07年7月中英合作專業(yè)“商務交流”專題五 -自考串講筆記

　　背景：

　　你是貝安公司的管理信息系統(tǒng)副總裁，電信經理馬克請求參加將于9月23日到28日在亞特蘭大舉行的全美電信專家討論會。但你不能讓他去，因為時間安排不允許——他必須出席定于同一時間召開的為期兩周的預備籌備會議。一般來說，你會與馬克私下討論這件事。但是他最近正在巡視下屬機構，你沒有機會召見他。

　　1.你還有哪些手段可以告訴馬克這一消息？

　　答案：

　　可以通過電話交流或書面交流（備忘錄、E—mail等）通知馬克這一消息。

　　2.這些交流手段各有什么優(yōu)勢？

　　答案：

　　電話交流：（1）速度快；（2）即使人們不能相見也可相互談話；（3）十分平等：地位、外表和環(huán)境都看不到；（4）有很強的遮蓋作用：沒有與對方面對面時的社會和情感的影響。

　　書面交流：（1）適合事實或意見；（2）適合困難或復雜的信息，可以進行回顧；（3）如果需要進行書面形式存檔時更加有用；（4）既可以寫也可以口述；（5）在發(fā)送前可以進行仔細的計劃和考慮；（6）在發(fā)送前可以剔除錯誤。

　　3.請起草一份至馬克的備忘錄。

　?。▋H供參考）

　　送達：馬克

　　電信經理

　　發(fā)送人：×××

　　管理信息系統(tǒng)副總裁

　　主題：參加9月份討論會的請求     時間：×年×月×日

　　管理委員會和我都非常欣賞你過去和現(xiàn)在在工作中所表現(xiàn)出來的非凡的領導才能。鑒于你名副其實的專業(yè)貢獻，馬克，我能夠理解你希望參加9月23日到28日在亞特蘭大舉行的全美電信專家討論會的心情。

　　但我們已決定在9月份的最后兩個星期召開預備籌備會議。正如你我所知的那樣，在今后的這五年里我們的電信項目只是剛剛開了個頭。因為你是這方面的專家，我們需要你留在這里出席籌備會議。

　　如果你明年參加類似這樣的討論會，而且我們的工作情況也允許的話，我們屆時會努力讓你參加。你是個受人尊敬的人，馬克，我很感激你在我們管理信息系統(tǒng)小組的工作。

　　背景：

　　臺灣富達公司經理被公司職工稱為“五分鐘先生”，其緣由在于他要求凡是來報告的下屬，一定要遵守五分鐘把話講完的不成文規(guī)定。他認為，身為管理人員，不管對任何復雜的問題，包括現(xiàn)狀形勢分析，問題的來龍去脈及自己的意見等，都可以在五分鐘內說清楚，否則就是缺乏現(xiàn)代企業(yè)的效率觀念。當然，他自己也是絕對以身作則的，他部署工作時確實簡潔、明快。費時雖短，效果奇佳。

　　1.你是否贊同“五分鐘先生”的做法？一個成功的報告應該具備哪些條件？

　　答案：

　　贊同。一個有效率的管理者是不能容忍冗長乏味的報告的。效率是現(xiàn)代企業(yè)競爭的基本要求。一個成功的報告通常應該：

　　（1）報告內容應該統(tǒng)一；

　?。?）報告內容應該完整；

　　（3）所有的信息應該準確；

　?。?）應按照基于邏輯分析和材料分類的計劃描述主題內容；

　　（5）內容表述方式應使計劃清楚；

　　（6）報告應以簡單、精練的風格寫作，要便于閱讀，不會令人誤解。

　　2.試列舉報告的三個主要目的并舉例。

　　答案：

　?。?）提供信息：應該包括多少細節(jié)、報告提交給誰等。

　?。?）作為存檔：為什么現(xiàn)在把這些信息存檔很重要？將來誰可能會查詢這些信息？

　　（3）回答問題：在授權調查范圍中問題的表達是否清晰？收到報告的人想如何使用這一報告？

　　（4）建議一系列的行動或決議：為什么需要這一行動或決議？需要什么證據來支持你的建議？

　?。?）影響他人意見：為什么我要改變他們的意見？報告中必須包括什么信息？

　　（6）公開宣傳：為什么我們要把報告的主題公開宣傳？是否可能會有強烈的負面效應？

　　（7）完成法律義務：法律機構到底需要什么？報告中還應包括哪些有用的信息使報告更有吸引力？

　　3.簡述報告的基本結構及其各部分包含的要素。

　　答案：

　?。?）內容簡介：授權調查范圍或目的；程序或方法。

　?。?）報告正文：主要的事實。

　?。?）最后部分：結論；建議（如果要求的話）；附錄（如果必要的話）。

　　背景：

　　著名的凱特公司主要生產化妝品，在全國各大地區(qū)均設有予公司。為及時了解各地區(qū)的銷售情況以及在市場運作中遇到的問題，公司定期召開高層業(yè)務管理例會。

　　1.你作為公司的秘書，請擬定一份會議議程。

　　答案：

　?。?）宣讀上次會議紀要；（2）自上次會議之后出現(xiàn)的問題；（3）主席致開幕詞；（4）上次會議留下事項；（5）各業(yè)務單位匯報銷售情況以及在市場運作中遇到的問題；（6）制定下期行動方案；（7）其他業(yè)務問題；（8）下次會議日期；（9）向會議主席致謝；（10）宣布會議結束。

　　2.該公司有時也采用視聽會議的形式召開會議，你認為視聽會議與傳統(tǒng)會議相比較，其優(yōu)點和缺點是什么？

　　答案：

　　優(yōu)點：（1）節(jié)省成本；（2）即時——在較短時間內通知開會。

　　缺點：（1）氣氛——失去大部分感覺別人身體語言等信息的能力；（2）交往——沒有在會前和會后交談或更多談判的機會；（3）連續(xù)性——實踐中，會議很呆板，因為每人不得不等候攝像機對準他們輪流發(fā)言。

　　3.如果采用視聽會議的形式召開會議，你認為作為會議主席應負有哪些責任？

　　答案：

　?。?）提前把會議議程傳真給每個人，詳細說明討論主題和與會者情況；

　?。?）同時提前用傳真發(fā)送文件和需要參考的資料；保存每人的傳真號碼，以便在會議期間發(fā)送必要的補充資料；

　　（3）每人上線后馬上點名；

　?。?）對與會者講話總是報出姓名，以保證相應的人能聽到你的評論；

　?。?）不時進行小結，保證使每人跟上進程；

　　（6）注意哪些人尚未發(fā)言，吸引他們參與討論。

　　背景：

　　漢威公司開發(fā)出一種新產品，你作為公司銷售主管，負責該產品的宣傳推廣工作。近期你將進行一次新產品的推介演講，你深知做好此次演講非常重要。

　　1.請列舉幾個保持聽眾興趣的演說技巧。

　　答案：

　?。?）向聽眾講述令人信服的事實，并真心誠意地對待聽眾；

　?。?）充滿熱情，從而最終感染聽眾；

　?。?）講話堅定有力；

　?。?）使用簡潔的語言。

　　2.演講者講話的基本技能體現(xiàn)在個人素質和聲音素質兩個方面，請說明個人素質所包含的具體內容有哪些。

　　答案：

　　個人素質包含：（1）清楚；（2）準確；（3）移情作用；（4）真實；（5）放松；（6）目光接觸；（7）外表；（8）姿勢。

　　3.針對此次演講，請選擇兩種最為適用的視覺輔助手段，并說明選擇原因。

　　答案：

　　投影、錄像、幻燈、模型等。

　　背景：

　　你是貝德公司老板理查德的秘書。最近，邦恩公司要舉行一次公司交流研討會，該公司老板杰瑞邀請你們老板出席并發(fā)言。但是，你們老板不能前去，因為他要對各地區(qū)的分公司進行例行視察，并討論下一年的發(fā)展規(guī)劃。在他今天離開辦公室時，還在嘮叨著“或許我能讓西蒙去做這件事”。請你起草一封信，等老板回來時過目。

　　1.一般來說，商務書信可以分為哪幾類？試舉例說明。

　　答案：

　?。?）肯定的信函，比如訂單、訂單確認信息、調停、提供信貸等；

　?。?）中性的信函，比如資信證明、信用證、估價、投標、辭呈等；

　　（3）否定的信函，比如拒絕調停、拒絕信貸、拒絕訂單等；

　?。?）說服式的信函，比如推銷信、收款信、申請工作等。

　　2.你要起草的書信屬于哪種類型？

　　答案：

　　否定的信函。

　　3.根據給定的背景，試起草該信函。

　　答案：

　?。▋H供參考）

　　親愛的杰瑞：

　　我對于貴公司舉辦交流研討會的計劃非常感興趣，同時我相信這一倡議一定會得到各公司的廣泛支持和歡迎。

　　春天對于我來說是一年中非常緊張忙碌的季節(jié)，因為我要對各地的分公司進行例行視察，討論下一個財務年度的發(fā)展計劃。您一定可以想象的到，要完成這一工作需要其他各方面的積極配合，因此很早以前已經做好安排，我也必須按照時間表行事。非常遺憾，您邀請我發(fā)言的日子我將在蘇格蘭視察。

　　我可否推薦我的同事西蒙前去？他將是一個理想的發(fā)言人。他在客戶關系部和員工交流部已任職十年。在此期間，他曾親自組織了幾次很成功的活動。我相信，如果時間允許，他會很樂意發(fā)言。請告知是否接受我的建議，如果可以的話，我將讓他和您聯(lián)系。預祝研討會圓滿成功！

　　您的真誠的

　　理查德

　　背景：

　　下面是保羅和杰瑞的一次電話交談：

　　“我是保羅，能幫你做什么嗎？”

　　“哦……你是萊特夫人的助手嗎？”

　　“噢，她在大樓里，但恐怕現(xiàn)在找不到她。我可以告訴她給你回電話嗎？告訴我你的姓名和電話號碼好嗎？”

　　“好的，告訴她我是杰瑞。我的電話是2364，但我今天下午4點鐘以后就不在了。”

　　“我能告訴她你有什么事情嗎？”

　　“好的。我已和她約好今晚在倫敦見面。我曾說過，我要告訴她我什么時候在機場。她認為她能在機場見到我?！?/p>

　　“好的，我將告訴她在4點以前給你回電話?！?/p>

　　“你覺得她什么時候回來？”

　　“她說她在下午3點之前回來，但是你知道，這種會議是什么樣子的。即使公事談完后，她們還繼續(xù)閑談?！?