2017年湖北自考《檔案管理學(xué)》章節(jié)復(fù)習(xí)：鑒定工作

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鑒定工作的內(nèi)容和制度

一、內(nèi)容

1、制定標(biāo)準(zhǔn)

2、確定期限

3、找出無保存價值的檔案，銷毀。

二、 制度：

(一)確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)

(二)確定鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

鑒定工作分階段進行：

1、機關(guān)文件歸檔時特別剔除一部分沒有保存價值的文件，剔除的文件主要參照國家檔案局于2006年12月18日公布并施行的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：

(1)上級機關(guān)的文件：上級機關(guān)任免和獎懲非本機關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱，不辦理的文件材料;上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件，征求意見來定稿的文件。

(2)本機關(guān)的文件材料：重份文件、無查考利用價值的事務(wù)性和臨時性文件;未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未效的文件、電報、草稿;一般性文件的歷次修改稿;鉛印文件的各次校對稿(定稿除外);從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料，無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問、一般問題、提出一般性建議或意見的人民來信;機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料;不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等。本機關(guān)負責(zé)人兼任外機關(guān)職務(wù)時形成的和本機關(guān)無關(guān)的文件材料。

(3)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料：參加非主管機關(guān)召開的會議、不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料，非隸屬機關(guān)抄送的，不需要辦理的文件材料。

(4)下級機關(guān)的文件材料：下級機關(guān)送來參閱的簡 報、情況反映，不應(yīng)抄送或不必備案的文件材料;越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料;下級機關(guān)抄報、備案的一般性文件材料。

2、 對歸檔文件確立保管期限。

應(yīng)當(dāng)根據(jù)2006年的期限表進行，對專門單位(地質(zhì)部、煤炭部、石油部等)就制定專門檔案保管期限表，或者結(jié)合本機關(guān)的實際情況，編制本機關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并報同級檔案行政管理部門備案。

3、 保管期滿的檔案應(yīng)當(dāng)剔除銷毀。

(三)檔案的銷毀

機關(guān)銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并且在銷毀清冊上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

(四)制定檔案保管期限表，實行審批制度

檔案鑒定的方法

一、決定檔案保存價值的因素

1、檔案自身的特點和狀況

2、社會利用需求

國家各項事業(yè)、黨和國家各項工作、廣大干部和人民群眾對各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價值。二、鑒定檔案價值的基本觀點

(一)全面的觀點

(二)歷史的觀點

(三)發(fā)展的觀點

三、分析檔案價值的具體方法

總方法：檔案保存價值的確定應(yīng)當(dāng)以反映本機關(guān)的主要職能活動為出發(fā)點，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮檔案的作者，形成時間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點等因素。研究過去檔案的被利用情況，全面地估計和預(yù)測對檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價值。

具體方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價值。

四、鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)(也有的書上稱為“方法”)

1、來源標(biāo)準(zhǔn)

檔案的來源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會上以及機關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價值。

2、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。對檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個方面：

A、檔案內(nèi)容的重要性;

B、檔案內(nèi)容的獨特性;

C、檔案內(nèi)容的時效性;

D、除上之外，對檔案內(nèi)容的真實性、完備性等也要加以考察，以準(zhǔn)確地把握檔案的價值。

3、形式特征標(biāo)準(zhǔn)

檔案的形式特征是文件的名稱、責(zé)任者、形成時間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對檔案的價值發(fā)生影響。 4、相對價值標(biāo)準(zhǔn)

在一定的情況下，某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。

在根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)分析檔案價值的時候，要始終堅持辯證的思維方法，切忌機械、片面地強調(diào)某一方面，忽略其他。

五、方法論問題

1、研究利用規(guī)律，預(yù)測未來利用需要

2、研究檔案保存的效益

3、重要性與保管期限長短的關(guān)系

4、彈性原則

保存從寬，銷毀從嚴(yán);孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán);本機關(guān)從寬，外機關(guān)從嚴(yán);兩可之間的，就高不就低; 暫緩銷毀歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán);

解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴(yán); 首腦機關(guān)從寬，一般機關(guān)從嚴(yán);上機機關(guān)從寬，下級機關(guān)從嚴(yán); 撤銷機關(guān)從寬，現(xiàn)行機關(guān)從嚴(yán);

六、在鑒定工作中需要注意的問題

(一)應(yīng)當(dāng)以全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不能夠自行其事。

(二)應(yīng)當(dāng)考慮各方面的作用。這里主要指出應(yīng)當(dāng)考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。

(三)對重要的設(shè)備的檔案和基建檔案應(yīng)當(dāng)由使用設(shè)備和建筑物的機關(guān)檔案部門保存復(fù)制件，原件移交到檔案館保存。

(四)寬嚴(yán)問題："寬"：指鑒定的標(biāo)準(zhǔn)放寬，多保存一些;"嚴(yán)"指標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格一些，少保存一些

檔案保管期限表

一、作用

(一)能夠統(tǒng)一鑒定認(rèn)識，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。(表雖是主觀制度，但較接近于客觀)

(二)能夠保證鑒定工作質(zhì)量。(表是通過長期實踐總結(jié)出來的)

(三)能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。(根據(jù)表把檔案對號入座，較為方便，速度又較快)

(四)可以防止任意銷毀檔案文件，維護檔案的完整與安全。(有保管價值的文件一般都歸入了保管期限表)

(五)立卷時可以據(jù)此考慮文件的價值，把具有相同價 值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價值的文件材料分開組卷，保證案卷質(zhì)量，為日后進館復(fù)查打下了基礎(chǔ)。

二、類型

1、通用檔案保管期限表

2、專門檔案保管期限表

3、同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表

4、同類型機關(guān)檔案保管期限表

5、機關(guān)檔案保管期限表

三、保管期限

專門檔案的保管期限

1、人民法院的訴訟檔案分為永久、長期(60年)、短期(30年)，刑事案件的證物不宜長期保管的至少也要保存十五(證物有些是檔案，有些則不是);案件的結(jié)案時間是終審判決結(jié)案后的第二年算起;檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取了一份，按年度審判級別整理立卷、永久保管。

2、書稿檔案 其保管期限與文書檔案一致。

3、會計檔案 其保管期限分為兩種：

定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久

其保管時間是從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案中的預(yù)算、計劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。

三、保管期限的劃分原則

(一)總規(guī)定：確定檔案的保存價值要堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)(泛指)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

(二)具體的原則

1、凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案列為永久保管。

2、長期：主要是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)有查考利用價值的文件材料列為長期保管，主要由三部分構(gòu)成：

(1)本機關(guān)一般工作問題的文件材料;一般會議的主要文件材料;人事管理工作形成的一般文件材料。

(2)直屬上級頒發(fā)的、屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)、并且需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

(3)下級機關(guān)報送的重要總結(jié)報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

3、凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料到為短期保管

(1)本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料

(2)上級和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行文件材料。

(3)下級機關(guān)報送的一般工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

四、應(yīng)當(dāng)注意的問題

(一)要以保存本機關(guān)形成的文件材料為重點，永久和長期卷中上、下級文件也應(yīng)有一定比重，全面估計和預(yù)測對檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級文件幾種保管期限的百分比。(實際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。)

(二)正確處理完整與精煉的關(guān)系：在完整的基礎(chǔ)上求精煉，不必過于強調(diào)少而精。

(三)對檔案的鑒定要相對穩(wěn)定，不宜反復(fù)進行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。

(四)保管期限不宜劃分很精確的年度。

檔案鑒定工作制度和組織

一、檔案室工作制度和組織 成立鑒定小組

二、檔案館工作制度和組織 成立鑒定委員會

三、銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度

機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批