自考“檢索”復(fù)習(xí)資料（六）

自考“檢索”復(fù)習(xí)資料（六）

　　第六章檔案著錄

　　單選：

　　1、檔案著錄是指在編制目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析，選擇和記錄的過程。

　　2、檔案著錄的結(jié)果是檔案條目。

　　3、檔案著錄工作的作用，其中最主要的是檢索作用。

　　4、從計(jì)算機(jī)檢索來看，檔案查找是通過對數(shù)據(jù)庫的搜索實(shí)現(xiàn)的。

　　5、著錄和標(biāo)引工作的質(zhì)量對于檔案的檢索效率具有重大影響。

　　6、1985年我國制訂并頒布了國家標(biāo)準(zhǔn)<<檔案著錄規(guī)則>>.

　　7、國家檔案局于1999年以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布新版的<<檔案著錄規(guī)則>>.

　　8、<<檔案著錄規(guī)則>>第一版是依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)<<文獻(xiàn)著錄總則>>的原則，結(jié)合我國檔案的特點(diǎn)和檔案工作的實(shí)際情況制訂的。

　　9、<<檔案著錄國際通用標(biāo)準(zhǔn)>>是由國際檔案理事會與聯(lián)合國教科文組織協(xié)議成立的國際檔案理事會著錄標(biāo)準(zhǔn)特別委員會制訂的。

　　10、文件編號項(xiàng)\時間項(xiàng)\載體形態(tài)項(xiàng)\排檢與編號項(xiàng)中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　11、并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名，并列題名前加“二”。例：天津=tianjin

　　12、責(zé)任者只有一個時照原文著錄，其前加“/”號。

　　13、密級是指文件的機(jī)密程度，密級依GB7156-87<<文獻(xiàn)保密等代碼>>劃分為6個級別。P107

　　14、決議、決定、命令、規(guī)程、規(guī)范、條例等法規(guī)性文件，著錄時間通過或發(fā)布時間。工程施工圖\產(chǎn)品加工圖\著錄時間：設(shè)計(jì)時間、竣工圖、著錄時間、繪制時間

　　15、提要在附注之后另起一段空兩格著錄，一般不超過200字。

　　多選：

　　1、內(nèi)容特征，是指對檔案主題的揭示，表示為檔案的分類號\主題詞\摘要等記錄項(xiàng)。

　　2、檔案著錄工作的作用用：A凳記B介紹、報(bào)道C交流D檢索。

　　3、檔案檢索的第一階段是存儲，即將表達(dá)檔案特征和具有檢索意義的標(biāo)識加以記錄并組織起來形成手工檢索工具或計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫。

　　4、<<檔案著錄規(guī)則>>在我國具有較強(qiáng)的通用性，適用于各類檔案的著錄，機(jī)關(guān)檔案室和檔案館的著錄文書檔案、科技檔案以及其他專門檔案時均可按照這個標(biāo)準(zhǔn)著錄。

　　5、正題名，第一責(zé)任者，時間\分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞為主要著錄項(xiàng)目，其余為選擇著錄項(xiàng)目。

　　6、<<檔案著錄規(guī)則>>規(guī)定，一般使用段落符號式的條目格式，實(shí)際工作需要時也可以使用表格式條目格式。

　　7、單份或一組文件著錄時主要依據(jù)文頭、文尾，一個或一組案卷著錄時主要依據(jù)卷封面\卷內(nèi)文件目錄、備考表等。

　　8、題名包括：A正題名B并列題名C副題名及說明題名文字。

　　排檢與編號項(xiàng)是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務(wù)注記項(xiàng)，該項(xiàng)包括分類號，檔案館代號，檔號、電子文檔號，縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞六個項(xiàng)。

　　簡述、論述

　　一、簡述檔案著錄工作的基本要求？

　　答：（1）準(zhǔn)確性，即著錄結(jié)果全面\客觀\準(zhǔn)確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。力求使應(yīng)該著錄的項(xiàng)目無*漏，無差錯，避免將錯誤的信息存入檢索系統(tǒng)。

　　（2）規(guī)范化，即推行標(biāo)準(zhǔn)化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項(xiàng)目，著錄格式，標(biāo)識符號，著錄項(xiàng)目細(xì)則進(jìn)行著錄。

　　二、說明<<檔案著錄規(guī)則>>規(guī)定的基本著錄項(xiàng)目有哪些？

　　答：（1）題名與責(zé)任說明項(xiàng)。包括正題名\責(zé)任者等。六個小項(xiàng)。

　?。?）稿本與文種項(xiàng)，包括稿本\文種兩個小項(xiàng)。

　?。?）密級與保管期限項(xiàng)。包括密級保管期限兩個小項(xiàng)。

　　（4）時間項(xiàng)。

　?。?）載體形態(tài)項(xiàng)，包括載體類型，數(shù)量及單位\規(guī)格三個小項(xiàng)。

　?。?）附注與提要項(xiàng)。包括附注和提要兩個小項(xiàng)。

　?。?）排檢與編號項(xiàng)。包括分類號檔案館代號\檔號\電子文檔號\縮微號主題詞或關(guān)鍵詞六個小項(xiàng)。

　　三、試述如何選擇檔案著錄的級別？

　　答：（1）按照<<檔案著錄規(guī)則>>的規(guī)定，檔案著錄的對象可以是單份文件，一組文件、一個案卷或一組案卷，從而使著錄級別分為文件級\文件組合級和案卷組合級。

　?。?）一般說來，著錄級別比較低時，檢索深度較好，但著錄工作量，速度較慢；反之，著錄級別比較高時，速度可以加快，但檢索深度不夠理想。

　?。?）文件級著錄以單份文件為對象，即一文一卡。這種著錄能全面地反映每一份文件的特征。專指性強(qiáng)?？蛇_(dá)到較高的檢索深度，但著錄工作量大。

　?。?）案卷級著錄以卷為對象，即一卷一卡。這種著錄具有一定的概括性，但難以滿足對于檢索深度有較高要求的檢索要求。

　　（6）文件組合級著錄，可達(dá)到既不影響檢索深度，又相對減少著錄工作量提高著錄速度的效果。

　?。?）在選擇著錄級別時，首要的問題是要保證適當(dāng)?shù)臋z索深度，在此基礎(chǔ)上力求減少不必要的重復(fù)勞動。一般說來，機(jī)關(guān)檔案室(湖北自考網(wǎng))\綜合性檔案館的著錄應(yīng)以文件級著錄為主，輔之以案卷級\文件組合級和案卷組合及的著錄。

　　四、著錄與立卷歸檔同步完成的流程及其好處？

　　答：（1）、①各機(jī)關(guān)在形成文件時，由撰稿人對文件進(jìn)行主題標(biāo)引，以揭示文件主題。

　?、趯π枰獙徍说母寮烁迦藨?yīng)同時對標(biāo)引主題詞給以審核。

　　③將主題詞印制在文件上。

　　④將機(jī)關(guān)收發(fā)文登記與著錄合為一體。

　?、萘⒕頃r檢查文件處理階段著錄的內(nèi)容是否正確，對未著錄的文件進(jìn)行著錄，將著錄結(jié)果與案卷一并歸檔。

　　（2）實(shí)行檔案著錄與歸檔同步完成的好處是：第一，可及時保證檔案著錄工作的完成。第二。有助于保證檔案著錄的質(zhì)量。第三；在機(jī)關(guān)完成檔案的著錄工作，可使本機(jī)關(guān)及時利用其著錄成果編制檢索工具，改善機(jī)關(guān)檔案檢索系統(tǒng)并為機(jī)關(guān)檔案檢索的自動化奠定基礎(chǔ)。