自考“企業(yè)檔案管理”筆記（第八章）

　　第八章 企業(yè)檔案利用服務(wù)

　　1.簡答企業(yè)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容？

　　答：企業(yè)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容主要是：熟悉本企業(yè)檔案資源的內(nèi)容成分，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)活動及業(yè)務(wù)流程，掌握用戶對企業(yè)檔案信息的需求，通過檔案咨詢和接待等項服務(wù)工作，把經(jīng)篩選鑒別、加工整序、編目匯纂出來的檔案信息提供給企業(yè)人員，滿足其利用需要。

　　2.企業(yè)檔案利用服務(wù)的要求？（也多選）

　　答：（1）主動服務(wù)

　　（1） 有針對性地服務(wù)

　?。?） 多元化服務(wù)

　?。?） 及時服務(wù)

　　（4） 社會化服務(wù)

　?。?） 保證企業(yè)檔案信息的安全

　　3.企業(yè)檔案信息的安全，提供利用服務(wù)時，對下面兩個因素，須采取分別對待原則，進行嚴(yán)格的控制：（也多選）☆

　?。?）企業(yè)檔案信息內(nèi)容（2）企業(yè)檔案用戶

　　4.對于有機密性的企業(yè)檔案的提供利用，應(yīng)對用戶的利用權(quán)限予以控制，主要措施是：

　　A內(nèi)外有別

　　B上下有別

　　5.企業(yè)檔案價值是由企業(yè)檔案自身和企業(yè)檔案用戶兩方面的因素決定的。（A）

　　A企業(yè)檔案形成時間

　　B企業(yè)檔案用戶

　　C典型性

　　D企業(yè)檔案管理

　　6.企業(yè)檔案用戶需求，決定著企業(yè)檔案開發(fā)利用的活動規(guī)律。（C）

　　A整理工作

　　B收集工作

　　C開發(fā)利用

　　D鑒定工作

　　7.企業(yè)檔案工作者在熟悉館（室）藏的基礎(chǔ)上，還應(yīng)了解企業(yè)檔案用戶的需求特點，以便提高服務(wù)的主動性、針對性和及時性。

　　8.從利用行為發(fā)生與否看，企業(yè)檔案用戶分為潛在用戶和現(xiàn)實用戶。

　　9.從用戶的范圍看，企業(yè)檔案用戶分為內(nèi)部用戶和外部用戶兩種。

　　10.從利用頻率看，企業(yè)檔案用戶分為基本用戶和隨機用戶。

　　11.從用戶的職能看，企業(yè)檔案用戶分為計劃決策人員、基層管理人員、科研人員、工程技術(shù)人員等。

　　12.簡：企業(yè)檔案用戶調(diào)研工作的特點？☆

　　答：用戶調(diào)研工作的特點，一方面，其研究范圍相對固定，對一個企業(yè)來說，主要的檔案用戶是企業(yè)內(nèi)部成員，且需求相對穩(wěn)定；另一方面，與用戶溝通更為方便。

　　13.在熟悉庫藏的基礎(chǔ)上，還要了解用戶需求特點，以便提高（ACE）性。

　　A主動性

　　B嚴(yán)肅性

　　C針對性

　　D多功能性

　　E及時性

　　14.簡答企業(yè)檔案需求的層次？

　　答：對企業(yè)檔案及其利用服務(wù)的需求包括顯在需求和潛在需求兩個層次。其中，顯在需求在情報界中被稱為“情報要求”，即需求者能明確表述其內(nèi)容的需求；而潛在需求就是指用戶尚未認識到的檔案需求。

　　15.試分析影響企業(yè)檔案用戶需求的主要因素？（——為多選）

　　答：（1）企業(yè)活動的因素。檔案利用需求，是用戶在企業(yè)各項工作活動過程中產(chǎn)生的。企業(yè)活動的性質(zhì)決定檔案需求的具體內(nèi)容，包括所需檔案信息的內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)時間等。

　　（2）用戶工作職能的因素。同一活動過程中，企業(yè)工作人員的分工不同，即職能不同，檔案需求的具體內(nèi)容和程度也不相同。

　?。?）企業(yè)檔案工作的因素，即企業(yè)檔案部門及其工作人員的服務(wù)能力。

　?。?）用戶個人的因素。用戶的檔案意識、知識水平、業(yè)務(wù)能力、工作經(jīng)驗等，都在一定程度上影響著檔案需求的產(chǎn)生和實現(xiàn)；同時用戶的特長、興趣愛好也會對檔案需求產(chǎn)生影響。

　?。?）社會因素。社會政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化等領(lǐng)域的巨大變化，往往會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生影響，對信息交流的方式產(chǎn)生影響，從而影響到企業(yè)檔案需求的產(chǎn)生和實現(xiàn)。

　　16.從宏觀角度分析企業(yè)檔案用戶需求規(guī)律？

　　答：（1）從宏觀上看，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)國民經(jīng)濟發(fā)展的形勢以及黨和國家的有關(guān)方針、政策提出的。

　　其一般特點概括如下：

　?。?）現(xiàn)代企業(yè)，要求獲取綜合性檔案信息。

　　（2）參與科技成果的有償轉(zhuǎn)讓成為現(xiàn)代企業(yè)檔案利用的一個新需求。

　　（3）國內(nèi)外企業(yè)檔案信息的交流是現(xiàn)代企業(yè)檔案利用需求的新特點。

　　（4）企業(yè)紛紛由“資產(chǎn)經(jīng)營”向“資本經(jīng)營”模式轉(zhuǎn)變，開展有關(guān)的金融業(yè)務(wù)，包括證券、債券、投資等，使財務(wù)、會計檔案成為新的利用熱點。

　?。?）隨著世界對環(huán)保問題的關(guān)注，企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營須符合環(huán)境保護的要求，相應(yīng)地，環(huán)保內(nèi)容的檔案也會成為企業(yè)檔案利用的一個重點。

　　17.試從微觀的角度分析企業(yè)檔案用戶需求的規(guī)律？

　　答：從微觀上看，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)企業(yè)的工作計劃、任務(wù)提出的。

　?。?）企業(yè)工作計劃、任務(wù)是檔案需求發(fā)生的直接原因。利用檔案的根本動因在于企業(yè)工作活動的需要。企業(yè)檔案中蘊涵的信息內(nèi)容與生產(chǎn)力各要素相結(jié)合，轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，創(chuàng)造一定的社會效益。企業(yè)工作計劃、任務(wù)，表現(xiàn)為兩個層次的內(nèi)容：其一，不同工作活動的任務(wù)不同，檔案需求不同，其二，根據(jù)同一任務(wù)開展的企業(yè)活動，在不同的階段，檔案利用需求也不同。

　?。?）企業(yè)的工作計劃決定檔案利用的時間要求。企業(yè)的工作計劃是完成工作任務(wù)的時間進程表，因此用戶對企業(yè)檔案的利用需求，也具有較強的時間性。企業(yè)檔案部門及其工作人員應(yīng)針對有關(guān)工作計劃的要求，及時向用戶提供需要的信息材料。并據(jù)此制訂出相應(yīng)的利用工作計劃，使服務(wù)工作也按計劃進行。

　　在各個時期，企業(yè)的工作計劃和任務(wù)是相對固定的，對檔案利用的范圍、目的都帶有相當(dāng)?shù)拿鞔_性。這就要求企業(yè)檔案部門及其工作人員深入研究本單位工作任務(wù)的特點，對企業(yè)檔案進行具體的、有針對性的提供利用。

　　18.論：計劃決策人員檔案需求的特點？☆

　　答：企業(yè)中從事計劃決策的管理人員，其任務(wù)是做好調(diào)研計劃和論證決策，既包括對特定的某個專題、某項任務(wù)或某條措施等具體經(jīng)濟技術(shù)問題的計劃決策，也包括對綜合性的、范圍較為廣泛的經(jīng)營方向、方針和戰(zhàn)略、策略的計劃決策。

　　（1）從檔案信息的性質(zhì)和范圍來講，要求利用綜合性的、可靠的、涉及面比較廣泛的檔案材料。

　　（2）從檔案信息的內(nèi)容來講，有兩方面的材料是所有計劃決策人員共同關(guān)注的：其一，政策性文件和分析論證材料；其二，歷史上處理類似問題所形成的材料。

　?。?）在檔案信息的傳遞方向上，要求服務(wù)工作具有很強的針對性。

　　（4）在利用時間上，有特殊的要求。計劃決策人員希望用較少時間了解到較多信息內(nèi)容。

　?。?）在利用方式上，計劃決策人員主動上門服務(wù)。

　　19.論：基層管理者檔案需求的特點？

　　答：企業(yè)基層管理者主要從事具體的業(yè)務(wù)管理、事務(wù)工作。不同性質(zhì)、不同規(guī)模的企業(yè)，其具體的基層管理工作存在著一定的差別，這種管理具有經(jīng)常性和重復(fù)性，有一定的規(guī)律。其檔案信息需求特點是：

　?。?）從檔案信息的性質(zhì)來講，往往需要具體、詳盡、實用性強的信息，能對具體工作給予幫助。

　?。?）從檔案信息的內(nèi)容來講，往往需要關(guān)于管理對象的有關(guān)信息，范圍相對固定。

　?。?）從利用信息的范圍來講，主要利用企業(yè)內(nèi)部信息。

　　20.企業(yè)檔案利用服務(wù)的具體方式和方法有很多，根據(jù)收費與否，可

　　分為有償服務(wù)和無償服務(wù)；根據(jù)提供服務(wù)的作用方向，可分為主動服務(wù)和被動服務(wù)；根據(jù)提供服務(wù)的目的，可分為普及性服務(wù)和專題性服務(wù)；根據(jù)供需雙方的比例關(guān)系，可分為點對點式服務(wù)和點對面式服務(wù)。

　　21.在企業(yè)檔案利用工作中，對有些脆化易損和特別珍貴的檔案（B）使用

　　A禁止使用

　　B提供復(fù)制件

　　C提供原件

　　D開架使用

　　22.論：閱覽的功能特點？（看）

　　答：（1）能夠使用戶直接與檔案原件見面，保證利用的質(zhì)量。

　?。?）閱覽空間、時間固定，便于控制信息的輸出，保護檔案載體及信息的安全；同時，在某種程度上，用戶長時間利用檔案受到限制。

　　（3）閱覽手續(xù)簡單，一方面，節(jié)約了用戶的利用時間；另一方面，節(jié)約其他利用方式須消耗的人力、物力和財力，如不需要復(fù)制、專門借閱登記等。

　?。?）閱覽的環(huán)境良好，可以提供一些必要的閱覽設(shè)備和參考資料、工具書等，方便利用；特別是可以得到企業(yè)檔案工作者的咨詢服務(wù)，提高利用的效率。

　　23.簡：對企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開展出借服務(wù)時要注意的事項？

　　答：對企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶，開展出借服務(wù)時要注意兩點：

　　1） 在同一時間內(nèi)，對同一用戶出借檔案的數(shù)量應(yīng)予以適當(dāng)控制，不宜過多；

　　2） 不向用戶出借與其職能活動無關(guān)的企業(yè)檔案。

　　24.在開展企業(yè)檔案出借服務(wù)時，會計檔案一般（C）出借。

　　A可以對外

　　B開架

　　C不對外

　　D閉架

　　25.論：出借服務(wù)的功能特點？（看）

　　答：（1）能夠使用戶將檔案材料帶在身邊，隨時查閱，增加了利用的靈活性。

　?。?）有利于用戶深入研究檔案材料的內(nèi)容，更大地發(fā)揮企業(yè)檔案的價值。

　　（3）出借和歸還企業(yè)檔案，有完整的登記記錄，有利于統(tǒng)計利用情況和反饋利用效果。若借出檔案有損壞、泄密情況，有利于調(diào)查責(zé)任者。

　　（4）相對閱覽而言，在檔案信息安全性方面，控制的難度有所增加。

　　26.論：復(fù)制供應(yīng)的功能特點？（看）

　　答：（1）準(zhǔn)確性高，能使用戶利用到與原件相同的檔案材料。

　?。?）有效地保護檔案原件的安全，信息安全的保護能力相對較弱。

　?。?）允許多用戶同一時間內(nèi)共享同一份檔案，提供利用的效率。

　?。?）能為企業(yè)復(fù)用已有的科技成果創(chuàng)造條件，從而節(jié)約企業(yè)資源的再投入