自考“企業(yè)檔案管理”筆記（11）

　　第五章  企業(yè)檔案鑒定

　　選：企業(yè)檔案鑒定一般是指對(duì)企業(yè)檔案真?zhèn)魏推髽I(yè)檔案價(jià)值的鑒定，經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作是指后者。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案鑒定工作的內(nèi)容？

　　答：企業(yè)檔案鑒定，是指企業(yè)檔案部門(mén)依據(jù)一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判斷企業(yè)檔案歷史與現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，確定其保管期限；并通過(guò)價(jià)值核查和質(zhì)量檢查，對(duì)失去保存價(jià)值，或者內(nèi)容失真和不完整的企業(yè)檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行處理的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)。包括對(duì)企業(yè)檔案的價(jià)值鑒定和質(zhì)量鑒別兩個(gè)方面。

　　選：企業(yè)檔案鑒定工作包括檔案的價(jià)值鑒定和質(zhì)量鑒別2個(gè)方面。

　　選：企業(yè)檔案鑒定工作的2個(gè)階段：

　　1、 保管期限的確定；

　　2、 保管期限的復(fù)查。

　　簡(jiǎn)：保管期限的確定：

　　答：確定保管期限，是鑒定工作的第一個(gè)過(guò)程。它是在文件歸檔前，由文件形成部門(mén)在企業(yè)檔案部門(mén)的協(xié)助下，對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行的鑒定工作。這一鑒定工作主要解決三個(gè)問(wèn)題：一是鑒別、核查歸檔材料的完整性和準(zhǔn)確性；二是鑒定文件的保存價(jià)值，從而決定其取舍；三是確定歸檔保存文件的保管期限。文件階段的鑒定，一方面補(bǔ)齊了歸檔材料的短缺，糾正了內(nèi)容的差誤，另一方面對(duì)文件進(jìn)行了篩選，確定了保管期限，從而奠定企業(yè)檔案的質(zhì)量基礎(chǔ)。

　　簡(jiǎn)：對(duì)保管期限的復(fù)查：

　　這是在文件轉(zhuǎn)化為檔案后進(jìn)行的第二個(gè)階段的鑒定。一般文件階段的鑒定是一次性的，檔案階段的鑒定則是多次、定期進(jìn)行的。任務(wù)包括：

　　1、 對(duì)超過(guò)保管期限的檔案重新進(jìn)行價(jià)值審查，失去保存價(jià)值者剔出銷毀；

　　2、 對(duì)原保管期限劃定不當(dāng)?shù)钠髽I(yè)檔案，重新進(jìn)行價(jià)值鑒定，調(diào)整保管期限；

　　3、 審查檔案的機(jī)密等級(jí)，根據(jù)實(shí)際情況解密或進(jìn)行密級(jí)調(diào)整；

　　4、 核查其中科技檔案的內(nèi)容，鑒別其準(zhǔn)確性和完整性，做好相應(yīng)的更改、補(bǔ)充工作。

　　保管期限的復(fù)查，通過(guò)對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行篩選、調(diào)整和補(bǔ)充，進(jìn)一步保證和提高了企業(yè)檔案的質(zhì)量。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案鑒定的意義

　　1、 是決定檔案存亡的基本手段。

　　2、 是提高檔案管理效益的科學(xué)措施。

　　3、 是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。

　　選：企業(yè)檔案價(jià)值鑒定的原則：

　　1、 整體性；

　　2、 全面性；

　　3、 歷史性；

　　4、 動(dòng)態(tài)性。

　　簡(jiǎn)：鑒定工作的全面性原則：

　　1、 全面分析文件的各方面特征，從檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、文本、外形等方面綜合判定檔案價(jià)值；

　　2、 全面把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系；

　　3、 全面預(yù)測(cè)用戶對(duì)檔案的利用需求。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)管理檔案價(jià)值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：

　　1、管理類文件：主要從其內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、名稱、稿本、外形以及完整性和有效性等方面來(lái)分析。

　　分析文件的內(nèi)容：圍繞其重要性、獨(dú)特性和時(shí)效性三個(gè)方面進(jìn)行。這是鑒定檔案價(jià)值的基礎(chǔ)。

　　2、科技文件：其價(jià)值量是由6種重要的相關(guān)因素規(guī)定或制約的：

　　1） 技術(shù)因素。

　　2） 功能因素。

　　3） 時(shí)間因素。49年10月以前的一般不予銷毀。

　　4） 典型因素；

　　5） 作者因素。

　　6） 名稱因素。

　　4、 會(huì)計(jì)文件。會(huì)計(jì)檔案的保管期限可分為永久、定期兩種，會(huì)計(jì)文件主要包括：

　　1） 會(huì)計(jì)憑證：涉及外事和對(duì)私營(yíng)履行的應(yīng)當(dāng)永久保存。其他一般情況下不需要永久保存，保管期限在15年之內(nèi)基本上可以滿足查找利用的需要。

　　2） 會(huì)計(jì)帳簿；一般不需永久保存。15-25年。

　　3） 會(huì)計(jì)報(bào)表：年度（決算）報(bào)表永久保存。

　　選：文件的完整性指檔案全宗中文件的完整程度。有效性指文件在一定時(shí)間內(nèi)具有法律和行政的效力。

　　名：企業(yè)檔案保管期限表：用表冊(cè)的形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)鑒定檔案價(jià)值，確定檔案保管期限的依據(jù)。

　　選：企業(yè)檔案保管期限表的類型：

　　1、 通用檔案保管期限表。

　　2、 專門(mén)檔案保管期限表。

　　3、 專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表。

　　4、 企業(yè)檔案保管期限表。

　　論：企業(yè)檔案保管期限表的類型：

　　1、 通用檔案保管期限表：由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)編制，供全國(guó)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)鑒定檔案時(shí)通用的表。

　　2、 專門(mén)檔案保管期限表：由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)會(huì)同有關(guān)主管部門(mén)編制，供鑒定專門(mén)檔案時(shí)使用的表。

　　3、 專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表：由專業(yè)主管機(jī)關(guān)編制，供同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)單位鑒定檔案價(jià)值時(shí)使用。

　　4、 企業(yè)檔案保管期限表：各企業(yè)單位根據(jù)上述3種保管期限表，結(jié)合本單位科技、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的實(shí)際情況制定的。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案保管期限表的4條編制要求：

　　1、 要符合本企業(yè)檔案的實(shí)際情況，內(nèi)容全面，針對(duì)性強(qiáng)。

　　2、 保管期限檔次清楚，跨度適當(dāng)。

　　3、 便于查用。

　　4、 與通用的、專門(mén)的、專業(yè)系統(tǒng)的檔案保管期限表保持一致。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案保管期限表的修訂的原因：

　　答：企業(yè)檔案保管期限表正式出臺(tái)并執(zhí)行一段時(shí)間后，一方面企業(yè)的科技、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)可能會(huì)有所變化或調(diào)整，另一方面人們對(duì)表中條款的內(nèi)容和保管期限的認(rèn)識(shí)也有可能會(huì)有所變化。所以，對(duì)其進(jìn)行修改和完善是非常必要的。

　　鑒定企業(yè)檔案的保存價(jià)值是對(duì)其可能被利用程度的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，很難完全準(zhǔn)確。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案從寬確定保管期限的彈性原則：

　　答：可采取一些靈活的方法處理，保持一定的“彈性”。具體分5種情況：

　　1、 當(dāng)鑒定人員對(duì)某一文件或案卷的保管期限劃分沒(méi)有很大把握時(shí)，應(yīng)“從寬”處理。

　　2、 保存從寬，銷毀從嚴(yán)；

　　3、 孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；

　　4、 本企業(yè)文件從寬，外單位文件從嚴(yán)；

　　5、 介于相鄰保管期限檔次之間的則“就高不就低”。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案質(zhì)量鑒別的方法：

　　1、 通過(guò)科技檔案與有關(guān)目錄之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別：

　　1） 要保證文件目錄和檔案目錄的質(zhì)量；

　　2） 要以目錄為依據(jù)，逐項(xiàng)（套）、逐卷、逐張（件）地仔細(xì)鑒別科技檔案的內(nèi)容；

　　3） 對(duì)鑒別中發(fā)現(xiàn)的短缺材料，要了解其是否具有保存價(jià)值。

　　2、 通過(guò)科技檔案材料之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別；

　　3、 通過(guò)科技檔案內(nèi)容與科技對(duì)象之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案鑒定工作的制度的基本內(nèi)容：

　　1、 制發(fā)企業(yè)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)文件；

　　2、 企業(yè)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；

　　3、 銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度。