自考《科技檔案管理》串講(11)

　　第十一章 科技檔案整理工作

　　填空：

　　1. “類目表”是分類方案的主體，它是由縱向類目（類系類目）和橫向類目（類列類目）構(gòu)成的。

　　2. 設(shè)備檔案的基本分類方法是型號分類法。

　　3. 設(shè)備檔案具體的分類主要有兩種方法：性質(zhì)—型號分類法、工序—型號分類法。

　　4. 常用的科研檔案分類法有：學(xué)科—課題分類法、專業(yè)—課題分類法。

　　5. 科技檔案號是以科技檔案案卷為單位編制的。

　　6. 科技檔案號是反映科技檔案內(nèi)容特征和管理特征的編號。

　　7. 分類式科技檔案號，是反映科技檔案分類層次及案卷排列順序的科技檔案號。

　　8. 累積式科技檔案號是反映科技檔案總量與接收順序的科技檔案號。

　　9. 科技檔案的編號主要有單純號碼制和混合號碼制兩種型制。

　　單、多選：

　　1. 整理，是通過對科技檔案的分類或歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。

　　2. 對科技檔案進行科學(xué)分類，是管理科技檔案的必要手段，是科技檔案整理工作的核心內(nèi)容。

　　3. 科技檔案分類方案由說明、類目和類號組成。

　　4. 類目表的表現(xiàn)形式主要有三種：圖示法、表格法、縮行法。

　　5. 類目代字應(yīng)具有專指性。

　　6. 嚴整性要求同類列的類目之間應(yīng)該平行排列，各類系的上下位類目應(yīng)該線性排列。

　　7. 科技檔案分類的基本方法有對象分類法、特征分類法。

　　8. 對象分類法典型的形式是型號分類法、工程項目分類法、課題分類法。

　　9. 基建檔案的具體分類方法包括：性質(zhì)—工程項目分類法、流域（水系）—工程項目分類法。

　　10. 產(chǎn)品檔案常用的分類方法有：使用性質(zhì)—型號分類法、系列—型號分類法、年度—紗號分類法。

　　11. 地震工作和地震檔案的特點是：專業(yè)特點、地域特點、手段特點、時間特點。

　　12. 科技檔案號主要有兩種基本形式：分類式科技檔案號、累積式科技檔案號。

　　13. 單純號碼制是全部以數(shù)字進行科技檔案編號。

　　名詞：

　　1. 科技檔案分類——就是根據(jù)科技檔案的特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。

　　2. 科技檔案分類方案——是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件。它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

　　3. 型號分類法——它是產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的基本分類方法，即以一個型號產(chǎn)品或設(shè)備的科技檔案作為分類單元，進行類別劃分的方法。

　　4. 科技檔案號——即科技檔案案卷的編號或代號，是科技檔案部門用以反映案卷內(nèi)容特征和管理特征的一組符號。

　　簡答或論述：

　　一、簡述科技檔案分類的排它規(guī)則的含義？143（可能性不大）

　　答：1 科技檔案分類時，同位類目必須互相排斥而不能重合。

　　2 這就要求同位類目的內(nèi)涵清楚，類目外延界限分明，如果外延重合、跨越了兩個類目，這就很難保證歸類的一致性。

　　二、簡述科技檔案分類的同一規(guī)則的含義？144

　　答：1同一規(guī)則是保證類目排它性的規(guī)則。它要求針對同一上位類的劃分必須使用同一個分類標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 在每一層次的分類中，只有運用同一個標(biāo)準(zhǔn)去衡量或劃分分類對象，形成的類目才能互相排斥。

　　三、簡述科技檔案分類的效用原則的含義？144

　　答：1 效用原則要求科技檔案分類要適應(yīng)科技檔案及其管理特點，追求分類的整體適用效果。

　　2 科技檔案分類本身不是目的，而是科學(xué)管理的一種手段。這就決定科技檔案分類允許存在一定的靈活性。

　　四、試述科技檔案分類方案的編制？147（每一點可能出簡答）

　　答：1 要保證科技檔案分類方案類目體系的嚴整性。

　　科技檔案分類方案的類目體系是各級類目構(gòu)成的一個橫向和縱向關(guān)系的等級系統(tǒng)。各級同位類之間的并列關(guān)系，形成了各級“類列”，上位類與下位類之間的從屬關(guān)系，構(gòu)成了一個個“類系”。

　　2 科技檔案分類方案的類目體系應(yīng)具有可包容性。即科技檔案分類方案必須具有足夠的容量，使每一種和每一部分科技檔案，都能夠在分類方案的類目體系中找到自己應(yīng)有的合理位置。

　　3 科技檔案分類方案應(yīng)具有相對穩(wěn)定性。分類，關(guān)系到科技檔案管理工作的全局。如果科技檔案的分類發(fā)生變化，將會引起相應(yīng)業(yè)務(wù)管理的一系列變化，有些工作甚至要從頭做起。因此，科技檔案的分類，必須保持相對的穩(wěn)定。

　　五、簡述科技檔案分類方案的編制程序？147

　　答：1 調(diào)查研究。一方面要掌握科技檔案分類規(guī)則和有關(guān)的理論技術(shù)；另一方面要研究和把握分類對象及同分類有關(guān)的問題。

　　2 形成科技檔案類目體系。具體步驟如下：

　?。?） 劃分大類，確定類列。以科技檔案的種類作為標(biāo)準(zhǔn)，是劃分一級類目常用的方法。

　　（2） 劃分屬類、形成類系。

　　（3） 進行類目排序。

　　3 給定類號排序。

　　4 制成文件或圖表。

　　5 撰寫編制說明。分類方案還須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查批準(zhǔn)才能實行。

　　六、簡述對象分類法及其主要特征？151

　　答：1 對象分類法就是以一個實物對象的設(shè)計、生產(chǎn)制造等活動形成的整套科技檔案為單元進行分類的方法。典型形式是型號分類法、工程項目分類法和課題分類法。

　　2 特征：（1）以套為分類單元，維護了科技檔案的完整性；

　?。?）外部界限明確，便于進行歸類；

　?。?）保持了科技文件之間的有機聯(lián)系。

　　七、簡述特征分類法及其典型形式？151

　　答：特征分類法——就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進行分類的方法。

　　其典型形式是：專業(yè)特征分類法、時間特征分類法和地域特征分類法。

　　八、簡述分類式科技檔案號的作用？162

　　答：1 指導(dǎo)科技檔案案卷排列，固定排架的位置；

　　2 指示科技檔案案卷在科技檔案目錄中的位置；

　　3 反映科技檔案的內(nèi)容特征和分類層次，提供調(diào)卷的依據(jù)。