自考“中外秘書比較”串講筆記八

　　第九章

　　會前的計劃和安排主要包括以下12點：

　?、贁M定會議議程、日程和程序。議程是指對會議要通過的文件、解決的問題作總體安排。日程是根據(jù)會議的議題，對開會期間會議進(jìn)程的具體安排。②確定與會人員。③會議通知。④會議組織機(jī)構(gòu)。⑤經(jīng)費預(yù)算。⑥會議須知。⑦會議證件。⑧會議報名與報到。⑨會議接待。⑩會場布置。⑾準(zhǔn)備會議的文件材料。⑿會議籌備計劃安排的注意事項。

　　5、中外秘書布置會場異同分析

　　中外秘書布置會場的相同相似之外，一是會場布置要為會議目的、確保會議效果、為與會者提供良好的開會環(huán)境服務(wù)，二是會場布置要根據(jù)需要，進(jìn)行周密的設(shè)計，認(rèn)真仔細(xì)地實施，每個環(huán)節(jié)都要親自檢查，不得有任何疏漏。三是會場的座次排列、照明、音響、裝飾、空氣、會議活動是會場布置必須考慮的重要因素，要根據(jù)不同的會議內(nèi)容、規(guī)范進(jìn)行合理而有序的排列，要與會議主題和會議氣氛協(xié)調(diào)，還要注重文化氛圍、美學(xué)效果、音響效果和與會者的舒適和方便。

　　差異這處的主要體現(xiàn)，一是大型會議的會場布置，中國強調(diào)系統(tǒng)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。各個細(xì)節(jié)都強調(diào)精心設(shè)計，仔細(xì)安排；而西方則比較靈活。二是中國會場裝飾布置，受中國文化的影響，強調(diào)典雅、莊重而有意韻；而美英等國的會場布置受西方文化的影響，相對比較自由、浪漫。三是在會場桌椅的排列上，中國強調(diào)整齊，變化比較少；而西方則比較富于變化等等。

　　會場是國內(nèi)國際交流的重要場所。隨著國際性交流和國際會議的增多，各國會場布置也出現(xiàn)融合的趨勢。不少中國字畫出現(xiàn)在外國會議的會場；不少外國會場布置的經(jīng)驗和做法，也被中國布置會場者所采用或借鑒。

　　中外秘書會前文字材料的差異之處，一是體現(xiàn)在執(zhí)筆撰稿任務(wù)的輕重上。二是體現(xiàn)在對調(diào)查研究的重視程度上。三是體現(xiàn)在側(cè)重點的差異上。中外秘書準(zhǔn)備會議文字材料，都十分重視報告，特別是主題報告，但對其他文字材料，則各有側(cè)重點。中國不少會議中，典型材料占很大比重，特別是總結(jié)性會議、工作研究性會議等，典型材料往往能產(chǎn)生極大的影響，會議秘書對這類材料也極為重視，要花費極大精力。西方國家秘書在準(zhǔn)備會議文字材料時，比較重視各類數(shù)據(jù)報表，通過提供數(shù)據(jù)報表，讓與會者進(jìn)行定量定性的分析，對問題做出判斷。

　　1、中國秘書開會時的事務(wù)服務(wù)

　?、贂h簽到。②引導(dǎo)與會者入座。③分發(fā)會議文件材料。④內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。⑤維持會場秩序。⑥處理臨時交辦的事項。⑦其他會場服務(wù)工作。⑧安排發(fā)言。⑨會議記錄。⑩分組討論安排。⑾安排僅參加某一階段會議活動的特殊與會者的活動。⑿安排發(fā)獎和選舉、表決等活動程序，并組織操辦具體事務(wù)。

　　美國要求會議秘書在開會期間的會議期間，會議秘書每天都要按會議日程理出一份清單送交給負(fù)責(zé)提供服務(wù)的負(fù)責(zé)人。

　　英國秘書開會時的事務(wù)

　?、偬崆暗綍?，帶去一切會議所需的物品。②擺好會場方向指示牌。③確保座位安排就序。④務(wù)必使每個與會者都有必要的文件資料和用具。⑤提供飲用水和杯子。⑥檢查與會者在出席登記簿上的簽名。⑦宣讀上次會議記錄、缺席道歉及其他信件。⑧為主持者提供必要的資料。⑨做會議記錄，詳細(xì)記錄做出的決定，指明誰提出的建議，誰附議，及投票結(jié)果。會議記錄最突出的特征是其具有原始記錄性。

　　美國秘書作會議記錄要求以下基本內(nèi)容：

　　①開會時間、地點。②主持人的姓名、職務(wù)。③會議類型（例會、特別會議、全體會議、委員會、董事會）。④20人以下的小型會議要記錄出席者、缺席者名單；大型會議需要檢查法定人數(shù)。⑤在議事日程上寫明工作順序。⑥提出的提議，以及被采納或否決的情況，采取什么表決方式（舉手、發(fā)言或用選票等），是否一致不記附議人的姓名等等。⑦一般沒有必要對討論做詳細(xì)記要。⑧記錄要符合實際、簡明扼要、抓住重點、緊密圍繞會議議題和議程紀(jì)錄，記錄本質(zhì)問題，一般對會議的提議和決議要逐字逐句地記載。⑨不能寫入記錄者的見解或評論。⑩記錄稿要送會議主持人審閱。打印稿也要認(rèn)真核對。

　　英國秘書做會議記錄有以下要求：

　?、贂h描述。包括會議類型、時間、地點。②與會者姓名，主席的名字寫在最前面，辦事員的名字寫在最后面。③缺席者的請假書。④宣讀上次會議記錄。⑤問題。⑥一般事務(wù)、決議，包括會議上的確切措詞。⑦其他事務(wù)。按會上進(jìn)行的順序記錄。⑧決定下次會議的日期。⑨主席簽名。⑩會議時間。⑾打印前通常要經(jīng)主席審閱批準(zhǔn)。⑿必須記下每項決議的準(zhǔn)確措詞及提供者的姓名。附議者可以不記，但必要須記錄贊成和反對主要決定的全部論據(jù)。⒀如果需要逐字逐句的詳細(xì)記錄，可由速記員或錄音機(jī)記錄。

　　三是基本原則相同。中國強調(diào)作會議記錄，必須符合其原始記錄性的最突出特征，必須如實際記錄，不允許記錄者加工；美國要求秘書作會議記錄必須符合實際，不能寫入記錄者的見解和評論；英國強制會議記錄必須記下每項決議的準(zhǔn)確措詞，必然記錄贊成和反對主要決定的全部論據(jù)，這都表明，如實記錄是中外秘書作會議記錄的基本原則。

　　中外秘書作會議記錄的差異之處，一是在格式上存在某些差異。中國會議記錄的基本格式是大體統(tǒng)一的。美、英等國的會議記錄有正式會議記錄和非正式會議記錄之分，而且有些會議還專門印制了特殊格式的會議記錄格式。雖然在格式排版上有一定的差異，但記錄的基本要素是大體相似的。二是某些程序環(huán)節(jié)上的差異。如英國會議記錄中，一般都要求記載宣讀上次會議記錄的有關(guān)情況，有時還要對上次會議記錄履行通過手續(xù)，并由主席簽字。而中國的會議記錄中，一般沒有此項規(guī)定，會議記錄只要記錄秘書簽字和主持會議的領(lǐng)導(dǎo)者審核簽字即可，不必在下次會議上宣讀和通過。三是某些特殊要求的差異。西方股東會會議記錄，記錄者必須了解到會股東所持股份的情況，以便在有關(guān)問題表決形式?jīng)Q議時按股份數(shù)額計算是否通過。這是中國的傳統(tǒng)會議記錄中一般是少見的。在現(xiàn)代企業(yè)體制改革中，不少中國的股份制企業(yè)，也采用了這種方式。四是某些記錄項目上存在一定的差異。如英國會議記錄上，通常有下次會議的時間一項；中國一般未規(guī)定此項。中國會議記錄落款處，要有記錄秘書和主持會議的領(lǐng)導(dǎo)人的簽字；而有的國家只要求秘書簽字，有的則只要主持會議的領(lǐng)導(dǎo)簽字即可。這些差異之外，都是受各國的實際需要和傳統(tǒng)的影響。它影響會議記錄的功能作用。

　　3、中外秘書會后文字材料工作的異同分析

　　中外秘書會后文字材料工作的相同相似之處，一是對會議所有的文件材料，會后都要進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的清理，不允許任何會議文件材料隨意丟散。二是對會議記錄會后都要整理成正稿，并打印寄發(fā)給有關(guān)人員。三是對包括會議記錄在內(nèi)的所有重要會議文件，都要進(jìn)行整理，立卷歸檔保存。四是秘書在會后都有一定的文字起草任務(wù)，這些文字工作都是為會議服務(wù)的。如對會議的新聞報道工作就是比較重視的。

　　會后文字材料工作的差異之處，一是在撰擬文稿的文字工作的任務(wù)輕重上存在差異。中國秘書會后文字工作的任務(wù)相對較重；西方國家秘書會后文字工作的任務(wù)相對較經(jīng)。二是在會后草擬文字材料的類型上存在差異。中國秘書會后除了整理會議記錄外，還要草擬、寄發(fā)會議簡報、會議紀(jì)要，有些重要會議會后還要草擬貫徹執(zhí)行會議文件精神的有關(guān)通知、辦法等。西方國家秘書除了整理會議記錄外，主要是起草會議摘要，以及起草各種感謝信和祝賀信。三是在草擬過程上也存在某些差異。西方秘書在會后‘寄發(fā)禮儀性書信時，往往只要按已定的名單和慣例草擬寄發(fā)即可。而中國秘書會后草擬簡報、會議紀(jì)要和有關(guān)傳達(dá)貫徹落實精神的通知，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授意和指示，草擬成稿后要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者的審批、簽署，要按正式發(fā)文的程序辦理。

　　中外秘書會后催促執(zhí)行工作異同分析：

　　差異之處體現(xiàn)在中國秘書催促執(zhí)行會議議定事項的重點，是以下屬執(zhí)行單位為對象，采用各種方式，促進(jìn)下屬執(zhí)行單位盡快按會議要求完成任務(wù)；西方秘書則主要是提醒領(lǐng)導(dǎo)者，以免遺忘記和疏漏。中國秘書在催促中還要了解具體執(zhí)行情況；西方國家則沒有明確規(guī)定這方面的要求。中國秘書在催促執(zhí)行會議議定事項的工作中，要進(jìn)行催促，要收集執(zhí)行反饋，要綜合反饋信息把握動向，并及時發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)反映執(zhí)行中遇到的問題，若有必要還進(jìn)行調(diào)查研究，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者探求解決問題的辦法，工作任務(wù)比較重。而西方則未明確規(guī)定這方面的內(nèi)容，會議議定事項的執(zhí)行，主要靠法規(guī)和要責(zé)關(guān)系的制約。中國雖也有法規(guī)和要責(zé)關(guān)系的制約，但仍把催促、指導(dǎo)作為落實會議議定事項的重要手段。