企業(yè)檔案管理聽課筆記（6）

第五章企業(yè)檔案鑒定
　　
　　選：企業(yè)檔案鑒定一般是指對(duì)企業(yè)檔案真?zhèn)魏推髽I(yè)檔案價(jià)值的鑒定，經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作是指后者。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案鑒定工作的內(nèi)容？
　　
　　答：企業(yè)檔案鑒定，是指企業(yè)檔案部門依據(jù)一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判斷企業(yè)檔案歷史與現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，確定其保管期限；并通過價(jià)值核查和質(zhì)量檢查，對(duì)失去保存價(jià)值，或者內(nèi)容失真和不完整的企業(yè)檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行處理的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)。包括對(duì)企業(yè)檔案的價(jià)值鑒定和質(zhì)量鑒別兩個(gè)方面。
　　
　　選：企業(yè)檔案鑒定工作包括檔案的價(jià)值鑒定和質(zhì)量鑒別2個(gè)方面。
　　
　　選：企業(yè)檔案鑒定工作的2個(gè)階段：
　　
　　1、保管期限的確定；
　　
　　2、保管期限的復(fù)查。
　　
　　簡(jiǎn)：保管期限的確定：
　　
　　答：確定保管期限，是鑒定工作的第一個(gè)過程。它是在文件歸檔前，由文件形成部門在企業(yè)檔案部門的協(xié)助下，對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行的鑒定工作。這一鑒定工作主要解決三個(gè)問題：一是鑒別、核查歸檔材料的完整性和準(zhǔn)確性；二是鑒定文件的保存價(jià)值，從而決定其取舍；三是確定歸檔保存文件的保管期限。文件階段的鑒定，一方面補(bǔ)齊了歸檔材料的短缺，糾正了內(nèi)容的差誤，另一方面對(duì)文件進(jìn)行了篩選，確定了保管期限，從而奠定企業(yè)檔案的質(zhì)量基礎(chǔ)。
　　
　　簡(jiǎn)：對(duì)保管期限的復(fù)查：
　　
　　這是在文件轉(zhuǎn)化為檔案后進(jìn)行的第二個(gè)階段的鑒定。一般文件階段的鑒定是一次性的，檔案階段的鑒定則是多次、定期進(jìn)行的。任務(wù)包括：
　　
　　1、對(duì)超過保管期限的檔案重新進(jìn)行價(jià)值審查，失去保存價(jià)值者剔出銷毀；
　　
　　2、對(duì)原保管期限劃定不當(dāng)?shù)钠髽I(yè)檔案，重新進(jìn)行價(jià)值鑒定，調(diào)整保管期限；
　　
　　3、審查檔案的機(jī)密等級(jí)，根據(jù)實(shí)際情況解密或進(jìn)行密級(jí)調(diào)整；
　　
　　4、核查其中科技檔案的內(nèi)容，鑒別其準(zhǔn)確性和完整性，做好相應(yīng)的更改、補(bǔ)充工作。
　　
　　保管期限的復(fù)查，通過對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行篩選、調(diào)整和補(bǔ)充，進(jìn)一步保證和提高了企業(yè)檔案的質(zhì)量。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案鑒定的意義
　　
　　1、是決定檔案存亡的基本手段。
　　
　　2、是提高檔案管理效益的科學(xué)措施。
　　
　　3、是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。
　　
　　選：企業(yè)檔案價(jià)值鑒定的原則：
　　
　　1、整體性；
　　
　　2、全面性；
　　
　　3、歷史性；
　　
　　4、動(dòng)態(tài)性。
　　
　　簡(jiǎn)：鑒定工作的全面性原則：
　　
　　1、全面分析文件的各方面特征，從檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間、文本、外形等方面綜合判定檔案價(jià)值；
　　
　　2、全面把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系；
　　
　　3、全面預(yù)測(cè)用戶對(duì)檔案的利用需求。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)管理檔案價(jià)值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：
　　
　　1、管理類文件：主要從其內(nèi)容、來源、時(shí)間、名稱、稿本、外形以及完整性和有效性等方面來分析。
　　
　　分析文件的內(nèi)容：圍繞其重要性、獨(dú)特性和時(shí)效性三個(gè)方面進(jìn)行。這是鑒定檔案價(jià)值的基礎(chǔ)。
　　
　　2、科技文件：其價(jià)值量是由6種重要的相關(guān)因素規(guī)定或制約的：
　　
　　1）技術(shù)因素。
　　
　　2）功能因素。
　　
　　3）時(shí)間因素。49年10月以前的一般不予銷毀。
　　
　　4）典型因素；
　　
　　5）作者因素。
　　
　　6）名稱因素。
　　
　　4、會(huì)計(jì)文件。會(huì)計(jì)檔案的保管期限可分為永久、定期兩種，會(huì)計(jì)文件主要包括：
　　
　　1）會(huì)計(jì)憑證：涉及外事和對(duì)私營(yíng)履行的應(yīng)當(dāng)永久保存。其他一般情況下不需要永久保存，保管期限在15年之內(nèi)基本上可以滿足查找利用的需要。
　　
　　2）會(huì)計(jì)帳簿；一般不需永久保存。15-25年
　　
　　3）會(huì)計(jì)報(bào)表：年度（決算）報(bào)表永久保存。
　　
　　選：文件的完整性指檔案全宗中文件的完整程度。有效性指文件在一定時(shí)間內(nèi)具有法律和行政的效力。
　　
　　名：企業(yè)檔案保管期限表：用表冊(cè)的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)鑒定檔案價(jià)值，確定檔案保管期限的依據(jù)。
　　
　　選：企業(yè)檔案保管期限表的類型：
　　
　　1、通用檔案保管期限表。
　　
　　2、專門檔案保管期限表。
　　
　　3、專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表。
　　
　　4、企業(yè)檔案保管期限表。
　　
　　論：企業(yè)檔案保管期限表的類型：
　　
　　1、通用檔案保管期限表：由國(guó)家檔案行政管理部門編制，供全國(guó)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)鑒定檔案時(shí)通用的表。
　　
　　2、專門檔案保管期限表：由國(guó)家檔案行政管理部門會(huì)同有關(guān)主管部門編制，供鑒定專門檔案時(shí)使用的表。
　　
　　3、專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表：由專業(yè)主管機(jī)關(guān)編制，供同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)單位鑒定檔案價(jià)值時(shí)使用。
　　
　　4、企業(yè)檔案保管期限表：各企業(yè)單位根據(jù)上述3種保管期限表，結(jié)合本單位科技、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的實(shí)際情況制定的。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案保管期限表的4條編制要求：
　　
　　1、要符合本企業(yè)檔案的實(shí)際情況，內(nèi)容全面，針對(duì)性強(qiáng)。
　　
　　2、保管期限檔次清楚，跨度適當(dāng)。
　　
　　3、便于查用。
　　
　　4、與通用的、專門的、專業(yè)系統(tǒng)的檔案保管期限表保持一致。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案保管期限表的修訂的原因：
　　
　　答：企業(yè)檔案保管期限表正式出臺(tái)并執(zhí)行一段時(shí)間后，一方面企業(yè)的科技、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)可能會(huì)有所變化或調(diào)整，另一方面人們對(duì)表中條款的內(nèi)容和保管期限的認(rèn)識(shí)也有可能會(huì)有所變化。所以，對(duì)其進(jìn)行修改和完善是非常必要的。
　　
　　鑒定企業(yè)檔案的保存價(jià)值是對(duì)其可能被利用程度的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，很難完全準(zhǔn)確。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案從寬確定保管期限的彈性原則：
　　
　　答：可采取一些靈活的方法處理，保持一定的“彈性”。具體分5種情況：
　　
　　1、當(dāng)鑒定人員對(duì)某一文件或案卷的保管期限劃分沒有很大把握時(shí)，應(yīng)“從寬”處理。
　　
　　2、保存從寬，銷毀從嚴(yán)；
　　
　　3、孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；
　　
　　4、本企業(yè)文件從寬，外單位文件從嚴(yán)；
　　
　　5、介于相鄰保管期限檔次之間的則“就高不就低”。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案質(zhì)量鑒別的方法：
　　
　　1、通過科技檔案與有關(guān)目錄之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別：
　　
　　1）要保證文件目錄和檔案目錄的質(zhì)量；
　　
　　2）要以目錄為依據(jù)，逐項(xiàng)（套）、逐卷、逐張（件）地仔細(xì)鑒別科技檔案的內(nèi)容；
　　
　　3）對(duì)鑒別中發(fā)現(xiàn)的短缺材料，要了解其是否具有保存價(jià)值。
　　
　　2、通過科技檔案材料之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別；
　　
　　3、通過科技檔案內(nèi)容與科技對(duì)象之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案鑒定工作的制度的基本內(nèi)容：
　　
　　1、制發(fā)企業(yè)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)文件；
　　
　　2、企業(yè)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；
　　
　　3、銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度。
　　
　　第六章企業(yè)檔案檢索
　　
　　簡(jiǎn)：建立企業(yè)檔案檢索體系的必要性：
　　
　　1、為迅速準(zhǔn)確地利用檔案創(chuàng)造條件；
　　
　　2、促進(jìn)檔案信息交流；
　　
　　3、推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化，促進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。
　　
　　簡(jiǎn)：企業(yè)檔案檢索體系的科學(xué)和實(shí)用相結(jié)合的要求：
　　
　　科學(xué)性的要求：
　　
　　1、研制檢索語(yǔ)言時(shí)，充分考慮到企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的實(shí)際，保證檢索標(biāo)識(shí)能準(zhǔn)確表達(dá)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的基本內(nèi)容；
　　
　　2、著錄標(biāo)引應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)化與否直接影響到檢索的質(zhì)量和效率；
　　
　　3、檢索工具應(yīng)合理、有效；
　　
　　實(shí)用性的要求：
　　
　　1、編制檢索工具要注重實(shí)效；
　　
　　2、從實(shí)際出發(fā)配置檢索設(shè)備。
　　
　　簡(jiǎn)：檢索語(yǔ)言的構(gòu)成：
　　
　　由3個(gè)基本要素構(gòu)成：
　　
　　1、構(gòu)成檢索詞匯要素單元的字符；
　　
　　2、表達(dá)基本概念，并作為復(fù)雜概念的組配單元的基本詞匯；
　　
　　3、保證通過基本詞匯的組配來表達(dá)復(fù)雜概念的語(yǔ)法和句法。
　　
　　簡(jiǎn)：檢索語(yǔ)言的特點(diǎn)：
　　
　　以概念邏輯為基礎(chǔ)，詞匯與概念一一對(duì)應(yīng)，一詞一義，排除多詞一義、一詞多義和詞義不符的情況，并能顯示概念之間的相互關(guān)系，便于操作，可使標(biāo)引和檢索快捷、準(zhǔn)確。
　　
　　名：主題詞表：是主題語(yǔ)言的表現(xiàn)形式，是概括某一領(lǐng)域或某一學(xué)科，由語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的規(guī)范詞匯組成的詞典。
　　
　　名：企業(yè)檔案著錄：在編制檢索條目時(shí)，對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。
　　
　　簡(jiǎn)：著錄、標(biāo)引的區(qū)別：
　　
　　2者都是形成檔案檢索條目必須的步驟：
　　
　　1、著錄和標(biāo)引雖然都從檔案內(nèi)容入手，但分析的內(nèi)容范圍不同。著錄需對(duì)檔案的內(nèi)容與形式特征進(jìn)行全面分析，以選出需揭示的全部特征，并把它們反映出來；標(biāo)引則需準(zhǔn)確、扼要地揭示檔案的內(nèi)容特征，為用戶提供查找的線索，所以只需分析檔案的基本內(nèi)容。
　　
　　2、表達(dá)方式不同。著錄反它所揭示的內(nèi)容特征和形式特征采用直錄的方式，即用自然語(yǔ)言直接表述；標(biāo)引則須語(yǔ)言的轉(zhuǎn)換：用檢索語(yǔ)言來表現(xiàn)檔案的主題內(nèi)容，這是2者最根本的區(qū)別。
　　
　　案卷目錄：以企業(yè)檔案案卷為單位，依據(jù)企業(yè)檔案整理結(jié)果和庫(kù)藏排架順序編制的目錄。
　　
　　選：4種基本的案卷目錄：
　　
　　1、案卷總目錄；
　　
　　2、案卷分類目錄；
　　
　　3、底圖目錄；
　　
　　4、新型載體檔案目錄。
　　
　　第七章企業(yè)檔案編研工作