自考“企業(yè)檔案管理”筆記（11）

　　第五章  企業(yè)檔案鑒定

　　選：企業(yè)檔案鑒定一般是指對企業(yè)檔案真?zhèn)魏推髽I(yè)檔案價值的鑒定，經常性的業(yè)務工作是指后者。

　　簡：企業(yè)檔案鑒定工作的內容？

　　答：企業(yè)檔案鑒定，是指企業(yè)檔案部門依據一定的原則、方法和標準，科學地判斷企業(yè)檔案歷史與現(xiàn)實的價值，確定其保管期限；并通過價值核查和質量檢查，對失去保存價值，或者內容失真和不完整的企業(yè)檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進行處理的企業(yè)檔案業(yè)務管理活動。包括對企業(yè)檔案的價值鑒定和質量鑒別兩個方面。

　　選：企業(yè)檔案鑒定工作包括檔案的價值鑒定和質量鑒別2個方面。

　　選：企業(yè)檔案鑒定工作的2個階段：

　　1、 保管期限的確定；

　　2、 保管期限的復查。

　　簡：保管期限的確定：

　　答：確定保管期限，是鑒定工作的第一個過程。它是在文件歸檔前，由文件形成部門在企業(yè)檔案部門的協(xié)助下，對企業(yè)文件進行的鑒定工作。這一鑒定工作主要解決三個問題：一是鑒別、核查歸檔材料的完整性和準確性；二是鑒定文件的保存價值，從而決定其取舍；三是確定歸檔保存文件的保管期限。文件階段的鑒定，一方面補齊了歸檔材料的短缺，糾正了內容的差誤，另一方面對文件進行了篩選，確定了保管期限，從而奠定企業(yè)檔案的質量基礎。

　　簡：對保管期限的復查：

　　這是在文件轉化為檔案后進行的第二個階段的鑒定。一般文件階段的鑒定是一次性的，檔案階段的鑒定則是多次、定期進行的。任務包括：

　　1、 對超過保管期限的檔案重新進行價值審查，失去保存價值者剔出銷毀；

　　2、 對原保管期限劃定不當?shù)钠髽I(yè)檔案，重新進行價值鑒定，調整保管期限；

　　3、 審查檔案的機密等級，根據實際情況解密或進行密級調整；

　　4、 核查其中科技檔案的內容，鑒別其準確性和完整性，做好相應的更改、補充工作。

　　保管期限的復查，通過對庫藏檔案進行篩選、調整和補充，進一步保證和提高了企業(yè)檔案的質量。

　　簡：企業(yè)檔案鑒定的意義

　　1、 是決定檔案存亡的基本手段。

　　2、 是提高檔案管理效益的科學措施。

　　3、 是提高檔案質量的重要途徑。

　　選：企業(yè)檔案價值鑒定的原則：

　　1、 整體性；

　　2、 全面性；

　　3、 歷史性；

　　4、 動態(tài)性。

　　簡：鑒定工作的全面性原則：

　　1、 全面分析文件的各方面特征，從檔案的來源、內容、時間、文本、外形等方面綜合判定檔案價值；

　　2、 全面把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系；

　　3、 全面預測用戶對檔案的利用需求。

　　簡：企業(yè)管理檔案價值的鑒定標準：

　　1、管理類文件：主要從其內容、來源、時間、名稱、稿本、外形以及完整性和有效性等方面來分析。

　　分析文件的內容：圍繞其重要性、獨特性和時效性三個方面進行。這是鑒定檔案價值的基礎。

　　2、科技文件：其價值量是由6種重要的相關因素規(guī)定或制約的：

　　1） 技術因素。

　　2） 功能因素。

　　3） 時間因素。49年10月以前的一般不予銷毀。

　　4） 典型因素；

　　5） 作者因素。

　　6） 名稱因素。

　　4、 會計文件。會計檔案的保管期限可分為永久、定期兩種，會計文件主要包括：

　　1） 會計憑證：涉及外事和對私營履行的應當永久保存。其他一般情況下不需要永久保存，保管期限在15年之內基本上可以滿足查找利用的需要。

　　2） 會計帳簿；一般不需永久保存。15-25年。

　　3） 會計報表：年度（決算）報表永久保存。

　　選：文件的完整性指檔案全宗中文件的完整程度。有效性指文件在一定時間內具有法律和行政的效力。

　　名：企業(yè)檔案保管期限表：用表冊的形式列舉檔案的來源、內容和形式并指明其保管期限的指導性、標準性文件，它是企業(yè)檔案機構鑒定檔案價值，確定檔案保管期限的依據。

　　選：企業(yè)檔案保管期限表的類型：

　　1、 通用檔案保管期限表。

　　2、 專門檔案保管期限表。

　　3、 專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表。

　　4、 企業(yè)檔案保管期限表。

　　論：企業(yè)檔案保管期限表的類型：

　　1、 通用檔案保管期限表：由國家檔案行政管理部門編制，供全國企業(yè)檔案機構鑒定檔案時通用的表。

　　2、 專門檔案保管期限表：由國家檔案行政管理部門會同有關主管部門編制，供鑒定專門檔案時使用的表。

　　3、 專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表：由專業(yè)主管機關編制，供同一專業(yè)系統(tǒng)內企業(yè)單位鑒定檔案價值時使用。

　　4、 企業(yè)檔案保管期限表：各企業(yè)單位根據上述3種保管期限表，結合本單位科技、生產、經營等活動的實際情況制定的。

　　簡：企業(yè)檔案保管期限表的4條編制要求：

　　1、 要符合本企業(yè)檔案的實際情況，內容全面，針對性強。

　　2、 保管期限檔次清楚，跨度適當。

　　3、 便于查用。

　　4、 與通用的、專門的、專業(yè)系統(tǒng)的檔案保管期限表保持一致。

　　簡：企業(yè)檔案保管期限表的修訂的原因：

　　答：企業(yè)檔案保管期限表正式出臺并執(zhí)行一段時間后，一方面企業(yè)的科技、生產、經營等活動可能會有所變化或調整，另一方面人們對表中條款的內容和保管期限的認識也有可能會有所變化。所以，對其進行修改和完善是非常必要的。

　　鑒定企業(yè)檔案的保存價值是對其可能被利用程度的一種估計和預測，很難完全準確。

　　簡：企業(yè)檔案從寬確定保管期限的彈性原則：

　　答：可采取一些靈活的方法處理，保持一定的“彈性”。具體分5種情況：

　　1、 當鑒定人員對某一文件或案卷的保管期限劃分沒有很大把握時，應“從寬”處理。

　　2、 保存從寬，銷毀從嚴；

　　3、 孤本從寬，復本從嚴；

　　4、 本企業(yè)文件從寬，外單位文件從嚴；

　　5、 介于相鄰保管期限檔次之間的則“就高不就低”。

　　簡：企業(yè)檔案質量鑒別的方法：

　　1、 通過科技檔案與有關目錄之間的核對進行鑒別：

　　1） 要保證文件目錄和檔案目錄的質量；

　　2） 要以目錄為依據，逐項（套）、逐卷、逐張（件）地仔細鑒別科技檔案的內容；

　　3） 對鑒別中發(fā)現(xiàn)的短缺材料，要了解其是否具有保存價值。

　　2、 通過科技檔案材料之間的核對進行鑒別；

　　3、 通過科技檔案內容與科技對象之間的核對進行鑒別。

　　簡：企業(yè)檔案鑒定工作的制度的基本內容：

　　1、 制發(fā)企業(yè)檔案鑒定的標準文件；

　　2、 企業(yè)檔案鑒定工作的組織領導；

　　3、 銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度。