2013年湖北自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（4）

湖北省2013年自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（4）

　　1、怎樣理解組織管理方法對(duì)秘書工作的適用性？

　　答：組織目標(biāo)為秘書選用工作方法指明方向；組織規(guī)范為秘書選用工作方法提供依據(jù)；組織需要是秘書選擇工作方法的基礎(chǔ)；組織管理方法適用于秘書工作。

　　2、理解秘書工作進(jìn)程的調(diào)度方法。

　　答：秘書工作中常用的調(diào)度方法有：ABC分類處理方法，是對(duì)繁雜的工作任務(wù)，可以按照重要和急緩程度分類排列辦理順序，將要事急事列為A類，將重要但不急辦的事情列為B類，將一般性事務(wù)和可暫緩辦理的事項(xiàng)列為C類，可放在時(shí)間比較充裕時(shí)辦理，這樣，就可主動(dòng)安排辦理順序，在被動(dòng)接受任務(wù)后，具有完成任務(wù)的主動(dòng)性，避免貽誤要事急事，確保各項(xiàng)工作按質(zhì)按量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成； 集中辦理與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法，是秘書應(yīng)首先盡可能將手頭的工作，在保證質(zhì)量的前提下一鼓作氣、一氣呵成地集中精力迅速辦理完畢，避免中途間斷或擱置，這樣，既可保證質(zhì)量，又可提高效率，若工作量大，進(jìn)程又的較長的任務(wù)在辦理中出現(xiàn)暫停時(shí)，必須處理其他問題，應(yīng)將未完成的事項(xiàng)先記下工作要點(diǎn)，待臨時(shí)出現(xiàn)的事務(wù)處理后，迅速按工作重點(diǎn)完成第一件事，以確保工作的連續(xù)性和完整性； 統(tǒng)籌計(jì)劃法， 類似目標(biāo)管理方法，一是注重任務(wù)控制，將所有具體的事項(xiàng)一一列出，全面安排，責(zé)任到人，落到實(shí)處，不能有遺漏，二是注重質(zhì)量控制，對(duì)每項(xiàng)具體事務(wù)都提出明確的具體要求，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人督導(dǎo)，確保工作質(zhì)量，三是注重時(shí)間控制，要求每項(xiàng)事務(wù)，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須按預(yù)定時(shí)間完成，嚴(yán)格控制完成任務(wù)的進(jìn)度和時(shí)限。

　　3、理解海外的幾種秘書時(shí)間管理方法。

　　答：海外秘書時(shí)間管理方法有：時(shí)間表，即做到適合領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)特點(diǎn)，職責(zé)權(quán)限，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，適合機(jī)會(huì)要求，時(shí)間表有全年預(yù)定時(shí)間表，每月預(yù)定時(shí)間表，每周預(yù)定時(shí)間表，每日預(yù)定時(shí)間表，單項(xiàng)重要工作事項(xiàng)預(yù)定表，每月預(yù)定時(shí)間表，要在前一個(gè)月底做好，每周預(yù)定時(shí)間表，要在前一個(gè)周末做好，每日預(yù)定時(shí)間表，要在前一天下班前做好，以備領(lǐng)導(dǎo)人參考，單項(xiàng)工作時(shí)間表可根據(jù)實(shí)際需要擬訂；統(tǒng)計(jì)時(shí)間法， 要求必須真實(shí)，準(zhǔn)確，要選擇有挖根生的記錄區(qū)，要及時(shí)反饋，要持之以恒；目標(biāo)時(shí)間法，特點(diǎn)在于目標(biāo)的集中性，實(shí)效性，目標(biāo)時(shí)間計(jì)劃的循環(huán)性，時(shí)間的預(yù)控性。

　　4、理解秘書工作一般規(guī)律及其內(nèi)涵。

　　答：秘書工作一般規(guī)律，即秘書主輔配合近身綜合輔助與適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作公務(wù)活動(dòng)需要的規(guī)律，揭示了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要，秘書工作效果，秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合有效程序，秘書工作投入等要素間的關(guān)系和聯(lián)系：一領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)的需要，與秘書在主輔配合中事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng)，對(duì)能取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作的滿意，才能保持和諧的工作狀態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)近身綜合服務(wù)是秘書工作的根本要求，二是主輔配合的有效程度對(duì)秘書工作起著關(guān)鍵性作用，三領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的需要，對(duì)秘書工作的職能范圍，職能作用，職能地位等是決定性的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的客觀需要，即有時(shí)代和社會(huì)環(huán)境所決定的客觀需要，又有領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人價(jià)值取向、整體素質(zhì)、工作作風(fēng)等決定的主觀需要，四秘書發(fā)揮其職能作用，是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要，適應(yīng)環(huán)境條件變化，與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下，通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來的。

　　5、如何運(yùn)用秘書工作的一般規(guī)律？

　　答：一從目標(biāo)把握?qǐng)?jiān)持主輔配合的正確方向，二從主輔加深理解提高輔助的有效性，三從主輔配合協(xié)調(diào)提高綜合輔助的效率，四從主輔增強(qiáng)素質(zhì)提高綜合輔助的效能

　　6、何謂秘書工作的特殊規(guī)律？

　　答，秘書工作的特殊規(guī)律，是指秘書工作發(fā)展和運(yùn)作實(shí)踐中，不同領(lǐng)域所特有的規(guī)律，它是不同領(lǐng)域里固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系。

　　秘書工作發(fā)展規(guī)律：秘書工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)規(guī)律；秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工狀況相適應(yīng)規(guī)律；秘書機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)規(guī)律。

　　7、理解秘書專項(xiàng)職能活動(dòng)規(guī)律及意義

　　答：經(jīng)常性工作規(guī)范化，制度化，科學(xué)化，遵循這一規(guī)律，把本單位秘書經(jīng)常性工作建立在實(shí)事求是的科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，制定出制度，規(guī)范，程序，納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理，有利于提高秘書工作的質(zhì)量和效率，克服工作中的隨意性，增加準(zhǔn)確性，做到管理科學(xué)化；秘書知識(shí)能力素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)規(guī)律，秘書只有具有了符合具體職能的知識(shí)能力的廣度和嘗試才能在各類組織的秘書業(yè)務(wù)活動(dòng)中，在領(lǐng)導(dǎo)身邊充分發(fā)揮綜合輔助的參謀助手作用；領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書忠實(shí)完整準(zhǔn)確表達(dá)相一致的寫作規(guī)律，這一規(guī)律提示了秘書公務(wù)寫作所表達(dá)的是組織領(lǐng)導(dǎo)意圖，所寫作的各類文稿的立意應(yīng)由代表組織意圖的領(lǐng)導(dǎo)人提出，這就確定了寫作的目的，中心，基本觀點(diǎn)，關(guān)鍵提法，重要內(nèi)容等要素的規(guī)范性。

　　8、理解秘書工作中的對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律

　　答：對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律是唯物辯證法科學(xué)體系的實(shí)質(zhì)和核心，它揭示了事物與事物，要素與要素間普遍聯(lián)系的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容，揭示了事物發(fā)展變化的內(nèi)在源泉，運(yùn)用對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律，有利于深入地認(rèn)識(shí)秘書工作各要素之間的聯(lián)系和關(guān)系，正確地理解和把握秘書工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律；其關(guān)系有：事務(wù)與政務(wù)，被動(dòng)與主動(dòng)，綜合性與專業(yè)性，維持與適應(yīng)，聽命與勸諫，宣傳與保密，謀劃與執(zhí)行，全面與重點(diǎn)，規(guī)范性與隨機(jī)性，間接性與直接性。

　　9、秘書工作一般性準(zhǔn)則的內(nèi)容是什么？

　　答：其內(nèi)容是正面效益準(zhǔn)則，以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心的準(zhǔn)則，具體工作流程閉環(huán)動(dòng)作原理。

　　正面效益準(zhǔn)則：就是秘書工作價(jià)值取向必須符合事業(yè)公利、組織公利、必須以有效補(bǔ)益和優(yōu)化社會(huì)效益、組織管理效益和領(lǐng)導(dǎo)工作效益為出發(fā)點(diǎn)，必須在工作交通作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質(zhì)發(fā)展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標(biāo)。

　　10、理解具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原理及其對(duì)秘書工作的價(jià)值？

　　答；具體工作流程閉環(huán)動(dòng)作原理是指各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，各秘書崗位的分工，各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接，首尾相連，開成閉合回路和連續(xù)動(dòng)作的環(huán)流，維護(hù)工作進(jìn)程的有序性，穩(wěn)定性和連續(xù)性，充分發(fā)揮整體功能；遵從這一原理，秘書工作的輔助決策，會(huì)務(wù)組織，文書檔案工作，受權(quán)辦事，信訪工作，信息處理，督促檢查工作，接待工作等，都可按具體工作目標(biāo)的分解，流程設(shè)計(jì)，環(huán)節(jié)銜接，構(gòu)成首尾相連，有序地連續(xù)動(dòng)作的閉環(huán)流程，這樣就可避免迷失方向或出現(xiàn)差錯(cuò)，并有助于提高工作效率。

　　如何遵從具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原理，提高秘書工作效率：一秘書工作職能的分解必須與目標(biāo)結(jié)構(gòu)體系相銜接并協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)職能與目標(biāo)的一致性；二是以秘書工作職能和目標(biāo)為基本依據(jù)，建立秘書工作組織機(jī)構(gòu)體系和人員職責(zé)分工體系，使秘書工作職能由具體工作人員承擔(dān)，秘書工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以組織措施為可靠保證；三是在秘書工作職能分解與組建工作系統(tǒng)中，要職能分解與人員分工相結(jié)合，工作流程要嚴(yán)密、無遺漏、不脫節(jié)，工作規(guī)范、明確、具體，人員工作任務(wù)滿負(fù)荷，這樣才能構(gòu)建高效的閉環(huán)運(yùn)作的工作流程。

　　11、秘書工作專門性準(zhǔn)則的內(nèi)容是什么？

　　答：受權(quán)理事雙重角色準(zhǔn)則，綜合協(xié)調(diào)強(qiáng)化整體功能準(zhǔn)則，有效信息溝通準(zhǔn)則。