自考“企業(yè)檔案管理”筆記（第十章）

　　第十章 企業(yè)特殊載體檔案管理

　　1.論：企業(yè)特殊載體檔案的特點(diǎn)？

　　答：企業(yè)特殊載體檔案記錄信息的載體不是紙張，而是現(xiàn)代新技術(shù)條件下產(chǎn)生的材料。由于載體性質(zhì)、信息記錄方式的不同，導(dǎo)致特殊載體檔案形成了一些區(qū)別于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)。

　?。?）載體質(zhì)地脆弱。特殊載體的成分比較復(fù)雜，易損壞、變質(zhì)，保存年限低于紙張。因此，保管特殊載體的要求一般比紙張高，需要分庫或分架管理。

　　（2）信息形式多樣化。尤其是多媒體技術(shù)的出現(xiàn)，文字、數(shù)字、聲音外各種信息媒體集成在同一文件中成為可能。

　?。?）信息一般不能直接利用。除了需要專門的技術(shù)知識外，還需借助于一定的中間工具。

　　（4）信息和載體的關(guān)系變得松散。特殊載體檔案信息與載體結(jié)合的緊密程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案信息牢固，檔案信息大多易于更改，且不留痕跡；易于復(fù)制、轉(zhuǎn)移，難以區(qū)分原件和復(fù)制件。

　?。?）檔案制作和信息傳播費(fèi)用比較高。

　?。?）信息記錄技術(shù)之間相互依存，彼此滲透。

　　企業(yè)特殊載體檔案的以上特性，對其日常的管理和利用都提出了一些特殊的要求。

　　2.依據(jù)載體類型和信息記錄技術(shù)的不同，企業(yè)特殊載體檔案可分為：（ACD）

　　A機(jī)械錄音檔案

　　B聲像檔案

　　C磁記錄檔案

　　D光學(xué)記錄檔案

　　E特殊載體檔案

　　3.實(shí)際工作中，人們根據(jù)企業(yè)特殊載體檔案的形成領(lǐng)域、信息表現(xiàn)形式等特點(diǎn)，將其分為（BC）

　　A機(jī)械錄音檔案

　　B聲像檔案

　　C電子檔案

　　D光學(xué)記錄檔案

　　E特殊載體檔案

　　4.論：企業(yè)照片檔案的歸檔范圍？（可能考）☆

　　答：（！）與紙質(zhì)檔案內(nèi)容有密切聯(lián)系的照片，如會議照片：

　?。?）本企業(yè)科研、生產(chǎn)、銷售、宣傳等活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；

　　（3）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加重大公務(wù)活動的照片；

　?。?）本企業(yè)向企業(yè)內(nèi)部或社會提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的照片，如企業(yè)向社會征集的宣傳產(chǎn)品的廣告照片，企業(yè)組織職工開展的攝影比賽過程中形成的照片等；

　?。?）外單位、個人形成的，但與本企業(yè)密切相關(guān)的照片，如：一些老字號企業(yè)常常征集散存在個人手中的珍貴的歷史照片，這些照片反映該企業(yè)早期的生產(chǎn)經(jīng)營的景象。

　　5.企業(yè)聲像檔案開發(fā)利用的一般方式有：（ABD）

　　A展覽

　　B媒體宣傳

　　C閱覽咨詢

　　D編研

　　6.企業(yè)電子文件的主要類型：（ABDE）

　　A文書文件

　　B程序文件

　　C設(shè)備購置文件

　　D數(shù)據(jù)文件

　　E圖形、圖像文件

　　7.企業(yè)電子文件的存儲介質(zhì)：（ABCD）

　　A磁帶

　　B硬磁盤

　　C軟磁盤

　　D光盤

　　8.企業(yè)電子文件的歸檔范圍主要包括？（有可能出）

　　答：（1）企業(yè)主要生產(chǎn)經(jīng)營活動及行政管理、業(yè)務(wù)管理中形成的文書文件；對需要保存原稿的文件，修改時應(yīng)保存原稿，加版本號后積累，原稿、定稿一起歸檔。

　?。?）利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造、檢測等技術(shù)活動形成的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖像文件、文書文件等。

　?。?）企業(yè)自行組織編制的程序文件、數(shù)據(jù)文件，檔案部門已有的程序文件和數(shù)據(jù)文件不需要重復(fù)歸檔。

　?。?）以上各種文件的支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。檔案部門已有的無須重復(fù)歸檔。

　?。?）相關(guān)的紙質(zhì)材料。包括形成文件的計(jì)算機(jī)的硬件說明文件，如說明書、圖紙、操作手冊等，以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，如電子文件更改單、登記表、使用權(quán)限保護(hù)登記表等。

　　9.論：企業(yè)電子文檔的歸檔要求？

　　答：（1）實(shí)行雙套歸檔制。即對同一套歸檔的文件，采取電子和紙質(zhì)兩種形式歸檔。

　?。?）限定歸檔方式。電子文件歸檔方式一般有兩種：介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)尚不太成熟的時候，建議采取介質(zhì)歸檔的方式。

　?。?）明確歸檔電子文件的技術(shù)要求。主要包括：（也簡答）

　　①統(tǒng)一規(guī)定歸檔文件的格式，包括介質(zhì)的物理格式和數(shù)據(jù)的邏輯格式；

　　②歸檔盤不帶引導(dǎo)程序，歸檔程序文件不帶密鑰，若加密，應(yīng)將密鑰同時歸檔；

　?、蹮o病毒。

　?。?）明確歸檔文件的質(zhì)量要求。

　?、冽R全完整，凡是在歸檔范圍內(nèi)的文件，均需歸檔；

　?、谡鎸?shí)有效，文本文件應(yīng)是最后定稿，圖像、圖形文件應(yīng)與實(shí)物的最后狀態(tài)保持一致，電子文件形成過程中的更改單應(yīng)一并歸檔；

　?、垡?guī)范有序，電子文件須經(jīng)過形成部門的編輯整理，劃分保管期限，將有關(guān)事項(xiàng)登記之后再行歸檔；

　　④無病毒；

　　⑤歸檔的介質(zhì)，應(yīng)附有標(biāo)簽，填寫編號（檔號）、套別（A套或B套）、名稱、密級、保管期限及軟、硬平臺等。

　?。?）明確歸檔說明的主要內(nèi)容。

　　10.簡答企業(yè)電子檔案的整理包括哪方面的內(nèi)容？

　　答；企業(yè)電子檔案的整理包括兩方面的內(nèi)容：

　　一，電子文件的整理工作，即在電子文件形成系統(tǒng)中，對文件分門別類，形成一個邏輯系統(tǒng)，這個邏輯系統(tǒng)與電子檔案分類系統(tǒng)是統(tǒng)一的。這部分整理工作主要是由電子文件的形成部門承擔(dān)，但需要企業(yè)檔案部門的指導(dǎo)和協(xié)助。

　　二，對歸檔磁帶、光盤等介質(zhì)的整理，這部分工作由企業(yè)檔案部門承擔(dān)。

　　11.簡：企業(yè)電子文件分類的步驟及方法？

　　答：（1）將企業(yè)電子文件按其形成規(guī)律及特點(diǎn)劃分為幾部分，分別整理。

　?。?）根據(jù)各業(yè)務(wù)活動形成文件的特點(diǎn)，為各部分文件編制分類方案。

　?。?）為目錄和文件命名。

　　（4）編寫“文件目錄系統(tǒng)說明”。