自學考試“外國秘書工作概況”筆記（五） -自考串講筆記

　　第五章

　　美國位于北美洲中部

　　第一節(jié)

　　美國中央政府機關(guān)分五類﹕

　　一是總統(tǒng)辦事機構(gòu)﹕是總統(tǒng)的顧問和助手班子，主要有白宮辦公廳、行政管理和預(yù)算局、經(jīng)濟顧問委員會、政策發(fā)展辦公室和國家安全委員會等；

　　二是內(nèi)閣部，亦稱行政各部或大部，是聯(lián)邦政府的主要行政機構(gòu)；

　　三是獨立管制機構(gòu)，通稱委員會

　　四是政府公司

　　五是其它獨立機構(gòu)

　　一、總統(tǒng)辦公廳

　　職能具體包括﹕一是協(xié)助總統(tǒng)處理各種日常事務(wù)；二是負責總統(tǒng)與國會兩院的聯(lián)系；三是協(xié)助總統(tǒng)與政府各部、各獨立機構(gòu)、獨立管理機構(gòu)以及各社會團體進行聯(lián)系、磋商、擬訂有關(guān)政策。

　　該辦公廳由總統(tǒng)顧問、總統(tǒng)助理、辦公廳正副主任和新聞秘書等組成。

　　二、美國內(nèi)閣的秘書工作

　　美國內(nèi)閣只是總統(tǒng)的一個咨詢的執(zhí)行機構(gòu)，不是聯(lián)邦政府的一級組織，不實行集體負責制、無權(quán)作出決定，其職權(quán)、組織、成員間的關(guān)系等。

　　內(nèi)閣成員由總統(tǒng)、副總統(tǒng)、各部部長、中央情報局長組成。

　　三、美國政府服務(wù)總局

　　第二節(jié)

　　國際秘書協(xié)會對秘書所下的定義是﹕秘書是具有熟練的辦公室工作能力，不需上級督促即能主動負責，積極進取，干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的經(jīng)理助手。

　　一、秘書在領(lǐng)導和管理中的地位

　　管理系統(tǒng)中配置秘書的目的，是為了減輕領(lǐng)導人繁忙而大量的工作，尤其是承擔不必由領(lǐng)導人親自操辦的辦公程序細節(jié)和其它事務(wù)。

　　二、不同秘書的作用

　　1.見習秘書﹕初當經(jīng)理人秘書的人實際上只能做接待員或打字員工作，稱之為見習秘書。

　　工作內(nèi)容往往以人際交往為主，如接待來訪者、處理電話、預(yù)約會談等。

　　2.正式秘書﹕要掌握良好的速記技術(shù)，要具備妥善處理行政事務(wù)的能力。包括拆發(fā)信件、訂貨，制定日常案卷、接電話等。

　　3.行政秘書﹕是指那些授予有行政職權(quán)并起到這種作用的人。行政秘書通常是組織文字處理中樞系統(tǒng)的核心人物。

　　主要任務(wù)是處理業(yè)務(wù)信函、電話聯(lián)絡(luò)、資料歸檔等

　　4.通訊秘書﹕中心任務(wù)是從事所有的打印工作，機器眷寫，鍵盤操作，以及其它各種特殊任務(wù)。

　　通訊秘書的任務(wù)﹕一是要給行政助理和文字處理機構(gòu)準備、編輯和分發(fā)辦公室文字處理稿件；二是獨立地審改自己或他人的文稿；三是編輯和復制別人提供或打印好的文件；四是設(shè)計或安排下一步工作；五是了解或推薦辦公室裝備設(shè)施并代替辦理付款手續(xù)；

　　5.法律秘書﹕必須掌握法律術(shù)語和法律程序，熟悉諸如訴訟狀、契約、傳票等法律事務(wù)，要負責草擬和打印法律文件，如辯護狀、委托書、遺囑、租約以及各種摘要。他們還必須有公證人資格，以便能夠簽署公證。

　　6.醫(yī)務(wù)秘書

　　7.技術(shù)秘書

　　8.駐外國機構(gòu)秘書

　　申請者必須具備以下條件﹕

　　一是申請者的年齡不得低于21歲；

　　二是申請者必須是美國公民，如果已婚，其配偶也必須是美國公民；

　　三是申請者必須是高等學校的畢業(yè)生或具有同等學歷的人；

　　四是申請者及其隨員必須通過體格檢查；

　　五是申請者必須通過美國文職人員考察機關(guān)主持的文職人員能力，速記，打字的測驗；

　　六是申請者必須具有一定的工作經(jīng)驗。

　　考察申請者是否稱職的因素還有﹕申請者是否對外交事務(wù)感興趣，是否能掌握一門外語，對已經(jīng)掌握一門外語的要優(yōu)先錄用。

　　三、美國各級主管對其秘書的要求

　　1.準時

　　2.可靠

　　3.學習能力

　　4.遵守指示的自覺性

　　5.忠誠和保守機密

　　6.敏捷性

　　7.機智感

　　8.靈活性

　　9.工作責任感

　　10.談吐舉止

　　11.風度禮貌

　　四、美國秘書的發(fā)展

　　1.不斷學習提高素質(zhì)

　　2.在實踐中提高技能水平

　　3.良好的人際關(guān)系

　　4.必須全面了解熟悉自己的企業(yè)

　　5.美國秘書面臨的挑戰(zhàn)和機遇

　　面對這類變化帶來的危機，美國秘書一般的應(yīng)對措施﹕

　　一是強化自己的應(yīng)變能力；

　　二是平時留心本單位的運轉(zhuǎn)狀況，從其財務(wù)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、信譽等多方面，預(yù)測其生存發(fā)展的前景，若有破產(chǎn)倒閉的征兆，則要早作準備；

　　三是熟悉法律，借助律師服務(wù)，保護自己的合法權(quán)益；

　　四是熟悉應(yīng)聘求職，應(yīng)對面試的程序，在失業(yè)后隨時準備謀求并盡快取得合適的新的職位；

　　第三節(jié)

　　一、美國秘書公務(wù)信函寫作

　　1.寫作準備

　　主要環(huán)節(jié)﹕一是與領(lǐng)導議定程序；二是確定來信的種類；三是搜集相關(guān)資料；四是做好旁注；五是在要事下劃線，以區(qū)分信中事件的輕重緩急，回信時也就有條不濟。六是勾勒出信件的內(nèi)容；七是起草信函。

　　2.標準信函的組成

　　一是要整潔美觀

　　二是要寫好開頭

　　三是使用得體、簡明曉暢的語言，自然的表達方式最為適宜；

　　四是細心、準確地組織文章，安排結(jié)構(gòu)，全文要有整體性和連續(xù)性；

　　五是句子要準確，不在標點、字母、詞組及主語與動詞的搭配和使用上出現(xiàn)錯誤；

　　六是要提供準確的信息；

　　七是表達要準確；

　　八是要有針對性地明確答復對方提出的問題；

　　九是可將正反兩方面的意見同時提出；

　　十是要設(shè)計一個友好的信函的結(jié)尾；

　　3.格式化信函的制作

　　4.特殊信函的寫法

　　一是要對僅有領(lǐng)導人才確知詳情的事情作正確的答復；

　　二是只有領(lǐng)導才知道怎樣回復好；

　　三是最好由領(lǐng)導人回復的復雜的詢問或問題；

　　四是對方是本單位領(lǐng)導人的知己，他非常熟悉本單位領(lǐng)導人的文風，他人的代筆可能會引起對方的不快。

　　5.美國業(yè)務(wù)通訊的主要信件格式

　　簡式信件、塊式信件、改良型塊式信件、改良型小塊式信件，次行縮進式信件五種最常用的摹寫格式。

　　6.事務(wù)信件的具體組成部分﹕日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。

　　7.信件內(nèi)容的撰擬

　　信件的主體部分要簡結(jié)明了，直截了當應(yīng)具有個別談話般的輕松氣氛；

　　信件的長短必須與其重要性相吻合；

　　信中正文的第一句話就要提出寫信的目的；

　　使用語言要精確，盡可能做到自然，像同朋友談話一樣。

　　在公務(wù)信件中，不應(yīng)輕易使用評語或俚語。

　　二、美國法律文書的撰擬

　　經(jīng)法定程序形成的，得到有關(guān)部門確認并具有法定效用的文書為法律文書。

　　1.美國法律文書的一般要求

　　一是要用質(zhì)量很高的公文紙，大小規(guī)格要求8.5英寸X13或14英寸，或標準函件尺度8.5英寸X11英寸；

　　二是頁邊寬度左頁邊大約1.25到1.5英寸，右頁邊大約1英寸；

　　三是標題，所有法律文書都含有一個用以區(qū)分公文類別的標題。

　　四是標題和副標題與第一段落之間要空四行，法律文書要隔行打印，以便于閱讀；

　　五是段落設(shè)計要便于識別；

　　六是公文各頁必須標記頁碼；

　　七是法律文書必須準確精密，一般不允許有涂抹痕跡；

　　八是法律文書中的專有名詞一般要全部大寫；

　　九是法律文書中的貨幣量要大寫，而且要用數(shù)詞和數(shù)字兩種形式，數(shù)字放在括號里；

　　十是除引證和常用的詞外，法律文書中要避免使用縮寫語；

　　十一是法律文書中要避免一行末尾將詞分開；

　　十二是法律文書上通常打印出一道直線作為簽字用；

　　十三是蓋章

　　十四是簽字線不能單獨打印在公文的最后一頁上，要將簽字線前的段落至少一行，最好兩三行和簽字線一起移到一頁。

　　2.常用公證文書

　　3.遺囑附錄

　　4.合同或協(xié)議

　　5.代理書的撰擬

　　代理是某人委托他人代替行使委托人權(quán)利的形式。

　　三、其它文字材料的撰擬

　　1.辦公室備忘錄﹕包括標題（送至、發(fā)自、主題、日期）和正文兩個主要部分；

　　2.報告的撰擬

　　美國常用的報告﹕一是便箋體；二是書信體報告；三是簡短報告；四是正式報告；

　　便箋體報告是組織內(nèi)部使用的一種通訊形式，一般是非正式的例行公事；

　　書信體報告是以書信形式撰擬的報告；

　　簡短報告是一般地處理一定范圍內(nèi)的和簡單的議題報告；

　　正式報告有三個顯著特點﹕（1）遵循傳統(tǒng)的呈遞報告的樣式；（2）內(nèi)容復雜，涉及面廣；（3）一般篇幅長；

　　正式報告正文一般包括三個部分﹕引言、正文、結(jié)尾。

　　3.新聞稿的撰擬

　　新聞稿一般寫成倒金字塔形。首先寫主要內(nèi)容，其次寫和主要內(nèi)容有關(guān)的主要細節(jié)的說明；結(jié)尾寫次要細節(jié)或與主題有關(guān)的補充內(nèi)容，次要內(nèi)容和補充內(nèi)容對于主題的解釋和討論都不起主要作用。

　　一篇好的新聞稿包括所有重要的內(nèi)容﹕人物、事件、時間、地點、原因以及事件發(fā)生發(fā)展的重要情況。撰寫新聞稿應(yīng)該特別重視真實性、趣味性、知識性和準確性。

　　4.內(nèi)部資料的編寫

　　組織內(nèi)部的通訊、報紙、雜志均為內(nèi)部資料，是組織內(nèi)部交流信息的重要工具，其內(nèi)容包括組織成員的消息和一般情況，公司活動，各種事件的報道。其總的目的是在組織內(nèi)的各層次中建立交流溝通的渠道，保持和發(fā)展人際間的良好關(guān)系和職工士氣。

　　5.秘書寫作資料的準備

　　秘書搜集資料一般使用兩種方法﹕基本研究方法和輔助研究方法。

　　基本