自考“企業(yè)檔案管理”筆記（7）

　　第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

　　名或簡：企業(yè)文件：在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等各項活動中，按一定的程序和要求形成的原始記錄。企業(yè)文件也是一個綜合性的概念，它是企業(yè)一切科技、生產(chǎn)和管理實踐活動形成的各種形式的原始記錄，不是某一類企業(yè)文件的專指稱謂。

　　選：企業(yè)文件管理工作包括企業(yè)文件的形成、積累、整理、歸檔等4方面的內(nèi)容。

　　第一節(jié) 企業(yè)文件的形成

　　簡：企業(yè)創(chuàng)立時期文件的形成

　　企業(yè)的創(chuàng)立，就是通過法定的程序，組成一個具有獨立主體地位的經(jīng)濟實體，并在該實體內(nèi)部根據(jù)特定的需要，設(shè)置一整套組織管理系統(tǒng)，使其按既定的目標運行；一般而言，企業(yè)的設(shè)立主要包括籌備和申請登記兩個階段。

　　在企業(yè)創(chuàng)立時期主要形成的文件有：

　　1、創(chuàng)辦機會的選擇及其可行性研究過程中形成的文件。

　　2、企業(yè)章程及有關(guān)部門的批準文件。

　　3、企業(yè)基本建設(shè)活動中形成的文件。

　　4、注冊申請報告、企業(yè)資信證明、營業(yè)執(zhí)照。

　　5、人事材料。

　　6、財務(wù)和會計文件，主要是企業(yè)資金籌措過程和結(jié)果的記錄文件，如借貸合同、募股申請文件、股東出資證明書、資產(chǎn)評估報告、財務(wù)審計報告、驗資報告等。

　　7、企業(yè)成立文件。

　　8、商標注冊文件。

　　9、其他一些原始材料。

　　簡：企業(yè)調(diào)整階段形成的文件

　　1. 企業(yè)合并、分立時期形成的文件

　　合并是指兩個或兩個以上的企業(yè)，依照法律規(guī)定、行政命令或合同的約定，經(jīng)過一定的法律程序，變?yōu)橐粋€企業(yè)法人的行為。

　　一般的合并程序及其產(chǎn)生的文件包括：

　　1）調(diào)查論證

　　2）報批審查

　　3）清產(chǎn)核資

　　4）通知及公告

　　5）法律公證

　　6）工商變更登記

　　企業(yè)分立是指一個企業(yè)法人依據(jù)法律規(guī)定或企業(yè)自行決策，經(jīng)過一定的法律程序，分解為兩上或兩個以上的企業(yè)法人的行為。

　　2、企業(yè)整頓時期形成的文件

　　整頓是指企業(yè)因經(jīng)營管理不善造成虧損，不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時，為維持社會經(jīng)濟秩序，恢復(fù)企業(yè)生計，調(diào)整企業(yè)債務(wù)，改善企業(yè)經(jīng)營管理的秩序，恢復(fù)正常的企業(yè)行為而采取的具體措施。

　　整頓中形成的文件有：

　　1）申請整頓

　　2）整頓方案

　　3）形成審議書

　　4）法院的裁定材料

　　5）整頓方案的實施文件

　　6）終止整頓程序的文件

　　簡：企業(yè)破產(chǎn)文件的形成？

　　破產(chǎn)是指企業(yè)債務(wù)人不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時，為保護多數(shù)債權(quán)人的利益，處理債務(wù)人而進行的一種訴訟程序。

　　破產(chǎn)過程中形成的文件有：

　　1、向債務(wù)人所在地法院提出破產(chǎn)申請

　　2、債權(quán)人向法院申報債權(quán)期滿后，陸續(xù)召開若干次債權(quán)人會議。會議主要負責審查有關(guān)的債權(quán)記錄和證明材料；這一階段形成的主要文件有：債權(quán)記錄和證明材料、和解協(xié)議（未申請整頓的企業(yè)不產(chǎn)生該文件）、破產(chǎn)財產(chǎn)處理與分配方案、歷次債權(quán)人會議文件等。

　　3、法院宣告破產(chǎn)的發(fā)布公告

　　4、法院指定組成清算組，進行破產(chǎn)清算

　　5、企業(yè)破產(chǎn)分配方案及其形成的一系列原始記錄。

　　第二節(jié) 企業(yè)文件形成工作的管理

　　簡：企業(yè)文件形成的特點？

　　1、與企業(yè)各項活動同步進行。如針對科技文件的形成與企業(yè)科技、生產(chǎn)活動同步進行的特點，實行“4同步”的管理措施。

　　2、來源分散，種類、類型呈多樣化趨勢發(fā)展。

　　3、不同種類的企業(yè)文件形成規(guī)律不同。

　　4、標準化程度日益提高。

　　簡：4同步：

　　企業(yè)下達科技、生產(chǎn)計劃與提出科技文件的形成、積累、整理、歸檔要求同步，檢查科技、生產(chǎn)活動計劃與檢查文件的形成、積累情況同步，鑒定、驗收科技、生產(chǎn)成果與鑒定、驗收文件是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合歸檔要求同步；上級登記科技成果及成果申報獲獎、科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

　　選：企業(yè)檔案部門對企業(yè)文件形成工作進行協(xié)助、指導和監(jiān)督的對象主要有3個：

　　1、企業(yè)文件標準執(zhí)行情況；

　　2、企業(yè)文件形成與積累過程。

　　3、企業(yè)科技文件的編號、更改、復(fù)制與發(fā)放。

　　選：同企業(yè)文件形成直接相關(guān)的標準有4個：

　　1、制圖標準。

　　2、關(guān)于機械產(chǎn)品文件的若干標準。

　　3、公文行文標準。

　　4、 關(guān)于特殊載體材料的標準。

　　選：對編制文件過程中執(zhí)行標準情況進行審查和管理，這是企業(yè)標準管理部門的職責：

　　選：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導與監(jiān)督，是企業(yè)企業(yè)檔案部門的職責。

　　簡：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導與監(jiān)督。

　　1、以企業(yè)各項工作程序和有關(guān)規(guī)章、制度為依據(jù)，監(jiān)督、指導企業(yè)文件的形成、積累工作。

　　2、根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)和具體任務(wù)，協(xié)助、指導企業(yè)文件的形成、積累工作。

　　3、根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點，監(jiān)督、指導企業(yè)文件的形成、積累工作。

　　4、抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的文件，協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。

　　5、實行“3納入”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度。

　　6、 恰當運用經(jīng)濟手段，加強對企業(yè)文件形成和積累的監(jiān)督和指導。

　　“三納入”：把企業(yè)文件的收集和歸檔納入企業(yè)各項管理程序，納入企業(yè)各項活動的工作計劃，納入有關(guān)部門職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制。

　　第三節(jié)  企業(yè)文件立卷

　　企業(yè)文件立卷：將企業(yè)文件系統(tǒng)整理，組成案卷并對案卷內(nèi)文件進行排序的過程，實質(zhì)上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。

　　簡：企業(yè)文件立卷的要求：

　　案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值與密級相同的企業(yè)文件的最小集合體。組織企業(yè)文件案卷的要求：

　　1、企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用；

　　2、案卷必須符合一定的質(zhì)量要求：

　　1）必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件；

　　2）卷內(nèi)文件數(shù)量適度；

　　3）卷內(nèi)文件的保存價值與密級應(yīng)基本一致；

　　4）案卷外形力求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

　　3、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律，分別利用科學合理的立卷方法，及時組強案卷。

　　選：案卷的本質(zhì)特征是有機聯(lián)系。

　　簡：確定經(jīng)營管理文件的案卷單元的方法？

　　1、按問題確定案卷單元。就是把反映同一問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。

　　2、按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。

　　3、按時間確定案卷單元。就是將同一時間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對同一時間的文件組成案卷。這種方法，適用于時間性強的文件，如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料等。

　　4、按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法，多應(yīng)用于一些綜合性文件，如綜合性工作計劃、總結(jié)報告、工作簡報、會議記錄等。

　　5、按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。

　　確定科技文件案卷單元時應(yīng)注意3點：

　　1、當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，特別是圖樣，會有重復(fù)的現(xiàn)象。

　　2、當產(chǎn)品、設(shè)備（非標準）和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。

　　3、當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應(yīng)單獨立卷，不必將原來相應(yīng)的案卷拆重組，既減少勞動量，也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過程。