(guó)文職人員考察機(jī)關(guān)主持的文職人員能力，速記，打字的測(cè)驗(yàn)；

　　六是申請(qǐng)者必須具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)。

　　考察申請(qǐng)者是否稱職的因素還有﹕申請(qǐng)者是否對(duì)外交事務(wù)感興趣，是否能掌握一門(mén)外語(yǔ)，對(duì)已經(jīng)掌握一門(mén)外語(yǔ)的要優(yōu)先錄用。

　　三、美國(guó)各級(jí)主管對(duì)其秘書(shū)的要求

　　1.準(zhǔn)時(shí)

　　2.可靠

　　3.學(xué)習(xí)能力

　　4.遵守指示的自覺(jué)性

　　5.忠誠(chéng)和保守機(jī)密

　　6.敏捷性

　　7.機(jī)智感

　　8.靈活性

　　9.工作責(zé)任感

　　10.談吐舉止

　　11.風(fēng)度禮貌

　　四、美國(guó)秘書(shū)的發(fā)展

　　1.不斷學(xué)習(xí)提高素質(zhì)

　　2.在實(shí)踐中提高技能水平

　　3.良好的人際關(guān)系

　　4.必須全面了解熟悉自己的企業(yè)

　　5.美國(guó)秘書(shū)面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

　　面對(duì)這類變化帶來(lái)的危機(jī)，美國(guó)秘書(shū)一般的應(yīng)對(duì)措施﹕

　　一是強(qiáng)化自己的應(yīng)變能力；

　　二是平時(shí)留心本單位的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，從其財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、信譽(yù)等多方面，預(yù)測(cè)其生存發(fā)展的前景，若有破產(chǎn)倒閉的征兆，則要早作準(zhǔn)備；

　　三是熟悉法律，借助律師服務(wù)，保護(hù)自己的合法權(quán)益；

　　四是熟悉應(yīng)聘求職，應(yīng)對(duì)面試的程序，在失業(yè)后隨時(shí)準(zhǔn)備謀求并盡快取得合適的新的職位；

　　第三節(jié)

　　一、美國(guó)秘書(shū)公務(wù)信函寫(xiě)作

　　1.寫(xiě)作準(zhǔn)備

　　主要環(huán)節(jié)﹕一是與領(lǐng)導(dǎo)議定程序；二是確定來(lái)信的種類；三是搜集相關(guān)資料；四是做好旁注；五是在要事下劃線，以區(qū)分信中事件的輕重緩急，回信時(shí)也就有條不濟(jì)。六是勾勒出信件的內(nèi)容；七是起草信函。

　　2.標(biāo)準(zhǔn)信函的組成

　　一是要整潔美觀

　　二是要寫(xiě)好開(kāi)頭

　　三是使用得體、簡(jiǎn)明曉暢的語(yǔ)言，自然的表達(dá)方式最為適宜；

　　四是細(xì)心、準(zhǔn)確地組織文章，安排結(jié)構(gòu)，全文要有整體性和連續(xù)性；

　　五是句子要準(zhǔn)確，不在標(biāo)點(diǎn)、字母、詞組及主語(yǔ)與動(dòng)詞的搭配和使用上出現(xiàn)錯(cuò)誤；

　　六是要提供準(zhǔn)確的信息；

　　七是表達(dá)要準(zhǔn)確；

　　八是要有針對(duì)性地明確答復(fù)對(duì)方提出的問(wèn)題；

　　九是可將正反兩方面的意見(jiàn)同時(shí)提出；

　　十是要設(shè)計(jì)一個(gè)友好的信函的結(jié)尾；

　　3.格式化信函的制作

　　4.特殊信函的寫(xiě)法

　　一是要對(duì)僅有領(lǐng)導(dǎo)人才確知詳情的事情作正確的答復(fù)；

　　二是只有領(lǐng)導(dǎo)才知道怎樣回復(fù)好；

　　三是最好由領(lǐng)導(dǎo)人回復(fù)的復(fù)雜的詢問(wèn)或問(wèn)題；

　　四是對(duì)方是本單位領(lǐng)導(dǎo)人的知己，他非常熟悉本單位領(lǐng)導(dǎo)人的文風(fēng)，他人的代筆可能會(huì)引起對(duì)方的不快。

　　5.美國(guó)業(yè)務(wù)通訊的主要信件格式

　　簡(jiǎn)式信件、塊式信件、改良型塊式信件、改良型小塊式信件，次行縮進(jìn)式信件五種最常用的摹寫(xiě)格式。

　　6.事務(wù)信件的具體組成部分﹕日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。

　　7.信件內(nèi)容的撰擬

　　信件的主體部分要簡(jiǎn)結(jié)明了，直截了當(dāng)應(yīng)具有個(gè)別談話般的輕松氣氛；

　　信件的長(zhǎng)短必須與其重要性相吻合；

　　信中正文的第一句話就要提出寫(xiě)信的目的；

　　使用語(yǔ)言要精確，盡可能做到自然，像同朋友談話一樣。

　　在公務(wù)信件中，不應(yīng)輕易使用評(píng)語(yǔ)或俚語(yǔ)。

　　二、美國(guó)法律文書(shū)的撰擬

　　經(jīng)法定程序形成的，得到有關(guān)部門(mén)確認(rèn)并具有法定效用的文書(shū)為法律文書(shū)。

　　1.美國(guó)法律文書(shū)的一般要求

　　一是要用質(zhì)量很高的公文紙，大小規(guī)格要求8.5英寸X13或14英寸，或標(biāo)準(zhǔn)函件尺度8.5英寸X11英寸；

　　二是頁(yè)邊寬度左頁(yè)邊大約1.25到1.5英寸，右頁(yè)邊大約1英寸；

　　三是標(biāo)題，所有法律文書(shū)都含有一個(gè)用以區(qū)分公文類別的標(biāo)題。

　　四是標(biāo)題和副標(biāo)題與第一段落之間要空四行，法律文書(shū)要隔行打印，以便于閱讀；

　　五是段落設(shè)計(jì)要便于識(shí)別；

　　六是公文各頁(yè)必須標(biāo)記頁(yè)碼；

　　七是法律文書(shū)必須準(zhǔn)確精密，一般不允許有涂抹痕跡；

　　八是法律文書(shū)中的專有名詞一般要全部大寫(xiě)；

　　九是法律文書(shū)中的貨幣量要大寫(xiě)，而且要用數(shù)詞和數(shù)字兩種形式，數(shù)字放在括號(hào)里；

　　十是除引證和常用的詞外，法律文書(shū)中要避免使用縮寫(xiě)語(yǔ)；

　　十一是法律文書(shū)中要避免一行末尾將詞分開(kāi)；

　　十二是法律文書(shū)上通常打印出一道直線作為簽字用；

　　十三是蓋章

　　十四是簽字線不能單獨(dú)打印在公文的最后一頁(yè)上，要將簽字線前的段落至少一行，最好兩三行和簽字線一起移到一頁(yè)。

　　2.常用公證文書(shū)

　　3.遺囑附錄

　　4.合同或協(xié)議

　　5.代理書(shū)的撰擬

　　代理是某人委托他人代替行使委托人權(quán)利的形式。

　　三、其它文字材料的撰擬

　　1.辦公室備忘錄﹕包括標(biāo)題（送至、發(fā)自、主題、日期）和正文兩個(gè)主要部分；

　　2.報(bào)告的撰擬

　　美國(guó)常用的報(bào)告﹕一是便箋體；二是書(shū)信體報(bào)告；三是簡(jiǎn)短報(bào)告；四是正式報(bào)告；

　　便箋體報(bào)告是組織內(nèi)部使用的一種通訊形式，一般是非正式的例行公事；

　　書(shū)信體報(bào)告是以書(shū)信形式撰擬的報(bào)告；

　　簡(jiǎn)短報(bào)告是一般地處理一定范圍內(nèi)的和簡(jiǎn)單的議題報(bào)告；

　　正式報(bào)告有三個(gè)顯著特點(diǎn)﹕（1）遵循傳統(tǒng)的呈遞報(bào)告的樣式；（2）內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣；（3）一般篇幅長(zhǎng)；

　　正式報(bào)告正文一般包括三個(gè)部分﹕引言、正文、結(jié)尾。

　　3.新聞稿的撰擬

　　新聞稿一般寫(xiě)成倒金字塔形。首先寫(xiě)主要內(nèi)容，其次寫(xiě)和主要內(nèi)容有關(guān)的主要細(xì)節(jié)的說(shuō)明；結(jié)尾寫(xiě)次要細(xì)節(jié)或與主題有關(guān)的補(bǔ)充內(nèi)容，次要內(nèi)容和補(bǔ)充內(nèi)容對(duì)于主題的解釋和討論都不起主要作用。

　　一篇好的新聞稿包括所有重要的內(nèi)容﹕人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、原因以及事件發(fā)生發(fā)展的重要情況。撰寫(xiě)新聞稿應(yīng)該特別重視真實(shí)性、趣味性、知識(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　4.內(nèi)部資料的編寫(xiě)

　　組織內(nèi)部的通訊、報(bào)紙、雜志均為內(nèi)部資料，是組織內(nèi)部交流信息的重要工具，其內(nèi)容包括組織成員的消息和一般情況，公司活動(dòng)，各種事件的報(bào)道。其總的目的是在組織內(nèi)的各層次中建立交流溝通的渠道，保持和發(fā)展人際間的良好關(guān)系和職工士氣。

　　5.秘書(shū)寫(xiě)作資料的準(zhǔn)備

　　秘書(shū)搜集資料一般使用兩種方法﹕基本研究方法和輔助研究方法。

　　基本