辦公自動化原理及應用筆記第一章

  第一章辦公自動化概述
　　
　?。ㄒ唬┺k公自動化的概念－將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學與行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術難以處理、且量非常大而且結構又不明確的那些業(yè)務上的一貢綜合技術。（季斯曼定義）
　　
　　利用先進的科學技術，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)。目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，求取更好的經濟效果，以達到既定目標。（85年全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會）
　　
　　辦公自動化是以行為科學為主導，系統(tǒng)工程學為理論基礎，綜合應用計算機技術和通信技術來完成各項辦公事務。以計算機等現(xiàn)代辦公設備取代傳統(tǒng)的手工辦公用具，以現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工辦工系統(tǒng)。
　　
　　辦公活動內容：書面、口頭信息生成與處理；書面、口頭信息傳遞與管理；辦公時間安排；辦公資源運用
　　
　　發(fā)展：
　　
　　美國：①75年前基本通信設備和辦公用單機設備②75-82新型辦公設備，個人計算機進入辦公室
　　
　　③83年后應用局域網(wǎng)絡技術和遠程通訊網(wǎng)絡技術，系統(tǒng)綜合設備采用
　　
　　日本：①初期79-82，引進、開發(fā)、使用辦公用的單機設備②發(fā)展期83-84辦公機電化
　　
　　③改進期85-87多功能綜合機，各種作業(yè)過程自動化④成熟期88年后辦公系統(tǒng)集成化
　　
　　我國：六五，啟蒙與準備時期；七五開創(chuàng)與初見成效時期；八五、九五發(fā)展并走向成熟時期
　　
　　加速我國辦公自動化發(fā)展的對策
　　
　?、龠m應政治體制改革形勢，實現(xiàn)辦公機構、辦公制度的科學化
　　
　?、谶m應辦公自動化的需要，努力提高辦公人員的素質
　　
　?、蹚V泛開展技術研究，加速辦公自動化技術的推廣應用
　　
　　1、識記：辦公自動化的意義
　　
　?、俎k公自動化是現(xiàn)代化管理和建立運轉協(xié)調、靈活高效的政府行政管理體系所必須的
　　
　?、谵k公自動化對我國的經濟發(fā)展，提高管理和決策水平，促進社會進步和“四化”建設都將起到重要作用
　　
　　③提高辦公效率和科學決策水平
　　
　　辦公自動化可以顯著提高管理水平，提高勞動生產率。－最重要意義
　　
　　2、領會：（1）辦公自動化的要點
　　
　　支持理論：行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學、人機工程學
　　
　　直接利用的技術：計算機技術、通信技術、自動化技術
　　
　　兩大技術支柱：計算機技術和通信技術
　　
　　關鍵技術：數(shù)據(jù)處理、文字處理、語音處理、圖形與圖像處理、網(wǎng)絡通信技術、決策支持技術
　　
　?。?）辦公自動化的主要環(huán)節(jié)－信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存
　　
　　核心任務：向各領域、各層次辦公人員提供所需運用的信息
　　
　?。ǘ┺k公自動化的關鍵技術
　　
　　1、識記：（1）語音處理－利用計算機對語音信息進行處理的技術，包括語音的輸入、識別、合成和存儲
　　
　?。?）圖形與圖像處理－使用計算機對圖形與圖像進行處理的技術。包括圖形與圖像數(shù)字化、增強與復原，圖像數(shù)字編碼，圖像分割和圖像識別
　　
　　（3）決策支持技術－決策者利用決策支持軟件進行大量數(shù)據(jù)的收集和分析處理，尋求解決問題的方法和模型，從而作出正確的決策。
　　
　　2、領會（1）數(shù)據(jù)處理－利用計算機對數(shù)據(jù)進行收集、存儲、加工、傳播等一系列活動的總和，特點數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)結構復雜，時間性強。
　　
　　數(shù)據(jù)：計算機加工處理的對象，能夠輸入計算機并且被計算機進行加工處理的信息。
　　
　?。?）文字處理－文稿編輯和文件管理等現(xiàn)代化的手段，包括起草文件、文字編輯、表格編輯等工作
　　
　?。?）網(wǎng)絡通信技術－在單位內部，通過計算機聯(lián)網(wǎng)和專用電話交接設備等實現(xiàn)信息的傳輸、交換和共享。在單位外部利用電話網(wǎng)、傳真網(wǎng)、衛(wèi)星通信網(wǎng)等實現(xiàn)通信和信息共享。
　　
　?。ㄈ┺k公自動化系統(tǒng)－辦公業(yè)務活動概括為：存儲、交換、加工信息和基于信息的科學決策
　　
　　1、識記：（1）辦公自動化系統(tǒng)的組成－辦公自動化設備、辦公自動化軟件、掌握現(xiàn)代辦公技術的辦公人員
　　
　　辦公自動化設備：主計算機；各種輸入設備、各種輸出設備、工作站、通信設備、各種辦公設備
　　
　　辦公自動化軟件：辦公自動化系統(tǒng)軟件、辦公室應用軟件（通用、專用）
　　
　　（2）辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)－一個具體的辦公自動化系統(tǒng)從無到有的過程
　　
　　軟件生存期：軟件產品從形成概念開始，經過開發(fā)、使用和不斷增補修訂，直到最后被淘汰的整個過程
　　
　　OA系統(tǒng)生存周期：系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行維護
　　
　　系統(tǒng)分析－建立一個明確、具體而又可行的系統(tǒng)目標。具體步驟：
　　
　?、僬{查研究－任務需求調查、辦公環(huán)境調查－資料閱讀、問卷普查、個別訪問、實地觀察
　　
　?、诳尚行苑治觯洕尚行浴⒓夹g可行性、社會可行性
　　
　　③用戶需求分析－對系統(tǒng)的功能、性能及運行環(huán)境限制等方面提出要求
　　
　?、芟到y(tǒng)總體規(guī)劃－辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標、階段任務、設備選擇、投資分配、管理機構、人員設置、技術培訓、實施條件、實施步驟等
　　
　　形成系統(tǒng)分析說明書－系統(tǒng)需求說明、系統(tǒng)目標、系統(tǒng)邏輯模型和軟件實施總體方案等總體規(guī)劃
　　
　　系統(tǒng)設計－總體設計、詳細設計
　　
　?、倏傮w設計－確定系統(tǒng)如何完成預定的任務。
　　
　　主要包括：總體結構設計（最重要）及確定系統(tǒng)的硬件選配、軟件選配、代碼設計、界面設計
　　
　　結構化設計方法－將整個系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨立的部分（模塊），每個模塊實現(xiàn)系統(tǒng)的一項具體功能，自頂向下，逐步細化。工具：系統(tǒng)層次圖、細化的IPO圖、模塊結構圖
　　
　　模塊結構圖－描述軟件層次特性的工具，描述某個模塊負責管理控制哪些模塊以及上下級模塊或同級模塊之間的數(shù)據(jù)傳遞關系。成分：模塊（方框－模塊名）、調用（從調用模塊指用被調用模塊箭頭）、數(shù)據(jù)流向
　　
　?、谠敿氃O計－程序、過程的具體算法設計－輔助設計工作：流程圖。－對具體任務進行算法設計和其他輔助內容的設計，包括系統(tǒng)輸入輸出設計、數(shù)據(jù)庫設計、代碼設計、程序設計語言的選擇
　　
　　流程圖－采用文字和各種表達式來描述解決問題的具體步驟，每一步或幾個步驟都由代表不同含義的框格括起來，并用箭頭指示其執(zhí)行順序。
　　
　　系統(tǒng)實施：設備購置、軟件實現(xiàn)（編程、測試）、人員配置和培訓、數(shù)據(jù)的準備。
　　
　　編程：使用預先選定的計算機語言去描述已經完成的程序流程圖，把用文字表達的解決問題的步驟轉換為計算機能夠接受并執(zhí)行的指令形式。
　　
　　測試：發(fā)現(xiàn)軟件的錯誤并對其進行修改和糾正－模塊測試、聯(lián)合測試、系統(tǒng)測試
　　
　　模塊測試－由程序員在模塊程序編寫中對程序的正確性進行測試，編碼階段
　　
　　聯(lián)合測試－將一組關聯(lián)度大的程序進行共同測試－主要內容：對接口的調試
　　
　　系統(tǒng)測試－將系統(tǒng)放在系統(tǒng)的應用環(huán)境中進行測試－正確性、可靠性、適應性－第三方組織測試小組
　　
　　測試數(shù)據(jù)－常規(guī)數(shù)據(jù)、邊界數(shù)據(jù)、錯誤數(shù)據(jù)
　　
　　系統(tǒng)運行維護－用戶教育、系統(tǒng)評價、軟件維護
　　
　　系統(tǒng)維護目的－硬件維護、軟件維護（改正性維護、適應性維護、擴展性維護）、數(shù)據(jù)維護
　　
　　2、領會：（1）辦公自動化系統(tǒng)的模式－事務型、管理型、輔助決策型
　　
　　事務型辦公自動化系統(tǒng)由單機或多機組成，負責文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等辦公一般事務
　　
　　管理型有各種較完善的信息數(shù)據(jù)庫，由具有通信功能的多機網(wǎng)絡組成，能對大量各類信息進行綜合管理，使數(shù)據(jù)信息、設備資源共享，使辦公效率得到很大提高
　　
　　輔助決策型具有方案比較和輔助決策功能，利用預先設計的決策模型人們作出判斷和決策。
　　
　　辦公自動化發(fā)展趨勢①與辦公自動化有關的信息技術的發(fā)展ⅠInternet技術Ⅱ數(shù)據(jù)倉庫技術Ⅲ多媒體技術
　　
　?、谛滦娃k公室Ⅰ網(wǎng)絡化辦公室Ⅱ無紙辦公室（計算機、應用軟件、通信網(wǎng)絡－三個最基本要素；優(yōu)點：易形成，便于修改、存儲量大、傳遞快捷、使用方便）Ⅲ虛擬辦公室（無人辦公自動服務；移動辦公）
　　
　?、蹧Q策支持系統(tǒng)