自考“企業(yè)檔案管理”筆記（4）

　　4. 簡：交通運輸企業(yè)檔案的特點？

　　交通運輸企業(yè)檔案的3特點：

　　1） 檔案形成面廣。

　　2） 基建與設(shè)備檔案的數(shù)量較大。

　　3） 檔案的作用具有雙向性。

　　名：郵電通訊企業(yè)：通過郵政和電信，傳遞信息、辦理通信業(yè)務(wù)的企業(yè)，包括各級郵電總公司、郵電公司、電信公司、微波總站、線路總站、郵電總站、無線電話公司等。郵電通訊企業(yè)檔案指在這些企業(yè)的活動中形成的檔案。

　　5. 簡：郵電通訊企業(yè)檔案的特點？

　　郵電通訊企業(yè)檔案的主要特點有為：

　　1） 文件的日生產(chǎn)量較大，但絕大部分的保存價值卻較小。

　　2） 設(shè)備檔案內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散。

　　3） 相當一部分檔案是由多個企業(yè)共同形成的。

　　4） 檔案的作用具有雙向性，如發(fā)、收報。

　　6. 簡：建筑安裝企業(yè)檔案的特點：

　　建筑安裝企業(yè)的活動有4個特點：

　　1） 生產(chǎn)的流動性；

　　2） 生產(chǎn)對象的單件性；

　　3） 生產(chǎn)周期的長期性；

　　4） 企業(yè)行為的法律制約性。

　　其檔案具有相應(yīng)的特點：

　　1） 生產(chǎn)技術(shù)檔案為主體且檔案的形成時間較為分散；

　　2） 檔案以工程項目成套；

　　3） 最終的生產(chǎn)成果檔案即為產(chǎn)品所有者的竣工檔案，成果檔案具有雙重性；

　　4） 由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時間較長，合同類檔案一般都具有長遠的保存價值。

　　7. 論：企業(yè)檔案的共性及其意義？

　　由于行業(yè)特點和企業(yè)活動性質(zhì)的不同，決定了不同種類的企業(yè)檔案各有其特殊性，其特殊性對于企業(yè)檔案的管理具有重要的規(guī)定作用。

　　一般企業(yè)檔案按所反映的企業(yè)活動的職能性質(zhì)劃分為五個基本類：

　　管理類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類、用戶類。

　　1） 管理類包括行政管理、物資管理、生活管理等企業(yè)活動內(nèi)容；

　　2） 業(yè)務(wù)類一般視具體情況而定：

　?、?生產(chǎn)型企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動和經(jīng)營活動等。

　　② 非生產(chǎn)型企業(yè)則專指以主要業(yè)務(wù)內(nèi)容為中心的經(jīng)營活動，主要檔案為經(jīng)營管理性檔案。

　　3） 財會類和人事類檔案則在各類企業(yè)中都有形成。

　　4） 用戶類檔案是由企業(yè)的服務(wù)性質(zhì)決定產(chǎn)生的，也普遍存在于各種企業(yè)之中。

　　以上企業(yè)檔案的共性，為研究企業(yè)檔案的一般性管理理論與管理方法提供了可能性。有利于各企業(yè)之間既要針對自身的檔案特點開展管理工作，又要善于吸取其他企業(yè)檔案管理的好經(jīng)驗、好方法，開展不同企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)交流，同時也為國家檔案行政管理機關(guān)依法對企業(yè)檔案工作進行監(jiān)督管理，確定管理的深度和廣度提供必要的依據(jù)來源。

　　第三節(jié)  企業(yè)檔案的功能及其運動規(guī)律

　　1. 企業(yè)檔案的4個功能：

　　1） 記錄企業(yè)歷史

　　2） 著錄企業(yè)資產(chǎn)

　　3） 維系企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)

　　4） 保護企業(yè)的合法權(quán)益

　　2. 論：企業(yè)檔案著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能？

　　企業(yè)資產(chǎn)是指企業(yè)擁有或控制的可用貨幣計量，能為企業(yè)獲得效益的經(jīng)濟資源，包括有形實物資產(chǎn)和無形知識、權(quán)利資產(chǎn)等兩大類。

　　企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)之間存在著一個基本的關(guān)系，即所有的企業(yè)資產(chǎn)都能夠也必須著錄在企業(yè)檔案之中，企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)評估的必要媒介。其評估則只有通過核查企業(yè)檔案的相關(guān)記錄才能得以確認。企業(yè)檔案這種著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能是其他任何企業(yè)資源所不能替代的。

　　企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)是通過人流、物流和信息流這三種要素的動態(tài)組合來維系的。

　　按照信息理論的說法，企業(yè)和各項活動是信源，企業(yè)的進一步活動是信宿，企業(yè)檔案的保存，實質(zhì)上就是企業(yè)信息傳遞的延遲。

　　3. 企業(yè)檔案功能的運動變化規(guī)律主要為：

　　1） 企業(yè)檔案功能范圍的擴展律

　　2） 企業(yè)檔案功能時效性的遞減律

　　3） 企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

　　企檔功能運動變化規(guī)律的存在，說明了企檔功能的最大化是必須通過完整、準確地保存企檔來實現(xiàn)的，這種保存是長期的甚至是永久的。

　　簡：企業(yè)檔案功能范圍的擴展律

　　1） 企檔的功能由企業(yè)內(nèi)部向企業(yè)外部擴展?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)是獨立的法人實體，企業(yè)檔案被視為是企業(yè)內(nèi)部的信息資源，企業(yè)檔案各項功能的發(fā)揮首先著眼于企業(yè)內(nèi)部各項活動的利用需求及其滿足。另一方面企檔也記錄了社會的經(jīng)濟發(fā)展史，從而實現(xiàn)了企業(yè)檔案記錄歷史功能的最大范圍擴展。

　　2） 企檔的功能的單一性向多元性擴展。著錄企業(yè)資產(chǎn)、維系企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)和保護企業(yè)的僉權(quán)益等其他企業(yè)檔案功能則是由這個基本功能擴展出來的。一方面企業(yè)檔案的功能可隨著企業(yè)活動對檔案不同需求的出現(xiàn)和企業(yè)對檔案作用認識的不斷深化而擴展；另一方面，同一種企檔具有滿足不同利用需求的可能性。

　　簡：企業(yè)檔案功能時效性的遞減律

　　企檔及時有效地滿足企業(yè)的現(xiàn)實性需求即為企檔功能的時效性。它的時效性也表明某些企檔特定的時間范圍內(nèi)由于保存著與企業(yè)現(xiàn)實利益相關(guān)的內(nèi)容而具有機密性。從企檔的生命周期來看，企檔功能的時效性隨著時間的推移呈遞減運動規(guī)律。

　　簡：企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

　　權(quán)變理論是現(xiàn)代管理學(xué)的一個基本理論，它指在管理活動中不存在一個適用于各種情況的固定模式，即任何管理模式均需要視具體情況而定。權(quán)變理論的動態(tài)性內(nèi)涵恰好可以用來詮釋企檔功能發(fā)揮的不確定性。企檔及其管理工作水平是影響企檔功能改變的內(nèi)在權(quán)變因素，其他則為外在權(quán)變因素。內(nèi)在權(quán)變因素則決定著企檔功能的能否發(fā)揮和怎樣發(fā)揮。

　　企業(yè)檔案功能運動變化規(guī)律的存在說明了企業(yè)檔案功能的最大化是必須通過完整、準確地保存企業(yè)檔案來實現(xiàn)的，這種保存是長期的甚至是永久的。