自考“商務交流”串講精華（十四）

　　第十七章：其他寫作工作

　　一、備忘錄：

　　1、雖然基本的禮貌用語是必需的，但出于禮貌和恭維的結束語可以省略；2、信息要盡可能簡短；3、多數公司提供帶有標題信息的備忘錄紙簿，備忘錄一般包括四個部分：送達、發(fā)送人、日期、標題。4、有時備忘錄還包括發(fā)送者辦公地點、傳真號、電郵地址等。

　　二、備忘錄格調（風格）：

　　1、信息的性質：信息、詢問、請求、懲戒、祝賀等；2、消息的前后照應：3、收函人的個性和地位：4、收函人與發(fā)函人的關系：友好、生疏、正式等。

　　三、明信片和答復卡片

　　四、傳真和電傳

　　五、表格設計：

　　——分布：

　　1、 盡可能讓它更吸引人；2、盡可能把它做得更簡潔；

　　3、確信它有如下功能

　　1）提供你真正需要的信息；2） 為每個答案提供足夠的空間；3） 能夠盡可能容易被填寫。

　　——安排：

　　1、按邏輯順序安排你的問題和指令；2、避免交叉參考和不分地點地解釋信息；3、清楚深層次矛盾和表面上的自相矛盾。

　　——風格：

　　1、直接問題和指令總體來說好于標題式設計；2、 使用簡單清楚和直接的語言。

　　——測試：

　　1、在定案之前通常測試表格；2、 選擇與最終目標對象相同的人測試表格。

　　六、準備一份問卷：

　　1、 確信問卷調查是獲得你所需信息的最好方式；2、以中立的風格確定問題框架；3、問題扼要，避免冗長復雜難懂；4、直接提問，避免模棱兩可；5、明確你要找的信息，考慮你怎樣搜索、分析上前已得到的信息；6、盡可能使用問題框架化，使所獲信息容易處理；7、以邏輯方式在問卷中安排你的問題；8、選擇你的調查對象；9、通過小規(guī)模實驗測試問卷；10、使用吸引人卻不乏坦誠的布局，以便問題易讀好答，而且很方便地返還給你。