自考《公文寫作與處理》筆記（6）

　　三、簡答題（本大題共4小題，每小題3分，共12分）

　　41.通知有幾種類型？

　　通知適用范圍的趨勢是日益擴大，現(xiàn)在已成為機關使用最頻繁的公文文種。其類型包括：發(fā)布性通知；批轉通知；轉發(fā)性通告；指示性通知；任免性通知；事務性通知。

　　42.簡述講話類文書的寫作要求。

　　講話類文書的寫作要求作到：主題鮮明、集中；材料真實、新穎；布局清晰、緊湊；語言明白、生動。

　　43.公文寫作有哪些特點？

　　公文寫作的特點如下：

　　1）被動寫作，遵命性強。

　　2）對象明確，針對性強。

　　3）集思廣益，群體性強。

　　4）決策之作，政策性強。

　　5）急迫之作，時限性強。

　　6）講究格式，規(guī)范性強。

　　44.分析下面這段話是否正確并說明原因：

　　某縣人事局向縣直屬各單位下發(fā)年終考核工作通知，抄報于該縣政府辦公室。

　　正確。根據(jù)《國家行政機關處理辦法》有關規(guī)定，向下級機關的重要行文，應抄報上級機關，目的是為了讓上級了解情況，避免出現(xiàn)工作中的被動情況。

　　四、論述題（本大題共2小題，每小題8分，共16分）

　　45.公文的行文部分包括那些格式？

　　公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項。

　　1.公文標題。由發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。

　　2.題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等。題注位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。

　　3.主送機關。是指主要受理公文的機關。也就是發(fā)文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。一般說來，哪個機關負有收受、辦理公文的責任，哪個機關就是主送機關。主送機關又稱主送單位或行文對象。

　　主送機關的位置應在正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫。根據(jù)機關類型中間用頓號或逗號，末尾加冒號。

　　4.正文。正文是公文的主體部分，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，是公文的核心。

　　正文的擬寫是公文制發(fā)者立場、觀點、思想方法的具體體現(xiàn)，除了要求撰寫者熟悉業(yè)務、懂政策和具有一定的馬列主義水平外，熟悉并掌握語言文字基礎和公文寫作的技能，也是寫好正文所必須具備的重要條件。

　　正文的結構一般可分為導語、正文主體、結束語三個部分。

　　5.無正文說明。無正文說明是指由于篇幅所限，使公文生效標識（即落款、印章與成文日期）與正文不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)分離狀況，為維護公文的完整性而作的說明。

　　6.附件說明。附件說明是用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數(shù)的。

　　7.發(fā)文機關署名。發(fā)文機關署名又稱落款，是指在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的機關名稱，亦即公文法定的作者。

　　8.成文日期。成文日期是指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。成文日期年、月、日要寫齊全，不得有任何省略。成文日期標注在發(fā)文機關署名下方，要注意兩者的距離相稱。

　　9.機關印章與領導人的簽署。機關印章是公文制發(fā)機關對文件生效負責的憑證。機關印章是由上級機關頒發(fā)的，表示授予它以法定的職權。

　　公文用印的位置在成文日期的上側。要求上不壓正文，下要騎年蓋月。蓋印不能歪歪斜斜、模糊不清。公文加蓋的機關印章應與公文版頭、公文標題和公文生效標識中的發(fā)文機關署名相一致。

　　以上7、8、9項所列的發(fā)文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署統(tǒng)稱為“文件生效標識”。

　　10.注釋或特殊要求說明。注釋或特殊要求說明是用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項。

　　46.公文立卷的方法有哪些？

　　公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。

　　1.根據(jù)文件的特征組卷。是指將有共同特征和聯(lián)系密切的文件組合在一起立卷；將不同特征和聯(lián)系不密切的文件分開立卷。這是公文立卷的主要方法。

　　每一份文件都有它一定的特征。一般地說，一份文件主要由作者、名稱（文種）、文件內(nèi)容、收文機關和形成文件的時間等幾個基本部分組成。我們可以把它們概括成文件的六個方面的特征，即：問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。

　　2.“六個特征”在組卷時的靈活運用。按“六個特征”立卷的問題，在實際工作中不能機械地理解和運用。一般說來，單純按某一特征立卷，或者在每一案卷中分別使用不同的特征，都是不好的。實踐證明，靈活地運用六個特征組卷，即在一個案卷之內(nèi)結合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學的可行辦法。

　　實踐表明，在機關的立卷工作中，對六個特征的使用頻率是不相同、不平衡的。問題、作者、名稱三個特征比較常用，而地區(qū)、通訊者特征使用不多。各機關的文書工作人員，必須認真掌握公文立卷的原則要求與方法，從本機關、本單位文件的實際情況出發(fā)，具體地、靈活地運用。

　　3.適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限

　　由于每一份文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容不同，對于本機關工作所起的作用和重要程度也不同，因此，各種文件的保存價值和需要保存的期限也是不同的。為了日后管理與鑒定工作的方便，必須在組卷時分別保存價值，劃分保管期限。

　　根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的關于文書檔案保管期限的規(guī)定，案卷應劃分為永久保存、長期保存和短期保存三種保管期限，其劃分的原則與標準是：

　　1.列為永久保存的，是指那些反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料。

　　2.列為長期保存的，是指那些反映本機關一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關工作有查考利用價值的文件材料。所謂長期保存，是指保管期限為16－50年左右。

　　3.列為短期保存的，是指那些只在較短時間內(nèi)對本機關有參考利用價值的文件材料。所謂短期保存，是指保管期限為15 年以下的。

　　五、作文（22分）

　　×××大學文件

　　×校發(fā)〔200×〕××號　　　　 簽發(fā)人：×××

　　關于200×年招生計劃的申報

　　市教育委員會：

　　教委（×發(fā)〔200×〕×號）文件《關于申報200×招生專業(yè)計劃的通知》已收到，我們對文件的精神進行了認真學習，大家一致表示要落實教委的意見，積極發(fā)展高等職業(yè)教育，辦好社會所需要的各種新型專業(yè)。經(jīng)我校各院系研究，決定200×年申報25個專業(yè)，招收本?？茖W生共3000名。特申報給你們。

　　附：招生計劃表。

　　×××大學

　　二○○×年×月×日

　　主題詞： ×× ×× ×× ××

　　抄送市人民政府

　　答：錯誤之處有：

　?。?）標題文種錯誤?；驅懻埵荆笊霞壟o指標。這適宜單獨申請?；驅憟蟾?，報送招生計劃表。從文中的意思是顯然是后者。

　　（2） 內(nèi)容應當符合報送報告的特點。

　?。?） 引述來文不合乎《辦法》的規(guī)定。應先引述來文標題，再引來文發(fā)文字號。

　?。?） 文件用語，第一人稱，不宜用“我們”，要符合法定作者的身份，改為“我?！薄?/p>

　　全文修改如下：

　　×××大學文件

　　×校發(fā)〔200×〕××號 簽發(fā)人：×××

　　關于200×年招生計劃的報告

　　市教育委員會：

　　教委《關于申報200×招生專業(yè)計劃的通知》（×發(fā)〔200×〕×號）已收到。我校決定落實文件的精神，積極發(fā)展高等職業(yè)教育，辦好社會所需要的各種新型專業(yè)。我校各院系200×年計劃辦25個專業(yè)，招收本專科學生共3000名?，F(xiàn)特將《招生計劃表》報審，請查收。

　　附：《招生計劃表》

　　×××大學

　　二○○×年×月×日

　　主題詞： ×× ×× ×× ××

　　抄送市人民政府