自考《科技檔案管理》串講(11)

　　第十一章 科技檔案整理工作

　　填空：

　　1. “類目表”是分類方案的主體，它是由縱向類目（類系類目）和橫向類目（類列類目）構(gòu)成的。

　　2. 設(shè)備檔案的基本分類方法是型號(hào)分類法。

　　3. 設(shè)備檔案具體的分類主要有兩種方法：性質(zhì)—型號(hào)分類法、工序—型號(hào)分類法。

　　4. 常用的科研檔案分類法有：學(xué)科—課題分類法、專業(yè)—課題分類法。

　　5. 科技檔案號(hào)是以科技檔案案卷為單位編制的。

　　6. 科技檔案號(hào)是反映科技檔案內(nèi)容特征和管理特征的編號(hào)。

　　7. 分類式科技檔案號(hào)，是反映科技檔案分類層次及案卷排列順序的科技檔案號(hào)。

　　8. 累積式科技檔案號(hào)是反映科技檔案總量與接收順序的科技檔案號(hào)。

　　9. 科技檔案的編號(hào)主要有單純號(hào)碼制和混合號(hào)碼制兩種型制。

　　單、多選：

　　1. 整理，是通過對(duì)科技檔案的分類或歸類，確定其在科技檔案庫(kù)藏體系中的位置，并以編號(hào)的形式將其固定下來。

　　2. 對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是管理科技檔案的必要手段，是科技檔案整理工作的核心內(nèi)容。

　　3. 科技檔案分類方案由說明、類目和類號(hào)組成。

　　4. 類目表的表現(xiàn)形式主要有三種：圖示法、表格法、縮行法。

　　5. 類目代字應(yīng)具有專指性。

　　6. 嚴(yán)整性要求同類列的類目之間應(yīng)該平行排列，各類系的上下位類目應(yīng)該線性排列。

　　7. 科技檔案分類的基本方法有對(duì)象分類法、特征分類法。

　　8. 對(duì)象分類法典型的形式是型號(hào)分類法、工程項(xiàng)目分類法、課題分類法。

　　9. 基建檔案的具體分類方法包括：性質(zhì)—工程項(xiàng)目分類法、流域（水系）—工程項(xiàng)目分類法。

　　10. 產(chǎn)品檔案常用的分類方法有：使用性質(zhì)—型號(hào)分類法、系列—型號(hào)分類法、年度—紗號(hào)分類法。

　　11. 地震工作和地震檔案的特點(diǎn)是：專業(yè)特點(diǎn)、地域特點(diǎn)、手段特點(diǎn)、時(shí)間特點(diǎn)。

　　12. 科技檔案號(hào)主要有兩種基本形式：分類式科技檔案號(hào)、累積式科技檔案號(hào)。

　　13. 單純號(hào)碼制是全部以數(shù)字進(jìn)行科技檔案編號(hào)。

　　名詞：

　　1. 科技檔案分類——就是根據(jù)科技檔案的特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的科技檔案庫(kù)藏系統(tǒng)。

　　2. 科技檔案分類方案——是對(duì)科技檔案進(jìn)行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件。它提供了一個(gè)完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

　　3. 型號(hào)分類法——它是產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的基本分類方法，即以一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品或設(shè)備的科技檔案作為分類單元，進(jìn)行類別劃分的方法。

　　4. 科技檔案號(hào)——即科技檔案案卷的編號(hào)或代號(hào)，是科技檔案部門用以反映案卷內(nèi)容特征和管理特征的一組符號(hào)。

　　簡(jiǎn)答或論述：

　　一、簡(jiǎn)述科技檔案分類的排它規(guī)則的含義？143（可能性不大）

　　答：1 科技檔案分類時(shí)，同位類目必須互相排斥而不能重合。

　　2 這就要求同位類目的內(nèi)涵清楚，類目外延界限分明，如果外延重合、跨越了兩個(gè)類目，這就很難保證歸類的一致性。

　　二、簡(jiǎn)述科技檔案分類的同一規(guī)則的含義？144

　　答：1同一規(guī)則是保證類目排它性的規(guī)則。它要求針對(duì)同一上位類的劃分必須使用同一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 在每一層次的分類中，只有運(yùn)用同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去衡量或劃分分類對(duì)象，形成的類目才能互相排斥。

　　三、簡(jiǎn)述科技檔案分類的效用原則的含義？144

　　答：1 效用原則要求科技檔案分類要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類的整體適用效果。

　　2 科技檔案分類本身不是目的，而是科學(xué)管理的一種手段。這就決定科技檔案分類允許存在一定的靈活性。

　　四、試述科技檔案分類方案的編制？147（每一點(diǎn)可能出簡(jiǎn)答）

　　答：1 要保證科技檔案分類方案類目體系的嚴(yán)整性。

　　科技檔案分類方案的類目體系是各級(jí)類目構(gòu)成的一個(gè)橫向和縱向關(guān)系的等級(jí)系統(tǒng)。各級(jí)同位類之間的并列關(guān)系，形成了各級(jí)“類列”，上位類與下位類之間的從屬關(guān)系，構(gòu)成了一個(gè)個(gè)“類系”。

　　2 科技檔案分類方案的類目體系應(yīng)具有可包容性。即科技檔案分類方案必須具有足夠的容量，使每一種和每一部分科技檔案，都能夠在分類方案的類目體系中找到自己應(yīng)有的合理位置。

　　3 科技檔案分類方案應(yīng)具有相對(duì)穩(wěn)定性。分類，關(guān)系到科技檔案管理工作的全局。如果科技檔案的分類發(fā)生變化，將會(huì)引起相應(yīng)業(yè)務(wù)管理的一系列變化，有些工作甚至要從頭做起。因此，科技檔案的分類，必須保持相對(duì)的穩(wěn)定。

　　五、簡(jiǎn)述科技檔案分類方案的編制程序？147

　　答：1 調(diào)查研究。一方面要掌握科技檔案分類規(guī)則和有關(guān)的理論技術(shù)；另一方面要研究和把握分類對(duì)象及同分類有關(guān)的問題。

　　2 形成科技檔案類目體系。具體步驟如下：

　　（1） 劃分大類，確定類列。以科技檔案的種類作為標(biāo)準(zhǔn)，是劃分一級(jí)類目常用的方法。

　?。?） 劃分屬類、形成類系。

　?。?） 進(jìn)行類目排序。

　　3 給定類號(hào)排序。

　　4 制成文件或圖表。

　　5 撰寫編制說明。分類方案還須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查批準(zhǔn)才能實(shí)行。

　　六、簡(jiǎn)述對(duì)象分類法及其主要特征？151

　　答：1 對(duì)象分類法就是以一個(gè)實(shí)物對(duì)象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等活動(dòng)形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類的方法。典型形式是型號(hào)分類法、工程項(xiàng)目分類法和課題分類法。

　　2 特征：（1）以套為分類單元，維護(hù)了科技檔案的完整性；

　　（2）外部界限明確，便于進(jìn)行歸類；

　　（3）保持了科技文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　七、簡(jiǎn)述特征分類法及其典型形式？151

　　答：特征分類法——就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類的方法。

　　其典型形式是：專業(yè)特征分類法、時(shí)間特征分類法和地域特征分類法。

　　八、簡(jiǎn)述分類式科技檔案號(hào)的作用？162

　　答：1 指導(dǎo)科技檔案案卷排列，固定排架的位置；

　　2 指示科技檔案案卷在科技檔案目錄中的位置；

　　3 反映科技檔案的內(nèi)容特征和分類層次，提供調(diào)卷的依據(jù)。