自考“商務(wù)交流”串講精華（八）

　　第九章：組織和參加會(huì)議

　　一、會(huì)議主席有哪些責(zé)任：

　　1、主持會(huì)議：主持會(huì)議、維持會(huì)議秩序并確保小組的積極工作（應(yīng)明確會(huì)議的任務(wù)和會(huì)議小組類型）；

　　2、會(huì)議控制：會(huì)議控制的方式和組織取決于召開會(huì)議的原因。控制應(yīng)當(dāng)著眼于建立行為標(biāo)準(zhǔn)，以這些標(biāo)準(zhǔn)徇會(huì)議的結(jié)果，并在必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。作為有效的會(huì)議主持人應(yīng)遵循以下五個(gè)基本原則：決定討論主題；明確討論范圍；確保人們圍繞主題依次發(fā)言；盡可能做到公正、盡全力避免與會(huì)者的爭論；確保其他成員了解會(huì)議的進(jìn)展情況。

　　3、引導(dǎo)：必須能夠發(fā)起會(huì)議，并確保以良好的秩序進(jìn)行主題的問題的討論。介紹會(huì)議議題（解決問題過程）：1）識(shí)別主題/問題；2）交換和開發(fā)建議；3）評(píng)價(jià)不同方案；4）選擇行動(dòng)計(jì)劃（確保每個(gè)人都明確自己的責(zé)任）。

　　4、促進(jìn)討論：1）主席應(yīng)當(dāng)經(jīng)營以提出恰當(dāng)問題的方式激勵(lì)與會(huì)者（掌握提問技巧）

　　如何促進(jìn)討論：1）提問的措辭避免“是”或“不是”的答案；2）提出簡短的問題；3）采用緊扣主題的問題；4）采用只涉及一個(gè)方面的問題。

　　5、應(yīng)付“隱密議程”：應(yīng)努力保持討論集中，而不使其演變成與會(huì)者之間的個(gè)人沖突。

　　6、作出決定：除了正式的投票表決方式，主席應(yīng)采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解決問題的最佳方案。

　　7、會(huì)議結(jié)果后，主席的責(zé)任是確保備好會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定的后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

　　二、決策方法及其優(yōu)缺點(diǎn)：

　　1、權(quán)威決策法：由主席決定；快速、高效；但是成員可能沒有表態(tài)或贊成；2、多數(shù)/投票表決決策法：一般認(rèn)為比較公正；投票時(shí)機(jī)很關(guān)鍵；可能分裂群體成員；少數(shù)人會(huì)不同意，因此可能不承擔(dān)責(zé)任；3、趨同決策法：根據(jù)群體的大致傾向決策；成員高度參與；過長（要求聽取所有成員的意見，盡管他們實(shí)際上尚未形成明確觀點(diǎn)）；或許有時(shí)難以達(dá)到。4、達(dá)成一致決策法：每個(gè)人都完全同意；難以達(dá)成一致，實(shí)際上通常不必如此。

　　三、與會(huì)者的責(zé)任：

　　1、態(tài)度：樹立對(duì)會(huì)議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見；

　　——會(huì)議能為你提供各種機(jī)會(huì)：

　　1）受益于別人的知識(shí)和觀點(diǎn)；2）從同事的背景和經(jīng)歷中獲取最大量的信息；3）對(duì)所執(zhí)行政策和決策的參與感；4）更好地了解和正確評(píng)價(jià)你的同事，在你們中間形成團(tuán)隊(duì)工作精神；5）與別人交換你的個(gè)人思想；6）以別人的眼光評(píng)價(jià)你的個(gè)人觀點(diǎn)、信念和態(tài)度。

　　2、準(zhǔn)備：保證自己做好準(zhǔn)備和了解會(huì)議主題；

　　3、認(rèn)識(shí)群體過程：對(duì)“群體過程”和群體功能的認(rèn)識(shí)有助于樹立正確的態(tài)度更好的參與。

　　——有效的會(huì)議參與者的特征：

　　1）注意考慮其他有關(guān)的人；2）認(rèn)識(shí)到交互作用過程必須是雙向的，要靈活和寬容；3）注意交流障礙的存在，努力克服他們；

　　4）辯證和分析地思考的能力5）有能力和意愿以適應(yīng)別人的語言，清晰扼要地講話；6）具有適當(dāng)?shù)臅r(shí)間意識(shí)，既包括何時(shí)、如何發(fā)言、也要考慮會(huì)議安排和地點(diǎn)；7）具有合作與調(diào)解的愿望，以實(shí)現(xiàn)群體目標(biāo)；8）認(rèn)識(shí)積極傾聽的必要性。

　　四、在一次會(huì)議中，應(yīng)何時(shí)參與？

　　——當(dāng)你感到有些東西可講時(shí)：1）準(zhǔn)備好即時(shí)參與；2）分幾次發(fā)言，而不是一次把話都說完；3）保持靈敏狀態(tài)，準(zhǔn)備發(fā)言。

　　五、會(huì)議的議程是：需要講座的業(yè)務(wù)事項(xiàng)的順序。

　　六、議程順序：

　　1、選出主席和工作人員（必要時(shí)）；2、會(huì)議通知——由秘書宣讀（通常僅在非常正式的會(huì)議）；3、上次會(huì)議紀(jì)要——閱讀通過（通常由秘書），然后由主席簽字；4、備忘錄提出問題；5、達(dá)成的協(xié)議——秘書宣讀；6、主席致開幕詞；7、前面會(huì)議留下事項(xiàng)；8、財(cái)務(wù)問題（財(cái)務(wù)主管報(bào)告、帳目流轉(zhuǎn)等）；9、委員會(huì)和工作單位報(bào)告；10、在可能時(shí)提議討論、建議者和依次發(fā)言名單；11、預(yù)先提出并列在議程中的其他事項(xiàng)；

　　12、下次會(huì)議日期；13、任何其他業(yè)務(wù)14、感謝主席（在一般會(huì)議上不常見）；15、主席答謝（同上）；16、主席宣布會(huì)議閉幕。

　　七、議程準(zhǔn)備和支持文件：

　　1、議程中的每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)用數(shù)字排序，如發(fā)生變動(dòng)，在會(huì)議開始時(shí)主席應(yīng)說明理由；2、當(dāng)繼續(xù)上次會(huì)議的一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，引用那次會(huì)議的日期和備忘錄編碼是有益的；3、另一種有用的方法是將參考資料作為重要的支持性文件，既可駙在相關(guān)項(xiàng)目后面，也可列一清單放在議程后面；

　　4、在準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)，提問題比平鋪直敘能激勵(lì)更多的反饋；5、議程應(yīng)有一個(gè)提示，確定下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。

　　——議程計(jì)劃步驟：

　　1）根據(jù)上次會(huì)議列出突出問題；2）通過預(yù)期目前發(fā)展和與會(huì)議成員聯(lián)系，提出商務(wù)中的新議題；3）選擇重要議題；

　　4）避免包括過多的“新問題”；5）將例行項(xiàng)目放在開始；6） 按邏輯關(guān)系排列關(guān)鍵項(xiàng)目；7）根據(jù)可用時(shí)間和與會(huì)者情況安排項(xiàng)目；

　　8）用數(shù)字排列項(xiàng)目；9）交叉參考上次會(huì)議的議題；10）要求明確提出下次會(huì)議的細(xì)節(jié)，在議程結(jié)尾列出“下次會(huì)議日程”；11）指定需要的附加文件或?qū)⑺鼈儼ㄔ谧h程中；12）與主席討論通過議程；13）將議程草案交付打印，也可能由你自己打??；14）校對(duì)打印搞；

　　15）駙帶上次會(huì)議的備忘錄，將文件和有關(guān)文章發(fā)送所有應(yīng)出席會(huì)議人員。

　　八、制作備忘錄：

　　——會(huì)議之前：

　　1、尋找如何做此事的習(xí)摜或指導(dǎo)；與主席核實(shí)一下是否有專用格式。

　　——會(huì)議期間：

　　1、記錄資料、時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)；2、記錄出席會(huì)議人員，收到誰的“缺席致歉”；3、識(shí)別討論題目；有條件的話，使用議程為指導(dǎo)；

　　4、按照會(huì)議首先處理例行項(xiàng)目的慣例——宣讀上次會(huì)議的備忘錄并簽字，備忘錄提出的問題和達(dá)成的協(xié)議；

　　5、計(jì)劃基于簡要題目的記錄，這類標(biāo)題可摘自主題，或討論、決策和擬定行動(dòng)的摘要，包括時(shí)間和參與者；6、編排每項(xiàng)記錄的參考號(hào)；7、跟隨會(huì)議進(jìn)程；8、及時(shí)澄清重點(diǎn)的和含糊不清的觀點(diǎn)；9、以摘記形式書寫，避免逐字地記錄，除非要求如此；10、使用簡短的句子和段落。

　　——會(huì)議之后：

　　1、會(huì)后立刻清楚地起草備忘錄；2、與其他人核對(duì)——可能是與主席；3、在會(huì)議兩天內(nèi)采用清晰的格式打印；

　　4、仔細(xì)校對(duì)打印稿；5、將備忘錄發(fā)送給出席和原應(yīng)出席會(huì)議的人員，以及任何需要知道情況的人；必要時(shí)發(fā)送修正稿；

　　6、仔細(xì)將備忘錄存檔——組織內(nèi)可能有備忘錄存檔規(guī)定，你應(yīng)當(dāng)了解和執(zhí)行；7、核查對(duì)行動(dòng)的監(jiān)督和后續(xù)行動(dòng)。

　　——避免做的事：

　　1、試圖主持會(huì)議和記時(shí)，指定別人記時(shí)；2、討論速度過快，使你不能準(zhǔn)確記錄；3、在你對(duì)發(fā)言的轉(zhuǎn)譯中夾雜自己個(gè)人的偏見或觀點(diǎn)；4、備忘錄中插入太多人名；5、包括未解釋的縮寫和術(shù)語，潛在閱讀者對(duì)此不熟悉；6、拖延起草備忘錄——忘記發(fā)生了什么；7、過分受成員地位影響；僅因?yàn)槭悄愕纳纤?，不意味著你必須記錄他們說的每一個(gè)字；8、忘記確認(rèn)下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。

　　九、視聽會(huì)議的優(yōu)、缺點(diǎn)：——優(yōu)點(diǎn)：1、成本——租演播室召開一小時(shí)的電視會(huì)議、比從各地召集人們到一起開會(huì)要節(jié)省10倍甚至12倍。2、即時(shí)——在較短時(shí)間內(nèi)通知開會(huì)；

　　——缺點(diǎn)：1、氣氛——失去大部分感覺別人身體語言等信息的能力；2、交往——沒有在會(huì)前和會(huì)后交談或更多談判的機(jī)會(huì)；3、連續(xù)性——實(shí)踐中，會(huì)議很呆板，因?yàn)槊咳瞬坏貌坏群驍z像機(jī)對(duì)準(zhǔn)他們輪流發(fā)言。

　　十、如何召開成功的電話會(huì)議：

　　——對(duì)主席的提示：

　　1、提前把議程傳真給每個(gè)人，詳細(xì)說明討論主題和與會(huì)者情況；2、同時(shí)提前用傳真發(fā)送文件和需要參考的資料；保存每人的傳真號(hào)碼，以便于在會(huì)議期間發(fā)送必要的補(bǔ)充資料。3、每人上線后馬上點(diǎn)名；4、對(duì)與會(huì)者講話總是報(bào)出姓名，以保證相應(yīng)的人能聽到你的評(píng)論；5、不時(shí)進(jìn)行小結(jié)，保證使每人跟上進(jìn)程；6、注意哪些人尚未發(fā)言，吸引他們參與會(huì)談。

　　——對(duì)參與者的提示；

　　1、不要和別人同時(shí)講話；發(fā)言前稍等片刻，以確認(rèn)別人真正講完了；2、當(dāng)你提出問題時(shí)，明確提問對(duì)象；3、 總是應(yīng)答別人的提問，即使你沒有現(xiàn)成答案；4、不要在同一個(gè)房間舉行附帶會(huì)議而未告訴主席，也不要使用你的電話的弱音和密碼鍵。