自考“企業(yè)檔案管理”筆記（10）

　　簡(jiǎn)：為什么說(shuō)在一般情況下，企業(yè)檔案的分類(lèi)層次不宜過(guò)多？

　　答：從總體上看，企業(yè)檔案的分類(lèi)層次不宜過(guò)多。

　　1、 分類(lèi)層次太多，會(huì)在一定程度上割裂企業(yè)有關(guān)檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，影響檔案的完整成套。

　　2、 導(dǎo)致類(lèi)目匯集文獻(xiàn)的能力降低，出現(xiàn)類(lèi)多卷少甚至一類(lèi)一卷、一類(lèi)一文的情況。

　　3、 給企業(yè)檔案的分類(lèi)排架造成困難，增加庫(kù)房管理的工作量。

　　4、 增加企業(yè)檔案檔號(hào)編制的復(fù)雜性，不便于記憶和查找。

　　論：企業(yè)檔案一級(jí)類(lèi)目的設(shè)置？

　　一級(jí)類(lèi)目是分類(lèi)的第一個(gè)層次——企業(yè)檔案的基本大類(lèi)?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類(lèi)設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目：

　　1、 黨群工作類(lèi)；

　　2、 行政管理類(lèi)；

　　3、 經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)；

　　4、 生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)；

　　5、 產(chǎn)品類(lèi)；

　　6、 科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)；

　　7、 基本建設(shè)類(lèi)；

　　8、 設(shè)備儀器類(lèi)；

　　9、 會(huì)計(jì)檔案類(lèi)；

　　10、 干部職工檔案類(lèi)。

　　十大類(lèi)的設(shè)置不是絕對(duì)的，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，如：

　　（1） 增加一級(jí)類(lèi)目：適于特大型的企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)；

　　（2） 減少或合并一級(jí)類(lèi)目：適于規(guī)模較小的企業(yè)；

　?。?） 對(duì)一級(jí)類(lèi)目既增加又合并：適于非生產(chǎn)性的企業(yè)如商業(yè)、金融等類(lèi)。

　　選：規(guī)模特小的企業(yè)，黨組織部分的二級(jí)類(lèi)目可以全部合并，只設(shè)黨務(wù)工作一類(lèi)。

　　選：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案的7個(gè)二級(jí)類(lèi)目：

　　1、 經(jīng)營(yíng)決策；

　　2、 計(jì)劃工作；

　　3、 統(tǒng)計(jì)工作；

　　4、 財(cái)務(wù)管理；

　　5、 物資管理；

　　6、 產(chǎn)品銷(xiāo)售；

　　7、 企業(yè)管理。

　　選：企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理檔案的10個(gè)基本的二級(jí)類(lèi)目：

　　1、 生產(chǎn)調(diào)度；

　　2、 質(zhì)量管理；

　　3、 勞動(dòng)管理；

　　4、 能源管理；

　　5、 安全管理。

　　6、 科技管理；

　　7、 環(huán)境保護(hù)；

　　8、 計(jì)量工作；

　　9、 標(biāo)準(zhǔn)化工作；

　　10、 檔案和信息管理。

　　選：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的4個(gè)二級(jí)類(lèi)目：

　　大型企業(yè)可在二級(jí)類(lèi)目下設(shè)三級(jí)類(lèi)目：

　　1、 會(huì)計(jì)憑證——原始、記帳、匯總等憑證；

　　2、 會(huì)計(jì)帳簿——日記、明細(xì)、總帳；輔助賬簿等；

　　3、 會(huì)計(jì)報(bào)表——月（季度）、年度報(bào)表；財(cái)務(wù)快報(bào)等。

　　4、 其他等。

　　選：企業(yè)干部職工檔案的4個(gè)基本二級(jí)類(lèi)目：

　　1、 干部檔案；

　　2、 工人檔案；

　　3、 離退休職工檔案；

　　4、 死亡職工檔案。

　　第三節(jié)  企業(yè)檔案編號(hào)

　　企業(yè)檔案分類(lèi)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)：對(duì)企業(yè)檔案分類(lèi)體系中的各個(gè)類(lèi)目給定類(lèi)目代號(hào)。標(biāo)識(shí)的結(jié)果形成企業(yè)檔案類(lèi)號(hào)或分類(lèi)號(hào)。

　　選：確定類(lèi)號(hào)的工作一般是在編制分類(lèi)方案時(shí)，與各級(jí)類(lèi)目的確定同時(shí)完成的。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類(lèi)類(lèi)目標(biāo)識(shí)的4個(gè)作用：

　　1、 體現(xiàn)企業(yè)檔案的分類(lèi)層次；

　　2、 反映企業(yè)檔案分類(lèi)體系中各級(jí)類(lèi)目的內(nèi)容；

　　3、 固定各個(gè)類(lèi)目在分類(lèi)層次中的位置和排列順序；

　　4、 標(biāo)明企業(yè)檔案在分類(lèi)目錄中的位置。

　　選：在同一個(gè)企業(yè)的范圍內(nèi)，有關(guān)檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本一致。

　　簡(jiǎn)：檔號(hào)的編制規(guī)則：

　　檔號(hào)作為特定的人工語(yǔ)言，在編制時(shí)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，符合一定的要求：

　　1、 唯一性：檔號(hào)結(jié)構(gòu)中的每一部分標(biāo)識(shí)符號(hào)都有特定含義，指代單一，不能重復(fù)。

　　2、 合理性：檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)與分類(lèi)體系相聯(lián)系，主要成分同分類(lèi)體系相對(duì)應(yīng)。

　　3、 穩(wěn)定性。

　　4、 擴(kuò)充性。

　　5、 簡(jiǎn)明性：簡(jiǎn)短明了，便于記憶。

　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案文件號(hào)的結(jié)構(gòu)：

　　1、 全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)— 案卷號(hào)—件、頁(yè)號(hào)。

　　2、 全宗號(hào)—類(lèi)別號(hào)— ——案卷號(hào)—件、頁(yè)號(hào)。

　　3、 類(lèi)別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)— —— 案卷號(hào)—件、頁(yè)號(hào)。

　　根據(jù)企業(yè)檔案的具體情況，綜合上述結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)，企業(yè)檔號(hào)結(jié)構(gòu)可概括為：

　　全宗號(hào)—類(lèi)號(hào)（分類(lèi)號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁(yè)號(hào)。

　　第四節(jié)  庫(kù)藏整序

　　選：常見(jiàn)的企業(yè)排架方法有2類(lèi)：

　　1、 分類(lèi)排架法；

　　2、 流水排架法。

　　分類(lèi)排架法：在企業(yè)檔案分類(lèi)工作的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照分類(lèi)體系排列企業(yè)檔案案卷的方法。

　　名：流水排架法分大流水排架法和分類(lèi)流水排架法2種。

　　大流水排架法：完全依照企業(yè)檔案接收進(jìn)庫(kù)的先后順序排列企業(yè)檔案案卷的方法。

　　選：考慮到載體形式和保管要求不同，企業(yè)特殊載體檔案應(yīng)分庫(kù)保管。

　　選：底圖的保管存放方法主要有2種：平放和卷放。

　　選：藍(lán)圖通常實(shí)行折疊保管。有2種存放形式：裝訂式、散裝式。