自考“企業(yè)檔案管理”筆記（8）

　　簡：確定會計文件案卷單元的方法？

　　1、會計憑證，一般由經辦會計將當月憑證按形成時間先后分別裝訂成冊，案卷的厚度不超過3cm；

　　2、會計賬本，基本上是一賬一卷；

　　3、會計報表，年報、季報、月報分別組卷。

　　選：對于卷內文件，不需重新編頁號的是成套圖樣、計算書。

　　選：不屬于卷內文件目錄應當包括的內容有：密級、保管期限。

　　選：備考表的主要內容包括：

　　立卷人；

　　檢查人；

　　立卷時間；

　　案卷情況說明。

　　選：案卷題名是封面的核心內容，處于封面的中心突出位置。

　　簡：什么是案卷？

　　案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的企業(yè)文件的最小集合體；按照國家有關規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件的案卷是企業(yè)各職能部門的本職工作，企業(yè)檔案工作者對這項工作負有協(xié)助、指導和監(jiān)督的職責。

　　簡：案卷必須符合一定的質量要求？

　　答：（1）案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內容毫不相關的一堆文件的隨意組合。

　?。?）案卷內企業(yè)文件的數量要適度。

　　（3）案卷內企業(yè)文件的保存價值和密級應基本一致。

　?。?）案卷外形應烽求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

　　簡：確定科技文件案卷單元的方法？

　　1、按結構組卷。這種方法主要適用于機械產品和設備科技文件，特別是圖樣部分。

　　2、按子項組卷。這種方法，主要適用于基本建設工作文件。

　　3、按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產工藝過程或同一工作階段進行組卷。

　　4、按專業(yè)組卷。就是按文件內容所反映的專業(yè)性質進行組卷。

　　確定科技文件案卷單元時，應處理好以下幾個問題：

　?。?）當機電基型產品發(fā)展成系列產品或變型產品時，相互之間的文件，應以基型產品為基礎，保證其齊全成套；其他產品的文件，一般只保存本身專用的部分。

　?。?）當產品、設備（非標準）和工程設計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復制這些圖紙與新形成的文件一起立卷。

　?。?）當產品、設備革新、改造，工程、設備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應單獨立卷。

　　簡：案卷編目的涵義和內容

　　劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內文件的內容和成份。主要的內容有：編頁號，編制卷內目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標簽等，最終組成案卷。

　　1、編頁號：若一卷文件形成時已編有頁號，不必另行編制，如成套圖樣、計算書等。

　　2、編制卷內文件目錄：項目有：每份文件的排列序號、題名、編號、責任者、編制日期、所在頁號和備注等。

　　3、備考表：主要內容：案卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

　　4、案卷封面和脊背標簽，最終組成案卷：案卷題名是封面的核心內容。

　　第四節(jié)  企來文件歸檔制度

　　選：歸檔是企業(yè)文件形成部門的職責，收集是企業(yè)檔案部門的職責。

　　簡：制定企業(yè)文件歸檔制度的要求？

　　答：1）符合國家有關法律法規(guī)的規(guī)定，同時具有一定的靈活性；

　　2）符合企業(yè)生產經營活動及其形成文件的實際；

　　3）與企業(yè)各項管理制度相銜接；

　　4）制度的條文必須明確、可操作性強。

　　選：企業(yè)文件的歸檔制度包括5項內容：

　　1、 歸檔范圍；

　　2、 歸檔時間；

　　3、 歸檔份數；

　　4、 歸檔要求；

　　5、 歸檔手續(xù)。

　　簡：確定企業(yè)文件歸檔范圍的基本方法？

　　答：1、研究和分析企業(yè)生產經營的范圍和性質，從而掌握企業(yè)所形成文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應該包括哪些方面的文件；

　　2、掌握企業(yè)基本職能活動的內容和范圍，把在這些活動中形成的文件作為歸檔范圍的主體。

　　3、針對不同種類企業(yè)文件的形成特點和利用價值，分門別類地確定不同文件的歸檔范圍。

　　4、站在歷史的高度，確定企業(yè)文件的歸檔范圍。

　　論：歸檔時間？（多選）

　　答：歸檔時間，是指應當歸檔的企業(yè)文件向檔案部門移交的時間。正確規(guī)定歸檔時間，對維護企業(yè)文件的完整與安全，確保有關職能部門和檔案部門的日常工作秩序，都有實際意義。

　　1、 管理文件：一般在形成和第二年上半年內向檔案部門移交歸檔。

　　2、 科技文件：根據形成的具體情況可按：

　　1） 按項目結束時間歸檔；

　　2） 按工作階段歸檔；

　　3） 按子項結束時間歸檔；

　　4） 按年度歸檔；

　　5） 隨時歸檔。

　　3、 會計文件：在會計年度終了后，暫由企業(yè)財務會計部門保管一年，期滿后移交給檔案部門保管。

　　4、 人事文件：一般應在辦理完畢后的10天或半個月內向檔案部門歸檔。

　　簡：歸檔要求：

　　1、 歸檔工作由企業(yè)各職能部門承擔，企業(yè)檔案部門要對歸檔工作進行協(xié)助、指導和監(jiān)督。

　　2、 歸檔文件要選用優(yōu)質的制成材料。

　　3、 歸檔文件須經系統(tǒng)整理。

　　4、 對科技文件的歸檔，實行科技文件歸檔審批表制度。

　　第五節(jié)  企業(yè)檔案部門的接收歸檔及相關問題

　　簡：企業(yè)檔案的收集渠道：

　　1、 本企業(yè)業(yè)務職能部門移交文件歸檔；

　　2、 外單位轉讓或移交；

　　3、 企業(yè)人員非職務活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉讓；

　　4、 面向社會收集、征集相關材料。

　　選：目前，企業(yè)文件進館工作有2方面內容：

　　1、 企業(yè)文件現(xiàn)行期滿，經系統(tǒng)整理后移交給企業(yè)檔案館；

　　2、 企業(yè)檔案館（室）依法向國家有關檔案館移交有關檔案。

　　簡：企業(yè)檔案進館工作的要求：

　　1、 以國家現(xiàn)有的政策、法律、法規(guī)為準繩，謀求企業(yè)檔案信息資源整體效益的最佳化。

　　2、 采取多種措施，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的控制。

　　3、 明確進館范圍、進館檔案的質量要求和進館手續(xù)，保證企業(yè)檔案順利進館。

　　論：企業(yè)向國家有關檔案館移交檔案的范圍？

　　答：1、在大中城市規(guī)劃區(qū)內進行建設的企業(yè)，按《城市建設檔案歸屬與流向暫行規(guī)定》向城建檔案館移交有關檔案。

　　2、處于資產和產權變動中的企業(yè)，按照或參考1998年3月5日國家檔案局頒發(fā)的《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，向有關的檔案館移交。

　　移交的檔案包括兩個方面：

　?。?）企業(yè)資產與產權變動檔案，主要包括黨群檔案、行政管理檔案、生產技術管理檔案和經營管理檔案，這部分檔案可移交給專業(yè)部門的檔案館，或寄存所在地的綜合性檔案館；

　?。?）企業(yè)資產與產權變動過程中形成的檔案，包括向有關機關或單位的申請、請示及其批準、批復文件，終止財務決算報告及編制說明、財務清理報告、財產處置結果報告，以及協(xié)議書、合同等，這部分檔案可向專業(yè)部門的檔案館（或上級主管單位其他形式的檔案部門）移交，也可向本單位檔案館移交。

　　簡：企業(yè)集團檔案館的進館范圍

　　答：1、集團總部形成的文件。

　　2、核心企業(yè)形成的文件。以上兩部分是企業(yè)檔案館最主要的來源。

　　3、其他成員企業(yè)形成的重要檔案。

　　4、從外單位、個人等處收集來的對集團有重要參考價值的資料。

　　簡：企業(yè)資產產權變動過程中檔案的歸屬與流向。

　　1、隨實物走：適用于記載和反映有實體形態(tài)的科技對象的、并具一定的經濟價值的檔案，如設備儀器、基建檔案。

　　2、收進（寄存）所在地的國家檔案館。適用于經濟價值不大但具有重要歷史查考價值的檔案，特別是在地區(qū)范圍內有代表意義的企業(yè)的檔案。包括其黨政群工作檔案、行政管理檔案等。

　　3、收進專業(yè)主管部門。適用于一些對本部門有查考價值的檔案，如生產技術管理、經營管理、會計檔案等。

　　4、其他走向。如：破產企業(yè)的人事檔案可轉交勞動局或人才交流中心；未有買主的設備、產品、建筑的檔案材料可存放在產權交易中心等。