自考“商務(wù)交流”串講精華（十四）

　　第十七章：其他寫(xiě)作工作

　　一、備忘錄：

　　1、雖然基本的禮貌用語(yǔ)是必需的，但出于禮貌和恭維的結(jié)束語(yǔ)可以省略；2、信息要盡可能簡(jiǎn)短；3、多數(shù)公司提供帶有標(biāo)題信息的備忘錄紙簿，備忘錄一般包括四個(gè)部分：送達(dá)、發(fā)送人、日期、標(biāo)題。4、有時(shí)備忘錄還包括發(fā)送者辦公地點(diǎn)、傳真號(hào)、電郵地址等。

　　二、備忘錄格調(diào)（風(fēng)格）：

　　1、信息的性質(zhì)：信息、詢問(wèn)、請(qǐng)求、懲戒、祝賀等；2、消息的前后照應(yīng)：3、收函人的個(gè)性和地位：4、收函人與發(fā)函人的關(guān)系：友好、生疏、正式等。

　　三、明信片和答復(fù)卡片

　　四、傳真和電傳

　　五、表格設(shè)計(jì)：

　　——分布：

　　1、 盡可能讓它更吸引人；2、盡可能把它做得更簡(jiǎn)潔；

　　3、確信它有如下功能

　　1）提供你真正需要的信息；2） 為每個(gè)答案提供足夠的空間；3） 能夠盡可能容易被填寫(xiě)。

　　——安排：

　　1、按邏輯順序安排你的問(wèn)題和指令；2、避免交叉參考和不分地點(diǎn)地解釋信息；3、清楚深層次矛盾和表面上的自相矛盾。

　　——風(fēng)格：

　　1、直接問(wèn)題和指令總體來(lái)說(shuō)好于標(biāo)題式設(shè)計(jì)；2、 使用簡(jiǎn)單清楚和直接的語(yǔ)言。

　　——測(cè)試：

　　1、在定案之前通常測(cè)試表格；2、 選擇與最終目標(biāo)對(duì)象相同的人測(cè)試表格。

　　六、準(zhǔn)備一份問(wèn)卷：

　　1、 確信問(wèn)卷調(diào)查是獲得你所需信息的最好方式；2、以中立的風(fēng)格確定問(wèn)題框架；3、問(wèn)題扼要，避免冗長(zhǎng)復(fù)雜難懂；4、直接提問(wèn)，避免模棱兩可；5、明確你要找的信息，考慮你怎樣搜索、分析上前已得到的信息；6、盡可能使用問(wèn)題框架化，使所獲信息容易處理；7、以邏輯方式在問(wèn)卷中安排你的問(wèn)題；8、選擇你的調(diào)查對(duì)象；9、通過(guò)小規(guī)模實(shí)驗(yàn)測(cè)試問(wèn)卷；10、使用吸引人卻不乏坦誠(chéng)的布局，以便問(wèn)題易讀好答，而且很方便地返還給你。