自考《公文寫作與處理》筆記（6）

　　三、簡答題（本大題共4小題，每小題3分，共12分）

　　41.通知有幾種類型？

　　通知適用范圍的趨勢是日益擴大，現(xiàn)在已成為機關(guān)使用最頻繁的公文文種。其類型包括：發(fā)布性通知；批轉(zhuǎn)通知；轉(zhuǎn)發(fā)性通告；指示性通知；任免性通知；事務(wù)性通知。

　　42.簡述講話類文書的寫作要求。

　　講話類文書的寫作要求作到：主題鮮明、集中；材料真實、新穎；布局清晰、緊湊；語言明白、生動。

　　43.公文寫作有哪些特點？

　　公文寫作的特點如下：

　　1）被動寫作，遵命性強。

　　2）對象明確，針對性強。

　　3）集思廣益，群體性強。

　　4）決策之作，政策性強。

　　5）急迫之作，時限性強。

　　6）講究格式，規(guī)范性強。

　　44.分析下面這段話是否正確并說明原因：

　　某縣人事局向縣直屬各單位下發(fā)年終考核工作通知，抄報于該縣政府辦公室。

　　正確。根據(jù)《國家行政機關(guān)處理辦法》有關(guān)規(guī)定，向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)抄報上級機關(guān)，目的是為了讓上級了解情況，避免出現(xiàn)工作中的被動情況。

　　四、論述題（本大題共2小題，每小題8分，共16分）

　　45.公文的行文部分包括那些格式？

　　公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項。

　　1.公文標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。

　　2.題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等。題注位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。

　　3.主送機關(guān)。是指主要受理公文的機關(guān)。也就是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。一般說來，哪個機關(guān)負有收受、辦理公文的責任，哪個機關(guān)就是主送機關(guān)。主送機關(guān)又稱主送單位或行文對象。

　　主送機關(guān)的位置應(yīng)在正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫。根據(jù)機關(guān)類型中間用頓號或逗號，末尾加冒號。

　　4.正文。正文是公文的主體部分，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，是公文的核心。

　　正文的擬寫是公文制發(fā)者立場、觀點、思想方法的具體體現(xiàn)，除了要求撰寫者熟悉業(yè)務(wù)、懂政策和具有一定的馬列主義水平外，熟悉并掌握語言文字基礎(chǔ)和公文寫作的技能，也是寫好正文所必須具備的重要條件。

　　正文的結(jié)構(gòu)一般可分為導(dǎo)語、正文主體、結(jié)束語三個部分。

　　5.無正文說明。無正文說明是指由于篇幅所限，使公文生效標識（即落款、印章與成文日期）與正文不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)分離狀況，為維護公文的完整性而作的說明。

　　6.附件說明。附件說明是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。

　　7.發(fā)文機關(guān)署名。發(fā)文機關(guān)署名又稱落款，是指在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的機關(guān)名稱，亦即公文法定的作者。

　　8.成文日期。成文日期是指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。成文日期年、月、日要寫齊全，不得有任何省略。成文日期標注在發(fā)文機關(guān)署名下方，要注意兩者的距離相稱。

　　9.機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人的簽署。機關(guān)印章是公文制發(fā)機關(guān)對文件生效負責的憑證。機關(guān)印章是由上級機關(guān)頒發(fā)的，表示授予它以法定的職權(quán)。

　　公文用印的位置在成文日期的上側(cè)。要求上不壓正文，下要騎年蓋月。蓋印不能歪歪斜斜、模糊不清。公文加蓋的機關(guān)印章應(yīng)與公文版頭、公文標題和公文生效標識中的發(fā)文機關(guān)署名相一致。

　　以上7、8、9項所列的發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署統(tǒng)稱為“文件生效標識”。

　　10.注釋或特殊要求說明。注釋或特殊要求說明是用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項。

　　46.公文立卷的方法有哪些？

　　公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標準的問題。

　　1.根據(jù)文件的特征組卷。是指將有共同特征和聯(lián)系密切的文件組合在一起立卷；將不同特征和聯(lián)系不密切的文件分開立卷。這是公文立卷的主要方法。

　　每一份文件都有它一定的特征。一般地說，一份文件主要由作者、名稱（文種）、文件內(nèi)容、收文機關(guān)和形成文件的時間等幾個基本部分組成。我們可以把它們概括成文件的六個方面的特征，即：問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。

　　2.“六個特征”在組卷時的靈活運用。按“六個特征”立卷的問題，在實際工作中不能機械地理解和運用。一般說來，單純按某一特征立卷，或者在每一案卷中分別使用不同的特征，都是不好的。實踐證明，靈活地運用六個特征組卷，即在一個案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學(xué)的可行辦法。

　　實踐表明，在機關(guān)的立卷工作中，對六個特征的使用頻率是不相同、不平衡的。問題、作者、名稱三個特征比較常用，而地區(qū)、通訊者特征使用不多。各機關(guān)的文書工作人員，必須認真掌握公文立卷的原則要求與方法，從本機關(guān)、本單位文件的實際情況出發(fā)，具體地、靈活地運用。

　　3.適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限

　　由于每一份文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容不同，對于本機關(guān)工作所起的作用和重要程度也不同，因此，各種文件的保存價值和需要保存的期限也是不同的。為了日后管理與鑒定工作的方便，必須在組卷時分別保存價值，劃分保管期限。

　　根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定，案卷應(yīng)劃分為永久保存、長期保存和短期保存三種保管期限，其劃分的原則與標準是：

　　1.列為永久保存的，是指那些反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料。

　　2.列為長期保存的，是指那些反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料。所謂長期保存，是指保管期限為16－50年左右。

　　3.列為短期保存的，是指那些只在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料。所謂短期保存，是指保管期限為15 年以下的。

　　五、作文（22分）

　　×××大學(xué)文件

　　×校發(fā)〔200×〕××號　　　　 簽發(fā)人：×××

　　關(guān)于200×年招生計劃的申報

　　市教育委員會：

　　教委（×發(fā)〔200×〕×號）文件《關(guān)于申報200×招生專業(yè)計劃的通知》已收到，我們對文件的精神進行了認真學(xué)習，大家一致表示要落實教委的意見，積極發(fā)展高等職業(yè)教育，辦好社會所需要的各種新型專業(yè)。經(jīng)我校各院系研究，決定200×年申報25個專業(yè)，招收本?？茖W(xué)生共3000名。特申報給你們。

　　附：招生計劃表。

　　×××大學(xué)

　　二○○×年×月×日

　　主題詞： ×× ×× ×× ××

　　抄送市人民政府

　　答：錯誤之處有：

　?。?）標題文種錯誤?；?qū)懻埵?，要求上級批給指標。這適宜單獨申請。或?qū)憟蟾?，報送招生計劃表。從文中的意思是顯然是后者。

　　（2） 內(nèi)容應(yīng)當符合報送報告的特點。

　　（3） 引述來文不合乎《辦法》的規(guī)定。應(yīng)先引述來文標題，再引來文發(fā)文字號。

　?。?） 文件用語，第一人稱，不宜用“我們”，要符合法定作者的身份，改為“我?！薄?/p>

　　全文修改如下：

　　×××大學(xué)文件

　　×校發(fā)〔200×〕××號 簽發(fā)人：×××

　　關(guān)于200×年招生計劃的報告

　　市教育委員會：

　　教委《關(guān)于申報200×招生專業(yè)計劃的通知》（×發(fā)〔200×〕×號）已收到。我校決定落實文件的精神，積極發(fā)展高等職業(yè)教育，辦好社會所需要的各種新型專業(yè)。我校各院系200×年計劃辦25個專業(yè)，招收本專科學(xué)生共3000名?，F(xiàn)特將《招生計劃表》報審，請查收。

　　附：《招生計劃表》

　　×××大學(xué)

　　二○○×年×月×日

　　主題詞： ×× ×× ×× ××

　　抄送市人民政府