07年7月中英合作專業(yè)“商務(wù)交流”專題五 -自考串講筆記

　　背景：

　　你是貝安公司的管理信息系統(tǒng)副總裁，電信經(jīng)理馬克請(qǐng)求參加將于9月23日到28日在亞特蘭大舉行的全美電信專家討論會(huì)。但你不能讓他去，因?yàn)闀r(shí)間安排不允許——他必須出席定于同一時(shí)間召開的為期兩周的預(yù)備籌備會(huì)議。一般來(lái)說(shuō)，你會(huì)與馬克私下討論這件事。但是他最近正在巡視下屬機(jī)構(gòu)，你沒有機(jī)會(huì)召見他。

　　1.你還有哪些手段可以告訴馬克這一消息？

　　答案：

　　可以通過(guò)電話交流或書面交流（備忘錄、E—mail等）通知馬克這一消息。

　　2.這些交流手段各有什么優(yōu)勢(shì)？

　　答案：

　　電話交流：（1）速度快；（2）即使人們不能相見也可相互談話；（3）十分平等：地位、外表和環(huán)境都看不到；（4）有很強(qiáng)的遮蓋作用：沒有與對(duì)方面對(duì)面時(shí)的社會(huì)和情感的影響。

　　書面交流：（1）適合事實(shí)或意見；（2）適合困難或復(fù)雜的信息，可以進(jìn)行回顧；（3）如果需要進(jìn)行書面形式存檔時(shí)更加有用；（4）既可以寫也可以口述；（5）在發(fā)送前可以進(jìn)行仔細(xì)的計(jì)劃和考慮；（6）在發(fā)送前可以剔除錯(cuò)誤。

　　3.請(qǐng)起草一份至馬克的備忘錄。

　?。▋H供參考）

　　送達(dá)：馬克

　　電信經(jīng)理

　　發(fā)送人：×××

　　管理信息系統(tǒng)副總裁

　　主題：參加9月份討論會(huì)的請(qǐng)求     時(shí)間：×年×月×日

　　管理委員會(huì)和我都非常欣賞你過(guò)去和現(xiàn)在在工作中所表現(xiàn)出來(lái)的非凡的領(lǐng)導(dǎo)才能。鑒于你名副其實(shí)的專業(yè)貢獻(xiàn)，馬克，我能夠理解你希望參加9月23日到28日在亞特蘭大舉行的全美電信專家討論會(huì)的心情。

　　但我們已決定在9月份的最后兩個(gè)星期召開預(yù)備籌備會(huì)議。正如你我所知的那樣，在今后的這五年里我們的電信項(xiàng)目只是剛剛開了個(gè)頭。因?yàn)槟闶沁@方面的專家，我們需要你留在這里出席籌備會(huì)議。

　　如果你明年參加類似這樣的討論會(huì)，而且我們的工作情況也允許的話，我們屆時(shí)會(huì)努力讓你參加。你是個(gè)受人尊敬的人，馬克，我很感激你在我們管理信息系統(tǒng)小組的工作。

　　背景：

　　臺(tái)灣富達(dá)公司經(jīng)理被公司職工稱為“五分鐘先生”，其緣由在于他要求凡是來(lái)報(bào)告的下屬，一定要遵守五分鐘把話講完的不成文規(guī)定。他認(rèn)為，身為管理人員，不管對(duì)任何復(fù)雜的問(wèn)題，包括現(xiàn)狀形勢(shì)分析，問(wèn)題的來(lái)龍去脈及自己的意見等，都可以在五分鐘內(nèi)說(shuō)清楚，否則就是缺乏現(xiàn)代企業(yè)的效率觀念。當(dāng)然，他自己也是絕對(duì)以身作則的，他部署工作時(shí)確實(shí)簡(jiǎn)潔、明快。費(fèi)時(shí)雖短，效果奇佳。

　　1.你是否贊同“五分鐘先生”的做法？一個(gè)成功的報(bào)告應(yīng)該具備哪些條件？

　　答案：

　　贊同。一個(gè)有效率的管理者是不能容忍冗長(zhǎng)乏味的報(bào)告的。效率是現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的基本要求。一個(gè)成功的報(bào)告通常應(yīng)該：

　?。?）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一；

　?。?）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整；

　?。?）所有的信息應(yīng)該準(zhǔn)確；

　?。?）應(yīng)按照基于邏輯分析和材料分類的計(jì)劃描述主題內(nèi)容；

　?。?）內(nèi)容表述方式應(yīng)使計(jì)劃清楚；

　　（6）報(bào)告應(yīng)以簡(jiǎn)單、精練的風(fēng)格寫作，要便于閱讀，不會(huì)令人誤解。

　　2.試列舉報(bào)告的三個(gè)主要目的并舉例。

　　答案：

　?。?）提供信息：應(yīng)該包括多少細(xì)節(jié)、報(bào)告提交給誰(shuí)等。

　?。?）作為存檔：為什么現(xiàn)在把這些信息存檔很重要？將來(lái)誰(shuí)可能會(huì)查詢這些信息？

　?。?）回答問(wèn)題：在授權(quán)調(diào)查范圍中問(wèn)題的表達(dá)是否清晰？收到報(bào)告的人想如何使用這一報(bào)告？

　?。?）建議一系列的行動(dòng)或決議：為什么需要這一行動(dòng)或決議？需要什么證據(jù)來(lái)支持你的建議？

　?。?）影響他人意見：為什么我要改變他們的意見？報(bào)告中必須包括什么信息？

　　（6）公開宣傳：為什么我們要把報(bào)告的主題公開宣傳？是否可能會(huì)有強(qiáng)烈的負(fù)面效應(yīng)？

　?。?）完成法律義務(wù)：法律機(jī)構(gòu)到底需要什么？報(bào)告中還應(yīng)包括哪些有用的信息使報(bào)告更有吸引力？

　　3.簡(jiǎn)述報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)及其各部分包含的要素。

　　答案：

　?。?）內(nèi)容簡(jiǎn)介：授權(quán)調(diào)查范圍或目的；程序或方法。

　　（2）報(bào)告正文：主要的事實(shí)。

　?。?）最后部分：結(jié)論；建議（如果要求的話）；附錄（如果必要的話）。

　　背景：

　　著名的凱特公司主要生產(chǎn)化妝品，在全國(guó)各大地區(qū)均設(shè)有予公司。為及時(shí)了解各地區(qū)的銷售情況以及在市場(chǎng)運(yùn)作中遇到的問(wèn)題，公司定期召開高層業(yè)務(wù)管理例會(huì)。

　　1.你作為公司的秘書，請(qǐng)擬定一份會(huì)議議程。

　　答案：

　?。?）宣讀上次會(huì)議紀(jì)要；（2）自上次會(huì)議之后出現(xiàn)的問(wèn)題；（3）主席致開幕詞；（4）上次會(huì)議留下事項(xiàng)；（5）各業(yè)務(wù)單位匯報(bào)銷售情況以及在市場(chǎng)運(yùn)作中遇到的問(wèn)題；（6）制定下期行動(dòng)方案；（7）其他業(yè)務(wù)問(wèn)題；（8）下次會(huì)議日期；（9）向會(huì)議主席致謝；（10）宣布會(huì)議結(jié)束。

　　2.該公司有時(shí)也采用視聽會(huì)議的形式召開會(huì)議，你認(rèn)為視聽會(huì)議與傳統(tǒng)會(huì)議相比較，其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)是什么？

　　答案：

　　優(yōu)點(diǎn)：（1）節(jié)省成本；（2）即時(shí)——在較短時(shí)間內(nèi)通知開會(huì)。

　　缺點(diǎn)：（1）氣氛——失去大部分感覺別人身體語(yǔ)言等信息的能力；（2）交往——沒有在會(huì)前和會(huì)后交談或更多談判的機(jī)會(huì)；（3）連續(xù)性——實(shí)踐中，會(huì)議很呆板，因?yàn)槊咳瞬坏貌坏群驍z像機(jī)對(duì)準(zhǔn)他們輪流發(fā)言。

　　3.如果采用視聽會(huì)議的形式召開會(huì)議，你認(rèn)為作為會(huì)議主席應(yīng)負(fù)有哪些責(zé)任？

　　答案：

　?。?）提前把會(huì)議議程傳真給每個(gè)人，詳細(xì)說(shuō)明討論主題和與會(huì)者情況；

　?。?）同時(shí)提前用傳真發(fā)送文件和需要參考的資料；保存每人的傳真號(hào)碼，以便在會(huì)議期間發(fā)送必要的補(bǔ)充資料；

　?。?）每人上線后馬上點(diǎn)名；

　?。?）對(duì)與會(huì)者講話總是報(bào)出姓名，以保證相應(yīng)的人能聽到你的評(píng)論；

　?。?）不時(shí)進(jìn)行小結(jié)，保證使每人跟上進(jìn)程；

　　（6）注意哪些人尚未發(fā)言，吸引他們參與討論。

　　背景：

　　漢威公司開發(fā)出一種新產(chǎn)品，你作為公司銷售主管，負(fù)責(zé)該產(chǎn)品的宣傳推廣工作。近期你將進(jìn)行一次新產(chǎn)品的推介演講，你深知做好此次演講非常重要。

　　1.請(qǐng)列舉幾個(gè)保持聽眾興趣的演說(shuō)技巧。

　　答案：

　?。?）向聽眾講述令人信服的事實(shí)，并真心誠(chéng)意地對(duì)待聽眾；

　?。?）充滿熱情，從而最終感染聽眾；

　　（3）講話堅(jiān)定有力；

　?。?）使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言。

　　2.演講者講話的基本技能體現(xiàn)在個(gè)人素質(zhì)和聲音素質(zhì)兩個(gè)方面，請(qǐng)說(shuō)明個(gè)人素質(zhì)所包含的具體內(nèi)容有哪些。

　　答案：

　　個(gè)人素質(zhì)包含：（1）清楚；（2）準(zhǔn)確；（3）移情作用；（4）真實(shí)；（5）放松；（6）目光接觸；（7）外表；（8）姿勢(shì)。

　　3.針對(duì)此次演講，請(qǐng)選擇兩種最為適用的視覺輔助手段，并說(shuō)明選擇原因。

　　答案：

　　投影、錄像、幻燈、模型等。

　　背景：

　　你是貝德公司老板理查德的秘書。最近，邦恩公司要舉行一次公司交流研討會(huì)，該公司老板杰瑞邀請(qǐng)你們老板出席并發(fā)言。但是，你們老板不能前去，因?yàn)樗獙?duì)各地區(qū)的分公司進(jìn)行例行視察，并討論下一年的發(fā)展規(guī)劃。在他今天離開辦公室時(shí)，還在嘮叨著“或許我能讓西蒙去做這件事”。請(qǐng)你起草一封信，等老板回來(lái)時(shí)過(guò)目。

　　1.一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)書信可以分為哪幾類？試舉例說(shuō)明。

　　答案：

　?。?）肯定的信函，比如訂單、訂單確認(rèn)信息、調(diào)停、提供信貸等；

　　（2）中性的信函，比如資信證明、信用證、估價(jià)、投標(biāo)、辭呈等；

　　（3）否定的信函，比如拒絕調(diào)停、拒絕信貸、拒絕訂單等；

　?。?）說(shuō)服式的信函，比如推銷信、收款信、申請(qǐng)工作等。

　　2.你要起草的書信屬于哪種類型？

　　答案：

　　否定的信函。

　　3.根據(jù)給定的背景，試起草該信函。

　　答案：

　?。▋H供參考）

　　親愛的杰瑞：

　　我對(duì)于貴公司舉辦交流研討會(huì)的計(jì)劃非常感興趣，同時(shí)我相信這一倡議一定會(huì)得到各公司的廣泛支持和歡迎。

　　春天對(duì)于我來(lái)說(shuō)是一年中非常緊張忙碌的季節(jié)，因?yàn)槲乙獙?duì)各地的分公司進(jìn)行例行視察，討論下一個(gè)財(cái)務(wù)年度的發(fā)展計(jì)劃。您一定可以想象的到，要完成這一工作需要其他各方面的積極配合，因此很早以前已經(jīng)做好安排，我也必須按照時(shí)間表行事。非常遺憾，您邀請(qǐng)我發(fā)言的日子我將在蘇格蘭視察。

　　我可否推薦我的同事西蒙前去？他將是一個(gè)理想的發(fā)言人。他在客戶關(guān)系部和員工交流部已任職十年。在此期間，他曾親自組織了幾次很成功的活動(dòng)。我相信，如果時(shí)間允許，他會(huì)很樂意發(fā)言。請(qǐng)告知是否接受我的建議，如果可以的話，我將讓他和您聯(lián)系。預(yù)祝研討會(huì)圓滿成功！

　　您的真誠(chéng)的

　　理查德

　　背景：

　　下面是保羅和杰瑞的一次電話交談：

　　“我是保羅，能幫你做什么嗎？”

　　“哦……你是萊特夫人的助手嗎？”

　　“噢，她在大樓里，但恐怕現(xiàn)在找不到她。我可以告訴她給你回電話嗎？告訴我你的姓名和電話號(hào)碼好嗎？”

　　“好的，告訴她我是杰瑞。我的電話是2364，但我今天下午4點(diǎn)鐘以后就不在了?！?/p>

　　“我能告訴她你有什么事情嗎？”

　　“好的。我已和她約好今晚在倫敦見面。我曾說(shuō)過(guò)，我要告訴她我什么時(shí)候在機(jī)場(chǎng)。她認(rèn)為她能在機(jī)場(chǎng)見到我。”

　　“好的，我將告訴她在4點(diǎn)以前給你回電話?！?/p>

　　“你覺得她什么時(shí)候回來(lái)？”

　　“她說(shuō)她在下午3點(diǎn)之前回來(lái)，但是你知道，這種會(huì)議是什么樣子的。即使公事談完后，她們還繼續(xù)閑談。”