自學考試“外國秘書工作概況”筆記（六） -自考串講筆記

　　第六章

　　第一節(jié)

　　一、辦公環(huán)境的整理

　　1.領導辦公室的整理

　　一是要了解和熟悉領導者的工作習慣和偏好；

　　二是在領導認可的前提下，為其整理辦公桌，清理和疊放好需要辦理或正在商議中的文件，將已經(jīng)辦理過的文件資料取出并送到應該存放或處理的地方去；

　　三是保持領導辦公桌上放置文件的獨特方式，要讓領導人在需要某份文件時能夠按習慣隨手取來；

　　四是未經(jīng)領導許可不要隨便翻動領導極為重視的文件；

　　五是當領導人從外面打電話要秘書在他的辦公桌上尋找某份文件時，必須在找出所需文件后，將其它文件材料放歸原處。

　　六是在為領導安排會見或其它活動時，要在領導和自己的工作臺歷上都留下記錄，并要提醒領導準時參加。

　　七是保持領導辦公室的整潔、光照溫度適當，確保領導有一個良好的辦公環(huán)境；

　　妥善地處理電話和來訪者，減少領導辦公時意外的干擾等。

　　2.秘書辦公室的整理

　　二、辦公電話的使用

　　秘書應以令人愉快、禮貌得體的，能夠傳遞尊嚴的，訓練有素的語調、準確清晰地傳遞有關信息；

　　三、接待與人際交往

　　1.接待來訪者

　　2.接待求職者和新職工

　　3.成功的秘書在人際交往中的要求﹕認真傾聽、禮貌得體、舉止文雅、友好相處、謙虛謹慎、良好的合作態(tài)度、考慮周到、正確對待自己、寬容和體諒別人、忠實、敏銳、勇敢、誠實、自我控制、靈活性和適應性、注意小節(jié)、注意儀表和整潔、樂于培養(yǎng)接替者、認真負責、良好的性格。

　　第二節(jié)

　　一、領導旅行安排

　　1.領導公務旅行的準備工作

　　秘書為領導安排旅行的主要目的是使其領導盡可能順利地到達旅行的目的地和完成既定的工作任務；其次要考慮旅行的速度、方便和開支。

　　秘書為領導安排旅行作準備，要弄清以下基本問題；一是旅行的目的、二是領導希望起程和回程的時間和日期；三是旅行的具體安排；四是領導是單獨旅行還是有其它成員或有家屬成員陪同旅行；五是領導希望用怎樣的交通工具，前往目的地的最佳交通方式是什么；六是最方便的住宿地點；

　　2.旅行安排

　　3.利用旅行社

　　4.旅行計劃

　　美國公民出國或回國都需要一本護照，但去北美、南美、中美洲或臨近島嶼（古巴除外）不需護照。

　　二、會務安排

　　1.會議的請柬和通知書

　　美國由秘書準備的公司內部高級會議需要發(fā)請柬的有四種﹕定期的經(jīng)理會議請柬、特別的經(jīng)理會議請柬、年度股東會議（和代理人會議）請柬、公司董事長會議以及其它會議和會談的請柬。

　　2.會議、會談的準備工作

　　秘書要著重確定會議地點和發(fā)言人，編排和準備會議材料，特殊的業(yè)務安排以及宣傳事宜。

　　3.會議、會談進行中的秘書性工作

　　仔細地檢查、認真的執(zhí)行、不折不扣地完成周密的會議安排計劃，精心地貫徹會議的宗旨，提高會議或會談的效率，這是秘書的責任。

　　4.各種會議后的工作

　　5.秘書作會議記錄

　　美國公司秘書要為年度股東會議、理事會和其它特別會議提供以下全部或部分資料﹕

　　一是會議卷宗；

　　二是收到的委托書記錄；

　　三是記錄表或筆記?。?/p>

　　四是公司的封條；

　　五是印有日期的會議通知副本；

　　六是被兼并單位所在的原單位的法規(guī)副本；兼并證書副本，包括修正案；

　　七是公司章程副本，包括修正案；

　　八是會議法規(guī)資料；

　　九是空白格式信箋，作簽約或其它項目用；

　　會議記錄中必須記錄的基本情況﹕一是日期、地點、開會時間；二是主持人姓名；三是會議類型（如例會、特別會議）；四是小型會議記出席者、缺席者名單；大型會議統(tǒng)計法定人數(shù)；五是寫明工作程序；六是提出的提議被采納或否決的情況，表決形式，是否一致通過，主要提議發(fā)起人的姓名等；

　　6.秘書主持會議

　　秘書主持會議時，一是要事先做好會議計劃，提前醞釀議事日程；二是正確組織會議程序，要不偏不倚，尊重與會者發(fā)表意見的權利，一律平等地對待所有與會者。三是要當眾演講，秘書主持會議時，要介紹大會發(fā)言人，這就需要掌握發(fā)言人的背景材料，要了解發(fā)言人現(xiàn)在的頭銜，正確無誤地讀出發(fā)言人的名字。

　　秘書在主持會議的當眾演講中，要注意以下方面﹕一是演講資料一定要經(jīng)過調查，要與事實相符，要為回答聽眾的提出收集一些必要的資料；二是事先要思考講話的主題和內容，草擬一份演講提綱；三是要注意面部表情、體態(tài)及手勢的表達效果；四是使用的語言要易于理解，句子結構寧簡勿繁；五是保持沉著自信，表情愉快輕松，目光看著觀眾；六是要控制演講的時間，將要講的內容控制在規(guī)定的時間內；七是要用標準的語言、聲調抑揚頓挫，音量能讓最后一排的聽眾聽清楚；八是控制速度，不能太快或太慢；九是講到適當之處，稍加停頓，讓聽眾跟得上演講者的思路，理解所講的內容；十是要避免無意識的習慣動作，態(tài)度自然大方。

　　第三節(jié)

　　一、財務記錄及資產(chǎn)管理輔助

　　1.財務報表

　　（1）辦公預算

　?。?）損益表﹕一個公司確定其盈利或虧損的財務報表，是股東、債權人和貸款協(xié)會制定決策的關鍵性文件。

　　損益表的基本要素有兩個﹕收入和費用

　?。?）資產(chǎn)負債表﹕反映公司特定時間的財務狀況

　　資產(chǎn)負債表有三個基本要素﹕一是資產(chǎn)；二是負債；三是所有者權益；

　　2.公司的債券

　　股東依據(jù)所持有的股票數(shù)可分享以下權利﹕（1）股票選舉；（2）分享各種收入的分配；（3）購買發(fā)行的新股票，以便保持原有的所有權（優(yōu)先認股權）；（4）如果公司破產(chǎn)，可獲得股份內的資產(chǎn)。

　　優(yōu)先股指在普通股之前收到股利（分配的），如果公司清理（公司破產(chǎn)）時，他有在普通股之前優(yōu)先分享財產(chǎn)的權利。

　　優(yōu)先股通常沒有表決權

　　股票價格受多方面因素影響，如公司收益、國民經(jīng)濟狀況，政府政策、國際環(huán)境及其它因素。

　　股票信息包括﹕（1）每份美元分得年利潤；（2）生產(chǎn)的百分率；（3）收益價格比率，銷售價格的高低和一天中最好一次價格，還有每天凈價費用；

　　債券是公司出具在一定期間按規(guī)定利率向債權人還本付息的書面承諾。

　　債券的種類有抵押債券（如證券擔保債券、動產(chǎn)抵押債券和不動產(chǎn)抵押債券）和無擔保債券（叫信譽債券）

　　二、對領導個人工作的財務輔助

　　1.差旅交際費﹕包括一是支出總額；二是每次出差的離還日期；三是業(yè)務；四是業(yè)務支出；五是出差地點或招待場所；

　　2.車旅費

　　3.領導（雇主）稅務記錄

　　4.備用基金管理

　　三、工資處理方面的輔助

　　1.報酬的種類

　　2.工薪總額和工薪凈額

　　所賺取的薪金、工資和傭金稱之為工薪總額。

　　3.工薪記錄

　　4.工薪處理的輔助系統(tǒng)

　　同一筆跡（固定報）法﹕用手工填寫工資單、使雇員的收入記錄、工資注冊和支票用同一筆跡寫成。使用固定報表將以上三項記錄排列整齊，然后夾上復寫紙，三項就可以同時出現(xiàn)。

　　四、現(xiàn)代辦公設備的管理