自考“企業(yè)檔案管理”筆記（10）

　　簡：為什么說在一般情況下，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多？

　　答：從總體上看，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多。

　　1、 分類層次太多，會在一定程度上割裂企業(yè)有關(guān)檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，影響檔案的完整成套。

　　2、 導致類目匯集文獻的能力降低，出現(xiàn)類多卷少甚至一類一卷、一類一文的情況。

　　3、 給企業(yè)檔案的分類排架造成困難，增加庫房管理的工作量。

　　4、 增加企業(yè)檔案檔號編制的復雜性，不便于記憶和查找。

　　論：企業(yè)檔案一級類目的設(shè)置？

　　一級類目是分類的第一個層次——企業(yè)檔案的基本大類?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類設(shè)置十個一級類目：

　　1、 黨群工作類；

　　2、 行政管理類；

　　3、 經(jīng)營管理類；

　　4、 生產(chǎn)技術(shù)管理類；

　　5、 產(chǎn)品類；

　　6、 科學技術(shù)研究類；

　　7、 基本建設(shè)類；

　　8、 設(shè)備儀器類；

　　9、 會計檔案類；

　　10、 干部職工檔案類。

　　十大類的設(shè)置不是絕對的，可以根據(jù)實際情況進行調(diào)整，如：

　?。?） 增加一級類目：適于特大型的企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)；

　?。?） 減少或合并一級類目：適于規(guī)模較小的企業(yè)；

　?。?） 對一級類目既增加又合并：適于非生產(chǎn)性的企業(yè)如商業(yè)、金融等類。

　　選：規(guī)模特小的企業(yè)，黨組織部分的二級類目可以全部合并，只設(shè)黨務工作一類。

　　選：企業(yè)經(jīng)營管理檔案的7個二級類目：

　　1、 經(jīng)營決策；

　　2、 計劃工作；

　　3、 統(tǒng)計工作；

　　4、 財務管理；

　　5、 物資管理；

　　6、 產(chǎn)品銷售；

　　7、 企業(yè)管理。

　　選：企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理檔案的10個基本的二級類目：

　　1、 生產(chǎn)調(diào)度；

　　2、 質(zhì)量管理；

　　3、 勞動管理；

　　4、 能源管理；

　　5、 安全管理。

　　6、 科技管理；

　　7、 環(huán)境保護；

　　8、 計量工作；

　　9、 標準化工作；

　　10、 檔案和信息管理。

　　選：企業(yè)會計檔案的4個二級類目：

　　大型企業(yè)可在二級類目下設(shè)三級類目：

　　1、 會計憑證——原始、記帳、匯總等憑證；

　　2、 會計帳簿——日記、明細、總帳；輔助賬簿等；

　　3、 會計報表——月（季度）、年度報表；財務快報等。

　　4、 其他等。

　　選：企業(yè)干部職工檔案的4個基本二級類目：

　　1、 干部檔案；

　　2、 工人檔案；

　　3、 離退休職工檔案；

　　4、 死亡職工檔案。

　　第三節(jié)  企業(yè)檔案編號

　　企業(yè)檔案分類類目的標識：對企業(yè)檔案分類體系中的各個類目給定類目代號。標識的結(jié)果形成企業(yè)檔案類號或分類號。

　　選：確定類號的工作一般是在編制分類方案時，與各級類目的確定同時完成的。

　　簡：企業(yè)檔案分類類目標識的4個作用：

　　1、 體現(xiàn)企業(yè)檔案的分類層次；

　　2、 反映企業(yè)檔案分類體系中各級類目的內(nèi)容；

　　3、 固定各個類目在分類層次中的位置和排列順序；

　　4、 標明企業(yè)檔案在分類目錄中的位置。

　　選：在同一個企業(yè)的范圍內(nèi)，有關(guān)檔案的檔號結(jié)構(gòu)應當基本一致。

　　簡：檔號的編制規(guī)則：

　　檔號作為特定的人工語言，在編制時應遵循一定的規(guī)則，符合一定的要求：

　　1、 唯一性：檔號結(jié)構(gòu)中的每一部分標識符號都有特定含義，指代單一，不能重復。

　　2、 合理性：檔號結(jié)構(gòu)應與分類體系相聯(lián)系，主要成分同分類體系相對應。

　　3、 穩(wěn)定性。

　　4、 擴充性。

　　5、 簡明性：簡短明了，便于記憶。

　　簡：企業(yè)檔案文件號的結(jié)構(gòu)：

　　1、 全宗號—案卷目錄號— 案卷號—件、頁號。

　　2、 全宗號—類別號— ——案卷號—件、頁號。

　　3、 類別號—項目號— —— 案卷號—件、頁號。

　　根據(jù)企業(yè)檔案的具體情況，綜合上述結(jié)構(gòu)的優(yōu)點，企業(yè)檔號結(jié)構(gòu)可概括為：

　　全宗號—類號（分類號）—案卷號—件、頁號。

　　第四節(jié)  庫藏整序

　　選：常見的企業(yè)排架方法有2類：

　　1、 分類排架法；

　　2、 流水排架法。

　　分類排架法：在企業(yè)檔案分類工作的基礎(chǔ)上，嚴格按照分類體系排列企業(yè)檔案案卷的方法。

　　名：流水排架法分大流水排架法和分類流水排架法2種。

　　大流水排架法：完全依照企業(yè)檔案接收進庫的先后順序排列企業(yè)檔案案卷的方法。

　　選：考慮到載體形式和保管要求不同，企業(yè)特殊載體檔案應分庫保管。

　　選：底圖的保管存放方法主要有2種：平放和卷放。

　　選：藍圖通常實行折疊保管。有2種存放形式：裝訂式、散裝式。