自學(xué)考試“外國(guó)秘書工作概況”筆記（六） -自考串講筆記

　　第六章

　　第一節(jié)

　　一、辦公環(huán)境的整理

　　1.領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整理

　　一是要了解和熟悉領(lǐng)導(dǎo)者的工作習(xí)慣和偏好；

　　二是在領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的前提下，為其整理辦公桌，清理和疊放好需要辦理或正在商議中的文件，將已經(jīng)辦理過的文件資料取出并送到應(yīng)該存放或處理的地方去；

　　三是保持領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上放置文件的獨(dú)特方式，要讓領(lǐng)導(dǎo)人在需要某份文件時(shí)能夠按習(xí)慣隨手取來；

　　四是未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可不要隨便翻動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)極為重視的文件；

　　五是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人從外面打電話要秘書在他的辦公桌上尋找某份文件時(shí)，必須在找出所需文件后，將其它文件材料放歸原處。

　　六是在為領(lǐng)導(dǎo)安排會(huì)見或其它活動(dòng)時(shí)，要在領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作臺(tái)歷上都留下記錄，并要提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參加。

　　七是保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、光照溫度適當(dāng)，確保領(lǐng)導(dǎo)有一個(gè)良好的辦公環(huán)境；

　　妥善地處理電話和來訪者，減少領(lǐng)導(dǎo)辦公時(shí)意外的干擾等。

　　2.秘書辦公室的整理

　　二、辦公電話的使用

　　秘書應(yīng)以令人愉快、禮貌得體的，能夠傳遞尊嚴(yán)的，訓(xùn)練有素的語調(diào)、準(zhǔn)確清晰地傳遞有關(guān)信息；

　　三、接待與人際交往

　　1.接待來訪者

　　2.接待求職者和新職工

　　3.成功的秘書在人際交往中的要求﹕認(rèn)真傾聽、禮貌得體、舉止文雅、友好相處、謙虛謹(jǐn)慎、良好的合作態(tài)度、考慮周到、正確對(duì)待自己、寬容和體諒別人、忠實(shí)、敏銳、勇敢、誠(chéng)實(shí)、自我控制、靈活性和適應(yīng)性、注意小節(jié)、注意儀表和整潔、樂于培養(yǎng)接替者、認(rèn)真負(fù)責(zé)、良好的性格。

　　第二節(jié)

　　一、領(lǐng)導(dǎo)旅行安排

　　1.領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

　　秘書為領(lǐng)導(dǎo)安排旅行的主要目的是使其領(lǐng)導(dǎo)盡可能順利地到達(dá)旅行的目的地和完成既定的工作任務(wù)；其次要考慮旅行的速度、方便和開支。

　　秘書為領(lǐng)導(dǎo)安排旅行作準(zhǔn)備，要弄清以下基本問題；一是旅行的目的、二是領(lǐng)導(dǎo)希望起程和回程的時(shí)間和日期；三是旅行的具體安排；四是領(lǐng)導(dǎo)是單獨(dú)旅行還是有其它成員或有家屬成員陪同旅行；五是領(lǐng)導(dǎo)希望用怎樣的交通工具，前往目的地的最佳交通方式是什么；六是最方便的住宿地點(diǎn)；

　　2.旅行安排

　　3.利用旅行社

　　4.旅行計(jì)劃

　　美國(guó)公民出國(guó)或回國(guó)都需要一本護(hù)照，但去北美、南美、中美洲或臨近島嶼（古巴除外）不需護(hù)照。

　　二、會(huì)務(wù)安排

　　1.會(huì)議的請(qǐng)柬和通知書

　　美國(guó)由秘書準(zhǔn)備的公司內(nèi)部高級(jí)會(huì)議需要發(fā)請(qǐng)柬的有四種﹕定期的經(jīng)理會(huì)議請(qǐng)柬、特別的經(jīng)理會(huì)議請(qǐng)柬、年度股東會(huì)議（和代理人會(huì)議）請(qǐng)柬、公司董事長(zhǎng)會(huì)議以及其它會(huì)議和會(huì)談的請(qǐng)柬。

　　2.會(huì)議、會(huì)談的準(zhǔn)備工作

　　秘書要著重確定會(huì)議地點(diǎn)和發(fā)言人，編排和準(zhǔn)備會(huì)議材料，特殊的業(yè)務(wù)安排以及宣傳事宜。

　　3.會(huì)議、會(huì)談進(jìn)行中的秘書性工作

　　仔細(xì)地檢查、認(rèn)真的執(zhí)行、不折不扣地完成周密的會(huì)議安排計(jì)劃，精心地貫徹會(huì)議的宗旨，提高會(huì)議或會(huì)談的效率，這是秘書的責(zé)任。

　　4.各種會(huì)議后的工作

　　5.秘書作會(huì)議記錄

　　美國(guó)公司秘書要為年度股東會(huì)議、理事會(huì)和其它特別會(huì)議提供以下全部或部分資料﹕

　　一是會(huì)議卷宗；

　　二是收到的委托書記錄；

　　三是記錄表或筆記?。?/p>

　　四是公司的封條；

　　五是印有日期的會(huì)議通知副本；

　　六是被兼并單位所在的原單位的法規(guī)副本；兼并證書副本，包括修正案；

　　七是公司章程副本，包括修正案；

　　八是會(huì)議法規(guī)資料；

　　九是空白格式信箋，作簽約或其它項(xiàng)目用；

　　會(huì)議記錄中必須記錄的基本情況﹕一是日期、地點(diǎn)、開會(huì)時(shí)間；二是主持人姓名；三是會(huì)議類型（如例會(huì)、特別會(huì)議）；四是小型會(huì)議記出席者、缺席者名單；大型會(huì)議統(tǒng)計(jì)法定人數(shù)；五是寫明工作程序；六是提出的提議被采納或否決的情況，表決形式，是否一致通過，主要提議發(fā)起人的姓名等；

　　6.秘書主持會(huì)議

　　秘書主持會(huì)議時(shí)，一是要事先做好會(huì)議計(jì)劃，提前醞釀議事日程；二是正確組織會(huì)議程序，要不偏不倚，尊重與會(huì)者發(fā)表意見的權(quán)利，一律平等地對(duì)待所有與會(huì)者。三是要當(dāng)眾演講，秘書主持會(huì)議時(shí)，要介紹大會(huì)發(fā)言人，這就需要掌握發(fā)言人的背景材料，要了解發(fā)言人現(xiàn)在的頭銜，正確無誤地讀出發(fā)言人的名字。

　　秘書在主持會(huì)議的當(dāng)眾演講中，要注意以下方面﹕一是演講資料一定要經(jīng)過調(diào)查，要與事實(shí)相符，要為回答聽眾的提出收集一些必要的資料；二是事先要思考講話的主題和內(nèi)容，草擬一份演講提綱；三是要注意面部表情、體態(tài)及手勢(shì)的表達(dá)效果；四是使用的語言要易于理解，句子結(jié)構(gòu)寧簡(jiǎn)勿繁；五是保持沉著自信，表情愉快輕松，目光看著觀眾；六是要控制演講的時(shí)間，將要講的內(nèi)容控制在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)；七是要用標(biāo)準(zhǔn)的語言、聲調(diào)抑揚(yáng)頓挫，音量能讓最后一排的聽眾聽清楚；八是控制速度，不能太快或太慢；九是講到適當(dāng)之處，稍加停頓，讓聽眾跟得上演講者的思路，理解所講的內(nèi)容；十是要避免無意識(shí)的習(xí)慣動(dòng)作，態(tài)度自然大方。

　　第三節(jié)

　　一、財(cái)務(wù)記錄及資產(chǎn)管理輔助

　　1.財(cái)務(wù)報(bào)表

　?。?）辦公預(yù)算

　?。?）損益表﹕一個(gè)公司確定其盈利或虧損的財(cái)務(wù)報(bào)表，是股東、債權(quán)人和貸款協(xié)會(huì)制定決策的關(guān)鍵性文件。

　　損益表的基本要素有兩個(gè)﹕收入和費(fèi)用

　?。?）資產(chǎn)負(fù)債表﹕反映公司特定時(shí)間的財(cái)務(wù)狀況

　　資產(chǎn)負(fù)債表有三個(gè)基本要素﹕一是資產(chǎn)；二是負(fù)債；三是所有者權(quán)益；

　　2.公司的債券

　　股東依據(jù)所持有的股票數(shù)可分享以下權(quán)利﹕（1）股票選舉；（2）分享各種收入的分配；（3）購(gòu)買發(fā)行的新股票，以便保持原有的所有權(quán)（優(yōu)先認(rèn)股權(quán)）；（4）如果公司破產(chǎn)，可獲得股份內(nèi)的資產(chǎn)。

　　優(yōu)先股指在普通股之前收到股利（分配的），如果公司清理（公司破產(chǎn)）時(shí)，他有在普通股之前優(yōu)先分享財(cái)產(chǎn)的權(quán)利。

　　優(yōu)先股通常沒有表決權(quán)

　　股票價(jià)格受多方面因素影響，如公司收益、國(guó)民經(jīng)濟(jì)狀況，政府政策、國(guó)際環(huán)境及其它因素。

　　股票信息包括﹕（1）每份美元分得年利潤(rùn)；（2）生產(chǎn)的百分率；（3）收益價(jià)格比率，銷售價(jià)格的高低和一天中最好一次價(jià)格，還有每天凈價(jià)費(fèi)用；

　　債券是公司出具在一定期間按規(guī)定利率向債權(quán)人還本付息的書面承諾。

　　債券的種類有抵押債券（如證券擔(dān)保債券、動(dòng)產(chǎn)抵押債券和不動(dòng)產(chǎn)抵押債券）和無擔(dān)保債券（叫信譽(yù)債券）

　　二、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人工作的財(cái)務(wù)輔助

　　1.差旅交際費(fèi)﹕包括一是支出總額；二是每次出差的離還日期；三是業(yè)務(wù)；四是業(yè)務(wù)支出；五是出差地點(diǎn)或招待場(chǎng)所；

　　2.車旅費(fèi)

　　3.領(lǐng)導(dǎo)（雇主）稅務(wù)記錄

　　4.備用基金管理

　　三、工資處理方面的輔助

　　1.報(bào)酬的種類

　　2.工薪總額和工薪凈額

　　所賺取的薪金、工資和傭金稱之為工薪總額。

　　3.工薪記錄

　　4.工薪處理的輔助系統(tǒng)

　　同一筆跡（固定報(bào)）法﹕用手工填寫工資單、使雇員的收入記錄、工資注冊(cè)和支票用同一筆跡寫成。使用固定報(bào)表將以上三項(xiàng)記錄排列整齊，然后夾上復(fù)寫紙，三項(xiàng)就可以同時(shí)出現(xiàn)。

　　四、現(xiàn)代辦公設(shè)備的管理