企業(yè)檔案管理聽課筆記（4）

 第三章企業(yè)文件的形成與歸檔
　　
　　名或簡：企業(yè)文件：在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動中，按一定的程序和要求形成的原始記錄。企業(yè)文件也是一個(gè)綜合性的概念，它是企業(yè)一切科技、生產(chǎn)和管理實(shí)踐活動形成的各種形式的原始記錄，不是某一類企業(yè)文件的專指稱謂。
　　
　　選：企業(yè)文件管理工作包括企業(yè)文件的形成、積累、整理、歸檔等4方面的內(nèi)容。
　　
　　第一節(jié)企業(yè)文件的形成
　　
　　簡：企業(yè)創(chuàng)立時(shí)期文件的形成
　　
　　企業(yè)的創(chuàng)立，就是通過法定的程序，組成一個(gè)具有獨(dú)立主體地位的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并在該實(shí)體內(nèi)部根據(jù)特定的需要，設(shè)置一整套組織管理系統(tǒng)，使其按既定的目標(biāo)運(yùn)行；一般而言，企業(yè)的設(shè)立主要包括籌備和申請登記兩個(gè)階段。
　　
　　在企業(yè)創(chuàng)立時(shí)期主要形成的文件有：
　　
　　1、創(chuàng)辦機(jī)會的選擇及其可行性研究過程中形成的文件。
　　
　　2、企業(yè)章程及有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件。
　　
　　3、企業(yè)基本建設(shè)活動中形成的文件。
　　
　　4、注冊申請報(bào)告、企業(yè)資信證明、營業(yè)執(zhí)照。
　　
　　5、人事材料。
　　
　　6、財(cái)務(wù)和會計(jì)文件，主要是企業(yè)資金籌措過程和結(jié)果的記錄文件，如借貸合同、募股申請文件、股東出資證明書、資產(chǎn)評估報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等。
　　
　　7、企業(yè)成立文件。
　　
　　8、商標(biāo)注冊文件。
　　
　　9、其他一些原始材料。
　　
　　簡：企業(yè)調(diào)整階段形成的文件
　　
　　1.企業(yè)合并、分立時(shí)期形成的文件
　　
　　合并是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的企業(yè)，依照法律規(guī)定、行政命令或合同的約定，經(jīng)過一定的法律程序，變?yōu)橐粋€(gè)企業(yè)法人的行為。
　　
　　一般的合并程序及其產(chǎn)生的文件包括：
　　
　　1）調(diào)查論證
　　
　　2）報(bào)批審查
　　
　　3）清產(chǎn)核資
　　
　　4）通知及公告
　　
　　5）法律公證
　　
　　6）工商變更登記
　　
　　企業(yè)分立是指一個(gè)企業(yè)法人依據(jù)法律規(guī)定或企業(yè)自行決策，經(jīng)過一定的法律程序，分解為兩上或兩個(gè)以上的企業(yè)法人的行為。
　　
　　2、企業(yè)整頓時(shí)期形成的文件
　　
　　整頓是指企業(yè)因經(jīng)營管理不善造成虧損，不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時(shí)，為維持社會經(jīng)濟(jì)秩序，恢復(fù)企業(yè)生計(jì)，調(diào)整企業(yè)債務(wù)，改善企業(yè)經(jīng)營管理的秩序，恢復(fù)正常的企業(yè)行為而采取的具體措施。
　　
　　整頓中形成的文件有：
　　
　　1）申請整頓
　　
　　2）整頓方案
　　
　　3）形成審議書
　　
　　4）法院的裁定材料
　　
　　5）整頓方案的實(shí)施文件
　　
　　6）終止整頓程序的文件
　　
　　簡：企業(yè)破產(chǎn)文件的形成？
　　
　　破產(chǎn)是指企業(yè)債務(wù)人不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時(shí)，為保護(hù)多數(shù)債權(quán)人的利益，處理債務(wù)人而進(jìn)行的一種訴訟程序。
　　
　　破產(chǎn)過程中形成的文件有：
　　
　　1、向債務(wù)人所在地法院提出破產(chǎn)申請
　　
　　2、債權(quán)人向法院申報(bào)債權(quán)期滿后，陸續(xù)召開若干次債權(quán)人會議。會議主要負(fù)責(zé)審查有關(guān)的債權(quán)記錄和證明材料；這一階段形成的主要文件有：債權(quán)記錄和證明材料、和解協(xié)議（未申請整頓的企業(yè)不產(chǎn)生該文件）、破產(chǎn)財(cái)產(chǎn)處理與分配方案、歷次債權(quán)人會議文件等。
　　
　　3、法院宣告破產(chǎn)的發(fā)布公告
　　
　　4、法院指定組成清算組，進(jìn)行破產(chǎn)清算
　　
　　5、企業(yè)破產(chǎn)分配方案及其形成的一系列原始記錄。
　　
　　第二節(jié)企業(yè)文件形成工作的管理
　　
　　簡：企業(yè)文件形成的特點(diǎn)？
　　
　　1、與企業(yè)各項(xiàng)活動同步進(jìn)行。如針對科技文件的形成與企業(yè)科技、生產(chǎn)活動同步進(jìn)行的特點(diǎn)，實(shí)行“4同步”的管理措施。
　　
　　2、來源分散，種類、類型呈多樣化趨勢發(fā)展
　　
　　3、不同種類的企業(yè)文件形成規(guī)律不同
　　
　　4、標(biāo)準(zhǔn)化程度日益提高
　　
　　簡：4同步：
　　
　　企業(yè)下達(dá)科技、生產(chǎn)計(jì)劃與提出科技文件的形成、積累、整理、歸檔要求同步，檢查科技、生產(chǎn)活動計(jì)劃與檢查文件的形成、積累情況同步，鑒定、驗(yàn)收科技、生產(chǎn)成果與鑒定、驗(yàn)收文件是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是否符合歸檔要求同步；上級登記科技成果及成果申報(bào)獲獎(jiǎng)、科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
　　
　　選：企業(yè)檔案部門對企業(yè)文件形成工作進(jìn)行協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的對象主要有3個(gè)：
　　
　　1、企業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況；
　　
　　2、企業(yè)文件形成與積累過程
　　
　　3、企業(yè)科技文件的編號、更改、復(fù)制與發(fā)放。
　　
　　選：同企業(yè)文件形成直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)有4個(gè)：
　　
　　1、制圖標(biāo)準(zhǔn)
　　
　　2、關(guān)于機(jī)械產(chǎn)品文件的若干標(biāo)準(zhǔn)
　　
　　3、公文行文標(biāo)準(zhǔn)
　　
　　4、關(guān)于特殊載體材料的標(biāo)準(zhǔn)
　　
　　選：對編制文件過程中執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行審查和管理，這是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理部門的職責(zé)：
　　
　　選：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督，是企業(yè)企業(yè)檔案部門的職責(zé)。
　　
　　簡：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督
　　
　　1、以企業(yè)各項(xiàng)工作程序和有關(guān)規(guī)章、制度為依據(jù)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。
　　
　　2、根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)和具體任務(wù)，協(xié)助、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。
　　
　　3、根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點(diǎn)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。
　　
　　4、抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的文件，協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。
　　
　　5、實(shí)行“3納入”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度。
　　
　　6、恰當(dāng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)對企業(yè)文件形成和積累的監(jiān)督和指導(dǎo)。
　　
　　“三納入”：把企業(yè)文件的收集和歸檔納入企業(yè)各項(xiàng)管理程序，納入企業(yè)各項(xiàng)活動的工作計(jì)劃，納入有關(guān)部門職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制“
　　
　　第三節(jié)企業(yè)文件立卷
　　
　　企業(yè)文件立卷：將企業(yè)文件系統(tǒng)整理，組成案卷并對案卷內(nèi)文件進(jìn)行排序的過程，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)把零散、無序的文件進(jìn)行有序化組織的工作。
　　
　　簡：企業(yè)文件立卷的要求：
　　
　　案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值與密級相同的企業(yè)文件的最小集合體。組織企業(yè)文件案卷的要求：
　　
　　1、企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用；
　　
　　2、案卷必須符合一定的質(zhì)量要求：
　　
　　1）必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的企業(yè)文件；
　　
　　2）卷內(nèi)文件數(shù)量適度；
　　
　　3）卷內(nèi)文件的保存價(jià)值與密級應(yīng)基本一致；
　　
　　4）案卷外形力求規(guī)范、整齊、美觀、實(shí)用。
　　
　　3、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律，分別利用科學(xué)合理的立卷方法，及時(shí)組強(qiáng)案卷。
　　
　　選：案卷的本質(zhì)特征是有機(jī)聯(lián)系。
　　
　　簡：確定經(jīng)營管理文件的案卷單元的方法？
　　
　　1、按問題確定案卷單元。就是把反映同一問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。
　　
　　2、按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。
　　
　　3、按時(shí)間確定案卷單元。就是將同一時(shí)間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對同一時(shí)間的文件組成案卷。這種方法，適用于時(shí)間性強(qiáng)的文件，如計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料等。
　　
　　4、按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法，多應(yīng)用于一些綜合性文件，如綜合性工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、工作簡報(bào)、會議記錄等。
　　
　　5、按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。
　　
　　確定科技文件案卷單元時(shí)應(yīng)注意3點(diǎn)：
　　
　　1、當(dāng)機(jī)電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時(shí)，相互之間的文件，特別是圖樣，會有重復(fù)的現(xiàn)象。
　　
　　2、當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備（非標(biāo)準(zhǔn)）和工程設(shè)計(jì)采用標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖和借用圖時(shí)，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。
　　
　　3、當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴(kuò)建時(shí)，新形成的文件應(yīng)單獨(dú)立卷，不必將原來相應(yīng)的案卷拆重組，既減少勞動量，也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過程。
　　
　　簡：確定會計(jì)文件案卷單元的方法？
　　
　　1、會計(jì)憑證，一般由經(jīng)辦會計(jì)將當(dāng)月憑證按形成時(shí)間先后分別裝訂成冊，案卷的厚度不超過3cm；
　　
　　2、會計(jì)賬本，基本上是一賬一卷；
　　
　　3、會計(jì)報(bào)表，年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別組卷。
　　
　　選：對于卷內(nèi)文件，不需重新編頁號的是成套圖樣、計(jì)算書
　　
　　選：不屬于卷內(nèi)文件目錄應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容有：密級、保管期限
　　
　　選：備考表的主要內(nèi)容包括：
　　
　　立卷人；
　　
　　檢查人；
　　
　　立卷時(shí)間；
　　
　　案卷情況說明。
　　
　　選：案卷題名是封面的核心內(nèi)容，處于封面的中心突出位置。
　　
　　簡：什么是案卷？
　　
　　案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級相同的企業(yè)文件的最小集合體；按照國家有關(guān)規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件的案卷是企業(yè)各職能部門的本職工作，企業(yè)檔案工作者對這項(xiàng)工作負(fù)有協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。
　　
　　簡：案卷必須符合一定的質(zhì)量要求？
　　
　　答：（1）案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合。
　　
　?。?）案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度。
　　
　　（3）案卷內(nèi)企業(yè)文件的保存價(jià)值和密級應(yīng)基本一致。
　　
　?。?）案卷外形應(yīng)烽求規(guī)范、整齊、美觀、實(shí)用。
　　
　　簡：確定科技文件案卷單元的方法？
　　
　　1、按結(jié)構(gòu)組卷