辦公自動化原理及應(yīng)用筆記第一章

  第一章辦公自動化概述
　　
　?。ㄒ唬┺k公自動化的概念－將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量非常大而且結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一貢綜合技術(shù)。（季斯曼定義）
　　
　　利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效果，以達(dá)到既定目標(biāo)。（85年全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會）
　　
　　辦公自動化是以行為科學(xué)為主導(dǎo)，系統(tǒng)工程學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來完成各項(xiàng)辦公事務(wù)。以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備取代傳統(tǒng)的手工辦公用具，以現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工辦工系統(tǒng)。
　　
　　辦公活動內(nèi)容：書面、口頭信息生成與處理；書面、口頭信息傳遞與管理；辦公時間安排；辦公資源運(yùn)用
　　
　　發(fā)展：
　　
　　美國：①75年前基本通信設(shè)備和辦公用單機(jī)設(shè)備②75-82新型辦公設(shè)備，個人計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公室
　　
　?、?3年后應(yīng)用局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和遠(yuǎn)程通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，系統(tǒng)綜合設(shè)備采用
　　
　　日本：①初期79-82，引進(jìn)、開發(fā)、使用辦公用的單機(jī)設(shè)備②發(fā)展期83-84辦公機(jī)電化
　　
　　③改進(jìn)期85-87多功能綜合機(jī)，各種作業(yè)過程自動化④成熟期88年后辦公系統(tǒng)集成化
　　
　　我國：六五，啟蒙與準(zhǔn)備時期；七五開創(chuàng)與初見成效時期；八五、九五發(fā)展并走向成熟時期
　　
　　加速我國辦公自動化發(fā)展的對策
　　
　　①適應(yīng)政治體制改革形勢，實(shí)現(xiàn)辦公機(jī)構(gòu)、辦公制度的科學(xué)化
　　
　?、谶m應(yīng)辦公自動化的需要，努力提高辦公人員的素質(zhì)
　　
　　③廣泛開展技術(shù)研究，加速辦公自動化技術(shù)的推廣應(yīng)用
　　
　　1、識記：辦公自動化的意義
　　
　?、俎k公自動化是現(xiàn)代化管理和建立運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、靈活高效的政府行政管理體系所必須的
　　
　?、谵k公自動化對我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高管理和決策水平，促進(jìn)社會進(jìn)步和“四化”建設(shè)都將起到重要作用
　　
　?、厶岣咿k公效率和科學(xué)決策水平
　　
　　辦公自動化可以顯著提高管理水平，提高勞動生產(chǎn)率。－最重要意義
　　
　　2、領(lǐng)會：（1）辦公自動化的要點(diǎn)
　　
　　支持理論：行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機(jī)工程學(xué)
　　
　　直接利用的技術(shù)：計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù)
　　
　　兩大技術(shù)支柱：計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)
　　
　　關(guān)鍵技術(shù)：數(shù)據(jù)處理、文字處理、語音處理、圖形與圖像處理、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、決策支持技術(shù)
　　
　　（2）辦公自動化的主要環(huán)節(jié)－信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存
　　
　　核心任務(wù)：向各領(lǐng)域、各層次辦公人員提供所需運(yùn)用的信息
　　
　?。ǘ┺k公自動化的關(guān)鍵技術(shù)
　　
　　1、識記：（1）語音處理－利用計(jì)算機(jī)對語音信息進(jìn)行處理的技術(shù)，包括語音的輸入、識別、合成和存儲
　　
　?。?）圖形與圖像處理－使用計(jì)算機(jī)對圖形與圖像進(jìn)行處理的技術(shù)。包括圖形與圖像數(shù)字化、增強(qiáng)與復(fù)原，圖像數(shù)字編碼，圖像分割和圖像識別
　　
　?。?）決策支持技術(shù)－決策者利用決策支持軟件進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的收集和分析處理，尋求解決問題的方法和模型，從而作出正確的決策。
　　
　　2、領(lǐng)會（1）數(shù)據(jù)處理－利用計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲、加工、傳播等一系列活動的總和，特點(diǎn)數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，時間性強(qiáng)。
　　
　　數(shù)據(jù)：計(jì)算機(jī)加工處理的對象，能夠輸入計(jì)算機(jī)并且被計(jì)算機(jī)進(jìn)行加工處理的信息。
　　
　?。?）文字處理－文稿編輯和文件管理等現(xiàn)代化的手段，包括起草文件、文字編輯、表格編輯等工作
　　
　?。?）網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)－在單位內(nèi)部，通過計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)和專用電話交接設(shè)備等實(shí)現(xiàn)信息的傳輸、交換和共享。在單位外部利用電話網(wǎng)、傳真網(wǎng)、衛(wèi)星通信網(wǎng)等實(shí)現(xiàn)通信和信息共享。
　　
　　（三）辦公自動化系統(tǒng)－辦公業(yè)務(wù)活動概括為：存儲、交換、加工信息和基于信息的科學(xué)決策
　　
　　1、識記：（1）辦公自動化系統(tǒng)的組成－辦公自動化設(shè)備、辦公自動化軟件、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)的辦公人員
　　
　　辦公自動化設(shè)備：主計(jì)算機(jī)；各種輸入設(shè)備、各種輸出設(shè)備、工作站、通信設(shè)備、各種辦公設(shè)備
　　
　　辦公自動化軟件：辦公自動化系統(tǒng)軟件、辦公室應(yīng)用軟件（通用、專用）
　　
　　（2）辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)－一個具體的辦公自動化系統(tǒng)從無到有的過程
　　
　　軟件生存期：軟件產(chǎn)品從形成概念開始，經(jīng)過開發(fā)、使用和不斷增補(bǔ)修訂，直到最后被淘汰的整個過程
　　
　　OA系統(tǒng)生存周期：系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)
　　
　　系統(tǒng)分析－建立一個明確、具體而又可行的系統(tǒng)目標(biāo)。具體步驟：
　　
　?、僬{(diào)查研究－任務(wù)需求調(diào)查、辦公環(huán)境調(diào)查－資料閱讀、問卷普查、個別訪問、實(shí)地觀察
　　
　?、诳尚行苑治觯?jīng)濟(jì)可行性、技術(shù)可行性、社會可行性
　　
　?、塾脩粜枨蠓治觯瓕ο到y(tǒng)的功能、性能及運(yùn)行環(huán)境限制等方面提出要求
　　
　?、芟到y(tǒng)總體規(guī)劃－辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標(biāo)、階段任務(wù)、設(shè)備選擇、投資分配、管理機(jī)構(gòu)、人員設(shè)置、技術(shù)培訓(xùn)、實(shí)施條件、實(shí)施步驟等
　　
　　形成系統(tǒng)分析說明書－系統(tǒng)需求說明、系統(tǒng)目標(biāo)、系統(tǒng)邏輯模型和軟件實(shí)施總體方案等總體規(guī)劃
　　
　　系統(tǒng)設(shè)計(jì)－總體設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)
　　
　?、倏傮w設(shè)計(jì)－確定系統(tǒng)如何完成預(yù)定的任務(wù)。
　　
　　主要包括：總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（最重要）及確定系統(tǒng)的硬件選配、軟件選配、代碼設(shè)計(jì)、界面設(shè)計(jì)
　　
　　結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法－將整個系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨(dú)立的部分（模塊），每個模塊實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的一項(xiàng)具體功能，自頂向下，逐步細(xì)化。工具：系統(tǒng)層次圖、細(xì)化的IPO圖、模塊結(jié)構(gòu)圖
　　
　　模塊結(jié)構(gòu)圖－描述軟件層次特性的工具，描述某個模塊負(fù)責(zé)管理控制哪些模塊以及上下級模塊或同級模塊之間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。成分：模塊（方框－模塊名）、調(diào)用（從調(diào)用模塊指用被調(diào)用模塊箭頭）、數(shù)據(jù)流向
　　
　?、谠敿?xì)設(shè)計(jì)－程序、過程的具體算法設(shè)計(jì)－輔助設(shè)計(jì)工作：流程圖。－對具體任務(wù)進(jìn)行算法設(shè)計(jì)和其他輔助內(nèi)容的設(shè)計(jì)，包括系統(tǒng)輸入輸出設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、代碼設(shè)計(jì)、程序設(shè)計(jì)語言的選擇
　　
　　流程圖－采用文字和各種表達(dá)式來描述解決問題的具體步驟，每一步或幾個步驟都由代表不同含義的框格括起來，并用箭頭指示其執(zhí)行順序。
　　
　　系統(tǒng)實(shí)施：設(shè)備購置、軟件實(shí)現(xiàn)（編程、測試）、人員配置和培訓(xùn)、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備。
　　
　　編程：使用預(yù)先選定的計(jì)算機(jī)語言去描述已經(jīng)完成的程序流程圖，把用文字表達(dá)的解決問題的步驟轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)能夠接受并執(zhí)行的指令形式。
　　
　　測試：發(fā)現(xiàn)軟件的錯誤并對其進(jìn)行修改和糾正－模塊測試、聯(lián)合測試、系統(tǒng)測試
　　
　　模塊測試－由程序員在模塊程序編寫中對程序的正確性進(jìn)行測試，編碼階段
　　
　　聯(lián)合測試－將一組關(guān)聯(lián)度大的程序進(jìn)行共同測試－主要內(nèi)容：對接口的調(diào)試
　　
　　系統(tǒng)測試－將系統(tǒng)放在系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境中進(jìn)行測試－正確性、可靠性、適應(yīng)性－第三方組織測試小組
　　
　　測試數(shù)據(jù)－常規(guī)數(shù)據(jù)、邊界數(shù)據(jù)、錯誤數(shù)據(jù)
　　
　　系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)－用戶教育、系統(tǒng)評價、軟件維護(hù)
　　
　　系統(tǒng)維護(hù)目的－硬件維護(hù)、軟件維護(hù)（改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、擴(kuò)展性維護(hù)）、數(shù)據(jù)維護(hù)
　　
　　2、領(lǐng)會：（1）辦公自動化系統(tǒng)的模式－事務(wù)型、管理型、輔助決策型
　　
　　事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)由單機(jī)或多機(jī)組成，負(fù)責(zé)文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等辦公一般事務(wù)
　　
　　管理型有各種較完善的信息數(shù)據(jù)庫，由具有通信功能的多機(jī)網(wǎng)絡(luò)組成，能對大量各類信息進(jìn)行綜合管理，使數(shù)據(jù)信息、設(shè)備資源共享，使辦公效率得到很大提高
　　
　　輔助決策型具有方案比較和輔助決策功能，利用預(yù)先設(shè)計(jì)的決策模型人們作出判斷和決策。
　　
　　辦公自動化發(fā)展趨勢①與辦公自動化有關(guān)的信息技術(shù)的發(fā)展ⅠInternet技術(shù)Ⅱ數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)Ⅲ多媒體技術(shù)
　　
　?、谛滦娃k公室Ⅰ網(wǎng)絡(luò)化辦公室Ⅱ無紙辦公室（計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)－三個最基本要素；優(yōu)點(diǎn)：易形成，便于修改、存儲量大、傳遞快捷、使用方便）Ⅲ虛擬辦公室（無人辦公自動服務(wù)；移動辦公）
　　
　?、蹧Q策支持系統(tǒng)