“檔案學(xué)概論”聽課筆記（1-3章）

第一章DA概念與DA現(xiàn)象
　　
　　簡：直觀描述型DA定義的優(yōu)劣：P4
　　
　　直觀描述型定義是從DA的形成轉(zhuǎn)化過程與實(shí)體存在形態(tài)等較具體、直觀的角度描述DA概念的內(nèi)涵和外延。
　　
　　優(yōu)勢：直觀，尤其它指明了一個重要事實(shí)：DA大部分是由文書、文件轉(zhuǎn)化而來的，其實(shí)存形態(tài)主要是過去的文書、文件。
　　
　　劣勢：沒有從DA在社會生活中的根本作用、價值等角度去揭示DA的本質(zhì)所在。用文書等概念定義DA，存在一個邏輯錯誤：DA與文書之間并非空間的屬種關(guān)系，而是一種時間性的繼承轉(zhuǎn)化關(guān)系。凡具有直接繼承轉(zhuǎn)化關(guān)系的事物之間不可能有邏輯上的屬種關(guān)系。這種類型的DA定義大都出現(xiàn)時間較早，是人們對DA定義認(rèn)識初始階段的產(chǎn)物。
　　
　　簡：抽象揭示型DA定義的優(yōu)劣：
　　
　　抽象揭示型定義的認(rèn)識角度與直觀描述型不同，它是在后者的基礎(chǔ)上于較晚時出現(xiàn)的。它主要從DA對社會生活的根本性作用、價值等相對性角度來定義DA概念的內(nèi)涵與外延，大都試圖揭示DA這一事物的本質(zhì)特性。
　　
　　優(yōu)勢：理論抽象度較高，有利于人們對DA本質(zhì)的深入認(rèn)識與揭示。
　　
　　劣勢：正因其抽象度高，所以難理解，確指性也差，易產(chǎn)生無謂的學(xué)術(shù)紛爭。
　　
　　填：中華人民共和國DA行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《DA工作基本術(shù)語》對DA的定義——“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄?！盤5
　　
　　論：對DA概念（定義）的理解：P5
　　
　　1、社會性（或社會實(shí)踐性）：DA是人們在社會實(shí)踐中直接形成的，其內(nèi)容為社會實(shí)踐活動的內(nèi)容、過程及結(jié)論的原始記錄。與自然界中自然形成的原始記錄物不同，如年輪
　　
　　2、歷史性（或后時性）：從時態(tài)上講，DA是過去已經(jīng)形成的而不是正在形成或尚未形成的東西。所謂“讓過去告訴現(xiàn)在，讓歷史告訴未來”。非人類歷史文化遺產(chǎn)的全部，而是其中只有基礎(chǔ)性支持意義的重要部分
　　
　　3、確定性：DA內(nèi)容信息的清晰、確定性和其載體的固化、恒定性?；颍篋A所記錄的內(nèi)容是清清楚楚、明明白白的；而且這些清晰、確定的信息內(nèi)容又是以固化的物質(zhì)載體形式存在的，二者缺一不可。這是DA區(qū)別于最為臨近的事物——文物的根本點(diǎn)。
　　
　　4、原始記錄性：這是DA的本質(zhì)特性，是DA區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨(dú)一無二的本質(zhì)所在。
　　
　　簡：DA的本質(zhì)特性：P6
　　
　　“原始記錄性”是DA的本質(zhì)特性，是DA區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨(dú)一無二的本質(zhì)所在，還從根本上決定著管理方法的基本取向。對DA的管理無論怎樣簡便、有效，均不能以傷害DA的本質(zhì)特性為代價，只能以充分實(shí)現(xiàn)其對以往歷史事實(shí)的原始記錄價值為軸心。這是所有管理活動的基本原則之一：管理方法必須維護(hù)被管理對象的本質(zhì)特性。因此現(xiàn)在各國均以“來源原則”（或全宗原則）為核心的歷史主義方法作為DA管理（尤其是實(shí)體管理）的基本方法。
　　
　　簡：DA的實(shí)存形態(tài)：
　　
　　DA的實(shí)存形態(tài)是DA在現(xiàn)實(shí)中的具體存在形式。在各種各樣的事物中，只有具有DA屬性者，才是DA.根據(jù)定義，尤其是DA的本質(zhì)特性，其實(shí)存形態(tài)不是唯一的，而是多種多樣。目前DA的實(shí)存形態(tài)主要仍是各種文書，尤其是文書的定稿——唯一的且可信賴程度最高的稿本。
　　
　　簡：DA的形成過程：
　　
　　各種形態(tài)的具體DA，從被制作出來到被作為DA正式保存并發(fā)揮DA作用的過程。各種DA的具體形成過程各不相同且很復(fù)雜，從制作動機(jī)角度可分為2類：
　　
　　1、在被制作時就是DA，制作者有明確的DA意識，制作目的就是為了留下明確的原始記錄。形成過程較為簡單、直接，只要制作出來后立即妥善保存即可。
　　
　　2、被制作時并不是DA，制作者沒有或少有DA意識，制作目的、動機(jī)不是時間上的傳遞，而是為了解決、處理現(xiàn)實(shí)中的具體問題。形成過程較復(fù)雜，往往需經(jīng)過必要的技術(shù)處理程序：鑒定、立卷…
　　
　　這2種形成過程的公式：有意、無意地制作+有意的處理保存。意——DA制作者和保存管理者的DA意識。所以DA界有“有意識地保存?zhèn)洳椴攀荄A的本質(zhì)特性”和“只有集中保存起來的DA才是DA”等觀點(diǎn)。
　　
　　簡：制作時是否有意，對檔案的日后管理和檔案的功能、價值具有不同的效應(yīng)。
　　
　　1、有意看作的優(yōu)點(diǎn)：為久存，制作材料較好，格式規(guī)范，留存較齊全、完整。
　　
　　缺點(diǎn)：內(nèi)容往往難以做到客觀、真實(shí)，常有虛假不實(shí)甚至有意作偽，易產(chǎn)生抑惡揚(yáng)善、報喜不報憂等內(nèi)容上的偏差、錯誤。
　　
　　2、無意制作的優(yōu)點(diǎn)：無意中留下真實(shí)客觀的記錄，較好地體現(xiàn)DA的原始記錄性。
　　
　　缺點(diǎn)：制作材料的質(zhì)地不好，耐久性差，書寫格式往往不規(guī)范，且留存狀況不好，不易齊全完整。不利于DA的保存和日常管理使用。
　　
　　論：準(zhǔn)確理解DA的真實(shí)可靠性：
　　
　　DA，尤其是它內(nèi)容的真實(shí)可靠性不是絕對的，準(zhǔn)確、客觀、真實(shí)、正確是相對的不能因此全盤否定DA的真實(shí)可靠性。種種不客觀、不真實(shí)、甚至偽造的DA本身也是一種歷史的真實(shí)，是一種客觀存在的事實(shí)。DA的真實(shí)可靠性有至少2層含義：
　　
　　1、如DA的內(nèi)容無失實(shí)、歪曲、作偽之處，對同一歷史事實(shí)均有記載的各種信息中它就是最真實(shí)、可靠的。因?yàn)闄n案是直接的原始記錄，是第一手的原生信息。
　　
　　2、如有失實(shí)、歪曲、作偽乃至偽造之處，其不實(shí)之客觀事實(shí)，也恰是由DA這一實(shí)存形態(tài)來予以記錄、固化并示之世人的。DA只要其自身存在，就沒有“假”的，“假”的也是“真”的。
　　
　　簡：DA與信息的關(guān)系：
　　
　　邏輯上是種、屬概念的關(guān)系。
　　
　　DA是一種最真實(shí)、可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生性固化信息。從根本上體現(xiàn)著信息的確定性與可靠性。而信息理論認(rèn)為：信息的確定性與可靠性是信息的根基所在，沒有或確定性、可靠性程度差的信息沒有什么價值。所謂“錯誤、混亂或不可靠的信息還不如沒有信息
　　
　　人類社會對信息的依賴、需求程度越高，對信息的確定性與可靠性的要求程度也就越高。從信息理論的角度看，DA是一種最重要的信息，是信息之根——確定性與可靠性的最高體現(xiàn)形式和實(shí)存形態(tài)。
　　
　　簡：DA與文獻(xiàn)的關(guān)系：
　　
　　文獻(xiàn)一般指前人留下來的歷史文化價值較高，內(nèi)容較系統(tǒng)完整的信息記錄。二者的區(qū)別：
　　
　　1、本質(zhì)即核心含義不同：這是根本的區(qū)別。DA是社會實(shí)踐的原始記錄，是第一手的原生信息；文獻(xiàn)則不論是否為原始記錄。
　　
　　2、文獻(xiàn)注重歷史文化價值，DA則既注重歷史文化價值，又注重現(xiàn)實(shí)性的查考、實(shí)用價值。
　　
　　3、文獻(xiàn)內(nèi)容一般較系統(tǒng)、完整，而DA則包括大量的片段性零星記錄在內(nèi)。
　　
　　簡：DA與文書的關(guān)系：
　　
　　兩者之間的聯(lián)系主要是實(shí)存形態(tài)上的直接轉(zhuǎn)化關(guān)系，但不能混為一談。區(qū)別如下：
　　
　　1、DA的實(shí)存形態(tài)不僅是過去的文書，還包括大量非文書類的原始性記錄物。文書只是原始記錄性強(qiáng)、查考價值高且文書處理程序完畢者才能轉(zhuǎn)化為檔案。
　　
　　2、二者的概念內(nèi)涵，尤其是本質(zhì)不同。文書雖有原始記錄性，但原始記錄性并非文書的本質(zhì)所在，也不是人們制作使用文書的根本目的與追求。它本質(zhì)上是人們處理、解決現(xiàn)時性具體事務(wù)、問題的信息傳遞工具，主要是空間的傳播。DA的本質(zhì)則是已往社會實(shí)踐的原始記錄物，主要是在時間上傳遞，讓過去告訴現(xiàn)在，讓現(xiàn)在告訴未來。
　　
　　簡：DA與圖書的關(guān)系：
　　
　　區(qū)別：
　　
　　1、本質(zhì)不同：DA本質(zhì)上是人們在社會實(shí)踐中直接形成的原始記錄。圖書本質(zhì)上是系統(tǒng)知識的結(jié)晶，是人類對自然及社會現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)認(rèn)識研究的結(jié)果。
　　
　　2、社會功能不同。這是由其不同的本質(zhì)所決定的。DA是歷史的原始記錄，可供查考…解決實(shí)際問題、研究歷史。人們看書則是為了學(xué)習(xí)系統(tǒng)知識，為了陶冶性情。
　　
　　3、內(nèi)容上的交叉重合部分特點(diǎn)也不同，DA中雖也有知識，但這些知識是不系統(tǒng)的知識片段，圖書內(nèi)容中雖也有對歷史事實(shí)的記載，但這種記載卻不是直接的原始記錄，而是經(jīng)過加工提煉后的系統(tǒng)性知識。
　　
　　簡：DA與資料的關(guān)系：
　　
　　資料是現(xiàn)實(shí)中與DA關(guān)系最密切的概念（事物）。其外延有大面積重合，資料的外延>DA.但內(nèi)涵有別：資料是一個相對性、動態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值，無論其具體是什么，均可視為資料。DA沒有資料那樣的相對性與動態(tài)性，DA可作為資料使用，資料卻不能作為DA看待并使用。
　　
　　簡：DA與文物的本質(zhì)聯(lián)系：二者在內(nèi)涵上是最為接近的概念（事物）。文物是有文化價值的歷史遺留物，其形態(tài)主要是過去人們直接使用的實(shí)用性物品。在邏輯上二者的內(nèi)涵有部分交叉重合。DA，尤其是重要的DA，因其既有原始記錄作用，又有突出的歷史文化作用，可視為文物，并作為文物收藏。但絕大部分文物卻不能成為DA.文物所記錄的歷史事實(shí)的內(nèi)容信息是不清晰、不明確的。內(nèi)容信息的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。DA中的“實(shí)物DA”確立的標(biāo)準(zhǔn)也是其所記錄的內(nèi)容、信息的清晰性與明確性。另一必要條件是技術(shù)上的可存性
　　
　　第三節(jié)檔案的種類
　　
　　選：檔案和種類是人們對檔案進(jìn)行分類認(rèn)識的結(jié)果。
　　
　　選：一般認(rèn)為，檔案分類涉及三個層面：
　　
　　1、對檔案的認(rèn)識性或概念分類，即對檔案的種類認(rèn)識；
　　
　　2、檔案實(shí)體的管理性分類或?qū)嶓w分類；
　　
　　3、檔案內(nèi)容信息的管理性分類或信息分類、檢索分類。按內(nèi)容分類
　　
　　名：公務(wù)檔案：法人或法人代表在公務(wù)活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會組織。
　　
　　名：私人檔案：人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要為私人個人。
　　
　　名：公共檔案或官府檔案